GTD，Getting Things Done，是一套協助完成任務的方法論，核心點是收集、整理、組織、回顧、執行。那我們要如何使用GTD呢？
你有沒有遇到過這種情況？
要做什麼都是靠大腦來記憶，有空餘的時間準備做事情的時候，有好多件事圍在腦子裡轉：比如今天大概有3件事必須做完、這周要寫一份報告相關數據還沒拉、突然插進來的任務還沒做完、信用卡賬單後天到期別忘了還款、淨水器的濾芯好像用很久該換了、還有一個月XX過生日要給XX要買禮物、XX學習相關知識有個教程還沒看完、待閱讀的文章還沒看等等等。工作、生活、家庭、相關重要時間節點，這些都糾纏在一起。每天睡覺前總是有焦慮感，感覺還有事情沒有做完。
如果你也有這樣的困擾，或者已經知道GTD但還苦於如何運用，這篇文章希望可以給你一些啟發。
我的解決方法
GTD，Getting Things Done，是一套協助完成任務的方法論，核心點是收集、整理、組織、回顧、執行。具體怎麼做我稍後再說。
GTD在我上大學的時候就已經瞭解並開始關注，當時我雖然嘗試了，但那時候事情不多，沒有必要花時間來維護這個系統。
在生活變得複雜之後，我又撿起了GTD，開始認真的重新學習相關知識和尋找工具，我希望達成的目的有兩個：
- 在當下的此時、此地，我只做現在需要做的事，現在無需做或者做不了的都不去考慮；
- 希望度過卓有成效的一天，每天處理完今日要解決的事情，晚上睡覺前毫不悔恨、心懷滿足。
達成效果
使用GTD四五年後，通過GTD方法和工具Omnifocus，我也算初步實現了這三點的目標：
- 有截止日期的重要的事情在需要做的時間再提醒我，不擔心會忘記從而造成問題，例如信用卡未及時還款而造成逾期，影響個人信用記錄；
- 到公司只考慮在公司能完成的事情，到家只考慮在家能完成的事情，不需要把暫時無法完成的事情放在心裡，加深自己的焦慮；
- 對於未來要實現的，已經拆解到了每天的任務中，每天做完就可以一步步走到目標。
心中不記事，未來不操心，一切只要把握現在，完成現在的事情，這就是GTD對於我的意義。
GTD是什麼
GTD就是Getting Things Done，把事情完成。核心是收集、整理、組織、回顧、執行，這些介紹的文章網上隨便搜搜都是一大把，在這我就按我自己的理解簡單說下。
GTD是什麼？
收集就是把在心裡許多各種操心、要解決的事情全部寫下來，讓心裡徹底清空。包括你必須做的（如工作要交的報告、具體的工作）、想去做的（如徒步、蹦極）、想去學的（如深度學習、跳舞）、想去實現的目標（如減肥、財務自由）等等。
整理是審視這些事情的重要緊急程度和複雜程度，做出立刻做、委託別人做、延期之後做、分拆到某天做、捨棄不做的決定。
組織是把委託、延期、分拆後的事項進一步處理，做好分類，設定好開始、截止時間，這樣可以在特定的地點和時間告訴你該做什麼。
在Omnifocus中，主要是通過項目標籤分類、設置開始、截止時間：
- 我把Omnifocus中的項目用作事項分類，標籤用作情境分類，然後通過Omnifocus特有的透視功能，通過條件篩選形成我自定的視圖office-today、work track等；這樣到公司，點擊office-today就會篩選出來今天在公司我需要做的事。點擊work track，就可以看到今天我委託其他人做的事情。
- 推遲至就是把不需要立刻做的事情推遲到需要開始做的日期才展示；
- 截止是必須要在這個日期完成，當快到期的時候會有顯著的提醒。
GTD-組織
