人生一局棋o
請思考30秒,牛人在和你溝通時,是不是經常符合以下特徵:
會從你的角度思考,比如你想聽什麼,你喜歡聽什麼。
內容環環相扣,讓你不知不覺就往他們設好的套裡鑽。
結構性強,經常是第一、第二、第三,讓你順著他們的思路走。
內容有點圖形化感覺,在描述一件事時,往往採用總分總結構,讓你第一時間get到點上,然後分多條主線、多個層級進行說明,最後再次總結。
個人觀點:內容要有邏輯性,可採用總分總的層次結構+多條主線的樹形結構,並用一條邏輯主線串聯,這不僅僅是表達的邏輯、也是思考的邏輯、做事情的邏輯。
大道理你我都懂,具體要如何訓練邏輯性呢?我們以一個如何進行工作總結匯報來探討。
先看彙報的邏輯結構,我們認為彙報包括3個層級,(1)彙報是有公式方法可循的(2)總結匯報,需要彙報哪些方面的內容 (3)不同的內容,適合用不同的彙報方式。
一、彙報的公式方法
先看思維導圖,首先,老闆是怎麼看我們的?老闆不僅僅看我們的成績,更看我們如何彙報,不懂彙報,可能我們的成績老闆壓根就看不到,甚至還被別人搶了功勞。
Level 1,大部分人的彙報方式,主要是介紹取得的成績或存在的問題,因此老闆往往只能瞭解你80%的工作內容。
Level 2,展示成果、指出存在的問題風險,老闆可能100%瞭解你對公司的貢獻。
Level 3,更高級的彙報方式,將存在的問題變成可提升空間,同時提出未來的改進方向,提出未來自己將會為公司帶來多少客戶或利潤,這樣的彙報,很容易讓老闆放大了你的功勞和苦勞。
所以,同樣的結果,不同彙報方式,結果大不同,這就是彙報的核心邏輯。
二、總結匯報,需要彙報哪些方面的內容
總結匯報,我們可以從一個項目的“實施計劃、目前進度、存在問題、取得成就”四個方面進行彙報。
(1)彙報實施計劃
項目計劃是一個項目成功的關鍵,項目計劃包括項目目標、里程碑、詳細實施計劃三部分,一個項目的大目標,一定是由一系列小目標構成的,所以,小目標一定要具體而且有完成標準,否則就會存在“什麼情況下才算完成了小目標?”,進而導致大目標也是一筆糊塗賬。
比如,“我們會在儘量短的時間內選出幾家優質供應商”,這個目標就不是一個合格的小目標,(1)“我們”是誰,不明確就是沒有人做,(2)“儘量短”多久算短,(3)“幾家”,3家還是5家?(4)“優質”,A領導自己的公司算不算優質?。
換成下面的情況就會好很多,“我們希望XXX部門的李XX,在正式啟動的5個工作日內, 為我們公司提供滿足以下3個條件的供應商,條件1、條件2、條件3”。
(2)彙報項目進度
彙報項目進度的目的,就是要你要“像走在一個黑漆漆的路上,每走個一段路就點燃一支蠟燭, 領導在遠處可以看到你的一切”。
既要彙報目前整體進度處在哪個位置,又要彙報與預計的時間計劃比,是一致還是延期了?最後還要彙報下一階段預計完成時間與計劃的時間能否一致?,這可能是大部分領導最關心的,有些領導不會關心你的死活,但會關心後續的工作能否按計劃完成。
(3)彙報項目問題
這裡有一個誤區,項目存在問題時,很多人怕領導知道,一是可能害怕領導的責罰,二是擔心在領導那裡被看成是“不夠好”,其實,有問題不彙報問題更大,彙報了,你和領導都知道問題,領導可能會投更多的資源進來支持,甚至動用更高層的關係來支持,總之,彙報了,你和領導就是一條船上的螞蚱,大家會齊心協力來解決問題。
(4)彙報項目成果
有成績彙報,皆大歡喜。這裡重點提一句,成績一般時,可以彙報點別的,比如部門員工得到了鍛鍊、熟悉了大項目的實施運作流程、團隊合作精神進一步提高,再舉個實例,比如“張某某為了ABC項目,連續3個月沒有回家,家裡人都向項目組訴苦了,可張某某為了確保項目順利進行,做通了家人的思想工作,連續多少個晝夜奮戰在項目上”,說這些話的時候,你可以鞠個躬,聲情並茂的說“感謝張某某的付出”,這樣,雖然成績一般,但領導看到是團隊的辛苦、看到的是團隊的努力,最終往往會得到領導的認可。
三、不同的內容,適合用不同的彙報方式
一千個讀者就有一千個哈姆雷特,所以,彙報需要根據不同的場景,比如不同的時間、不同的領導風格,採用不同的彙報方式,包括書面彙報、郵件彙報、會議彙報、口頭彙報、
微信匯報,比如在我們公司,就非常流行郵件彙報,幾乎所有事情都是通過郵件和電話會議的方式來解決。
重點說兩個,書面彙報和口頭彙報:
(1)書面彙報
無論是Word還是PPT彙報,書面彙報要要注意以下兩點:
(一)結構分明
一份彙報,不要超過3種顏色
不要用陰影、斜體、下劃線
(二)內容邏輯
信息全面,內容要客觀
多用數字、多用對比、多用圖表
(三)開口讀兩遍
-
不要默讀,自己寫的東西,容易一目十行
減少錯別字、不通順、病句
(2)口頭彙報
口頭彙報的關鍵是內容精煉,可參考麥肯錫的金字塔原則,比如結論先行、MECE(主題內容之間相互獨立,論據完全窮盡了主題的各種可能性),彙報前可練習30秒電梯法則,儘量確保你的核心觀點能夠在30秒內講完,因為口頭彙報很容易發生在食堂排隊、電梯、衛生間等這些地方,這些地方領導根本沒時間聽你的長篇大論。
通過上面的例子,你是否已經get到了“邏輯地表達自己的想法”的重點,無外乎就是(1)內容的結構化,即將內容按樹形結構,層層分解,樹的主幹是結論,樹枝是論點,小樹枝和樹葉,則是各種論據(2)內容有一條邏輯主線,如樹根-樹幹-大樹枝-小樹枝-樹葉,通過這條邏輯主線,內容才能環環相扣,才能避免東拉西扯、語無倫次(3)內容組織的總分總結構,結論先行,然後拋出理由,第一、第二、第三,最後進行總結回顧。
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最近我一直在反覆研究結構性思維,主要是想將這種有邏輯的思考方式融入自己的內心,成為根植於自己系統中的一部分。
今天所要分享的有邏輯地表達,實際上採用地也是金字塔圖模式,也是結構性思維,我想通過不斷地思考和輸出,來有效地使自己的思想得到鍛鍊。
在平時的工作生活中,你是否想過“我剛才說的話是否缺乏邏輯性?”那麼在什麼場合適用邏輯思維併發揮作用呢?應該在這些場合中使用:報告、指示、建議、說明、會議中的發言等。
想要在這些場合發言說話有邏輯性,就要做到結論先行。無論表達什麼想法,都是為了讓對方知道“結論是什麼”。
日常工作生活中要記住三個技巧。
第一個:“金字塔圖(金字塔構造)
→組織語言,表達自己時使用,這是最重要的。
第二個:“並列型(歸納法)”和“串聯型(演繹法)”
→理清頭緒和關係的兩種連接方法。
第三個:“互斥、完全窮盡(MECE分析法)”
→無遺漏、無重複的意思。
有邏輯地表達有三個要點:有結論,有理由,將結論和理由聯繫起來。
在闡述結論的時候需要說幾個理由呢?寫3個支撐結論的理由,構成“金字塔”的形狀。
怎樣表達更容易理解?按照“論點→結論→理由→行動”順序的表述方法適用於所有的工作交流中。像這樣在金字塔圖結論前面放論點,後面放行動的話,表達出的內容任何人都很容易理解。
同時,為了更加熟練地運用邏輯表達,還要養成各種“邏輯性思維法的口頭禪”。比如:
向領導報告時,“結論是XXX,理由有3個。”
會議陷入僵局時,“最初的原因到底是什麼?”
做資料時,“有沒有遺漏呢?”
人生一局棋o
回答這個問題的人不是很多,看來大家對自己的邏輯都不來自信。那麼,究竟如何有邏輯的表達自己的想法呢?
01什麼是邏輯?
類似遵循這樣規則的表達就是有邏輯。那麼為什麼要有邏輯的去表達呢?這是接下來為你分享的內容。
02 為什麼表達要有邏輯?
通俗的來說,表達有說邏輯能讓自己說的清楚,對方也聽得明白,讓信息的傳遞更加高效。
03如何讓你的表達更有邏輯呢?
所謂黃金思維圈,他分成三個層面:what是什麼,why,為什麼?how怎麼辦?
讀寫自習室
平時多做訓練肯定沒錯,除了閱讀,還要重視從各種角度留心細節。除了輸入,還有更注重輸出,寫作和演講都是很好的訓練。
思維導圖、塗鴉、金字塔模型、魚骨圖等等視覺工具可以輔助思考。
不過在訓練表達之前我們可能還要多考慮一下溝通的目的,有時候講故事比講道理更容易讓對方接受。
比如喬布斯在蘋果發佈會上做的演講,先描述其他產品的缺點,再把自家產品塑造成“救世主”來解決問題,這樣消費者就很容易買賬。適當的地和他人共情,會讓對方覺得“你說得對”。
加肥貓ee
講話的時候,思維切忌過度發散,集中在你想表達的事情上。