回顧是我在大學放棄的原因，就是每天、每週要固定花時間去校準任務信息。現在花這點時間，卻可以幫我解決很多問題，那無疑這個時間的性價比就很高了，所以我也樂意去做這件事。
要校準哪些信息呢？主要是看看沒完成的這些任務還要不要做，要不要延遲，要不要繼續拆解。讓這些任務的信息保持有效，才能保證後續這些任務可以被安排並執行。
執行，最重要的一點！在這步前面那些只是前期的準備，很多GTD失敗的情況就是隻熱衷於前面的那幾步，而忽略這個最重要的一步，GTD如果沒有這步，前面的沒有一點意義，只是在浪費時間而已。
我的GTD工作流
我拿我的工作流程說明下我在工作中是如何使用GTD的，有興趣的可以借鑑一下。
每週的開始
我的每週開始是從前一個週日晚上開始，在這個晚上我會做3件事：
每週的開始
（1）回顧本週工作有哪些沒來得及完成，考慮如何安排
沒完成的一般都是不緊急的事情，或者是推進進展不佳的任務。對於這些任務，要麼提高優先級下週早點完成；要麼就是任務太大沒法做完，要拆解的再細緻些；要麼就是其實沒有那麼重要，要果斷捨棄。
（2）把下週需要完成的事、可以做的事安排到具體日期裡
先在日曆中，查看下週的日程安排，在日曆中找到屬於自己可支配的時間。因為在工作中，我會有溝通、會議、面試等已經被確認的工作，也要去掉吃飯、鍛鍊、通勤、休息的時間，剩下的才是真正屬於我自己的時間。我要在這些時間裡，去分配要做的工作。
每週開始-日曆
我會使用Omnifocus中的預測功能，查看下一週每天截止的工作和被安排到那天的工作，使用番茄個數（1個番茄25分鐘）來評估工作時間，一般安排3～5個番茄，最多不要超過8個。
每週開始-下週工作
原來我學別人的一些經驗，日曆和GTD工具是有明顯的界限的，日曆只放有明確開始結束時間的事項，比如會議，方便安排會議的時候不要打架。在沒有被安排的時間裡面，我會打開GTD工具，根據裡面任務的優先級，在這一天裡面見縫插針的完成任務。
但是這樣會有兩個問題：
- 一個是排定的工作列表無法全部完成，因為總會有各種各樣的事情打擾，每天看著被安排卻無法完成的任務就會很焦慮。
- 二是見縫插針的工作方式，不適合需要需要分析思考撰寫的工作，每次被打斷後有可能思路就不連續，或者再次進入狀態要比較長的時間。
所以我後面改為，把任務分配到每天后，我會在日曆中給到這個任務分配相應的時間。這樣我就能保證在這個時間點，我要完成的工作。
考慮到產品工作溝通的特殊性，我在日曆上安排時間時，一般會安排一個小時的時間給一個番茄，這樣如果中途有事，可以及時處理，同時可以保證番茄的可完成。如果沒有打擾，那就在一個番茄後，繼續進入下一個番茄，如果可以儘早完成當日工作，就有時間去做其他的事情。
在安排下一整週的工作內容時，因為時間過長，所以並不是太細緻。但是對於下週一的工作內容是可以具體安排，這也是下面所說的當天晚上安排次日的工作。
工作日流程
過了週日，就到了全新的一週，在這一週的每個工作日裡，我一般是通過下面幾個手段來保證任務的完成。
工作日流程
（1）按照番茄工作法，消化解決安排到今天要做的事
在早上到達辦公室後，我會按照日曆中的安排開始當天的工作，在規定的時間內儘可能完成既定的工作內容。
我採用的是番茄工作法，一個任務給到25分鐘聚焦去解決一個問題，達到規定的產出，之後休息5分鐘，繼續下一個25分鐘番茄任務。如果在番茄任務計時中，被打斷去開會、去做其他的事情，那這個番茄任務就捨棄掉，不能繼續計時，也不能算完成一個番茄。等到你任務重新開始的時候，開始一個新的番茄任務。
番茄工作法會遇到的一些問題：
- 給任務所設的番茄數過少？這種情況下，繼續加番茄完成任務，完成後記錄一下實際真實番茄數，後續評估的時候就有經驗了。比如GTD分享的準備，我開始設定了2個番茄，但實際花了差不多5個番茄。後續我再做分享，我就知道要給到多少的工作量。
- 什麼樣的打斷要捨棄一個番茄，重新開始計時？這個打斷不是眼睛瞄瞄其他網頁就算的，應該是打斷了思路的程度，思路停止了1分鐘以上的可以算是打斷，應該要重新開始番茄。
要能夠在當天完成既定的工作內容，就要求我們對排進來的工作任務有2個要求：
- 一是安排的工作內容，要有必須完成的和可以延後的進行搭配，這樣遇到突發情況的時候，優先保證必須完成的事項。
- 二是因為時間有限，所以安排進來的工作是最重要的事情，這要求你對事情的輕重緩急有清醒的認識，我們每個季度設置的OKR就是在宏觀層面幫助團隊成員界定任務的輕重緩急。
番茄工作法是為了聚焦精力進入工作，適應一段時間養成習慣後，不開番茄也可以，工具不是必須，完成任務才是最終目的。
（2）接到新任務要先分類再處理
在工作中，每天會有不在安排中的新任務會需要處理，對於這種打擾要承認，這是不可避免的一件事，所以要去思考如何在儘量不打擾今日工作安排的情況下，來接受新任務。
GTD的方法就是先分類再處理：接到不在安排中的新任務時，5分鐘內能處理完的直接處理掉；如果是今天要開始或解決的，重新排定今日日曆，給這個任務分配時間；如果是可以延後的，僅放GTD收件箱中，等到晚上再安排。
（3）每晚回顧、安排明日工作
每個工作日晚上，我會做3件事來結束今日的工作。
第一就是回顧今日的日程表，沒有完成的繼續延期、拆解、捨棄。
第二是清理收件箱。經過一天，收件箱中會有新增任務，我們要及時對任務收件箱的任務進行拆分排期，如果這個任務需要幾天才能做完，或者有需要別人的配合，那這個任務就是一個項目，對於項目要分拆具體可執行的。
任務拆解我再舉一個例子-如何學習某個具體技能，這個例子不是我自己總結的，我是看到別人的經驗之後拿過來用的。鏈接為：https://kenengba.com/post/3569.html
這裡有一點要大家注意，不要沉迷於拆解中，不要拆解的過於細，只要到可以執行做的步驟就可以了。
第三是對安排的工作內容進行校準、排期。
這個跟週日的差不多，但是在具體的工作日的時候，可能會增加新任務、新會議，擠掉原本屬於自己的時間，對於優先級高的任務和會議，還是優先給到時間排期。
及時更新自己的日曆，被安排新任務時，打開日曆表，就可以知道新任務我大概可以完成的時間是什麼時候，避免因為亂承諾，在時間節點無法給到交付物的情況。另外當有重要的事情插進來，影響了原先承諾的交付物產出時間時，要第一時間跟交付人溝通情況。
工作日流程-日曆校準
對於我來說，比較重要的是下面兩點：
- 確認的會議要儘早安排並通知，越提前越好，比如項目流程中各種會；
- 承諾的交付時間是我感知別人工作進度很重要的一點，承諾的時間要再精準一些，有變動的時候一定要及時溝通。
結尾
以上就是我使用GTD來安排工作的大體流程，在生活方面會更加複雜一些，但是本質思想還是一樣的。
GTD工具口碑比較好的是Omnifoucus和Things，國內也有滴答清單可以使用。不想折騰的就直接選Omnifoucus。
對GTD感興趣的同學，有問題或者建議，歡迎相互交流學習。
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