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早上六點起床洗漱，七點出門，打車到公司附近，匆匆吃過早飯，在規定簽到時間到公司簽到打卡，然後在辦公桌前坐下，就開始了我們忙碌的一天。打開電腦，郵箱中一大堆郵件等著你處理，你看著辦公桌上散落的各種文件，不知道從那個文件下手，同事的問好和八卦時常讓你不斷分神，電話、信息、領導指令不斷向你湧來，你終於用盡十八般武藝把各項任務應承下來，感覺剛剛有了頭緒，就到中午了。下午又在同樣的忙碌中過去，一天時間就這樣過去了，然而你還是有很多任務待處理，反正也是做不完，明天再做吧。
或許你也嘗試過做工作計劃和時間管理，可計劃沒有變劃快，計劃上的任務還沒有做完，新的任務、緊急情況就打亂了所有的計劃；或堅持了一段時間管理收效甚微、沒有效果，就放棄了。或者你的工作任務比較少，不用寫下來，在腦袋裡就可以安排好，不用著再浪費時間去做什麼工作計劃或時間管理。
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時間管理不是對時間進行機械地分配，工作計劃也不是讓你按部就班地執行，固定時間和機械執行任務如同工廠流水線的工作，長時間會讓人枯燥乏味、精神萎靡。時間不是省出來的，也不是擠出來的，同一時間只能高質量的做一件事，唯一的辦法就是提升時間利用效率。我們的精力即意志力也是不可創造的和永恆持續的，一個人的最佳精力每天大約只有2個小時左右，如何利用好最佳的精力是提升工作效率的關鍵所在。
因此，時間管理的實質是讓你根據自己的任務量和精力進行統籌安排，提升時間利用效率，限制拖沓的壞習慣，使任務總能在你自己的掌控之中，可以遊刃有餘的應對突發事件，及時對工作計劃進行調整和修改，從容不迫完成各項工作，還能幫助你不遺漏任何一項瑣碎的事務。
時間管理表面上看是對自己的時間進行管理，而實質上是對任務量和精力進行管理 ，把自己的最佳精力用於最重要的工作任務，避免把時間花在一些無關緊要的事件上，同時又要勞逸結合不斷補充恢復精力，不斷提升時間使用效率和提高工作效率。
打開正確的時間管理方式
首先要知道自己的時間去哪了。我們要記錄一段時期內自己時間的使用狀況，同時也要記錄當時的精神狀態，這樣可以知道自己的時間在什麼地方用的多，什麼地方用的少，什麼時段自己的精神狀態好，什麼時段自己的狀態不好，最後進行總結分析，你在重要的工作任務上花費的時間量是多了還是少了，有那些不必要的情況用的時間過多，是否存在浪費時間的行為。這樣一來，就知道自己的時間為什麼不知不覺沒有了，進一步提升時間效率的時候就有的放矢了。
根據自身實際進行時間統籌安排。你要根據自己的工作崗位的實際情況來分配時間和任務，現在有很多的時間管理APP，有一項基礎功能就是記錄時間使用情況，通過統計可以看出你在一天內，什麼時間段處理主要任務多，什麼時間段處理瑣碎事務多，什麼時間段可以充分整塊利用，什麼時間段可以靈活運用等。然後形成自己的工作習慣，比如在不同時間段處理不同類型的事務，在干擾最少的時間處理需要集中精力的工作等。把工作任務量和精力統籌結合，把最好的時間段、最佳的精神來完成最重要的任務。
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利用好時間管理工具。GTD是一個很實用的時間管理工具，GTD英文全拼就是get thing done ,中文的意思就是把事情做完，GTD時間管理的5個核心原則就是：收集、整理、組織、回顧、執行。
收集：就是把我們要做的任務、想法、項目記錄下來。可以用四個步驟列出目標清晰的工作清單：列清單前，要注意所列的任務是可以實現的目標；對長期、較大的目標進行分解，把大目標分解為小目標，可以用倒推法，在限制的時間內，把需要完成的總任務量平均分解到每月、每週、每天；圍繞完成的目標的目的製做工作計劃，要有開始時間、完成時間，注意任務中的時間節點；最後確定每天需要完成的工作量，不能太多或太少，太多會影響身體或情緒，反而會降級效率，太少會造成時間浪費。
整理：就是把收集的任務整理分類，利用四象限分析法，優先排序，一次只做一件事，永遠不要把事務放回收集箱。運用四象法則進工作任務進行統籌安排：把每件工作任務、突發任務等事項，把緊急、重要兩項維度，分成重要又緊急的、重要但不緊急的、緊急但不重要的、不緊急也不重要的四種類型。在處理時序上，要堅持先考慮輕重，再考慮緊急。如果實在是分不出，最簡單的就是老闆交待的事，就是當前最重要的事。
組織：就是建立清單，一般可分為：等待處理的清單（記錄那些可以委派他人去做的工作）、將來處理清單（記錄那些延遲處理且沒有具體完成日期的未來計劃等）、下一步行動清單（下一步要做的工作）、日程表（每天哪個時間段要具體完成的工作）。
好記性不如爛筆頭，清單一定要寫下來，每天早上花10分鐘進行歸納整理，不要以為自己可以用腦袋記住所有的任務事件，一些突發的、瑣碎的小事會打亂、干擾你的執行效率，記錄下來避免你忘記一些事件，在一天結束的時候也有利於盤復、總結。
回顧：就是檢查任務完成情況，可以每天、每週、每月、每半年等定期進行回顧，總結自己的工作進度完成情況，自己能力進步情況等。
執行：就是按照計劃，要保持專注力，利用四象限分析法安排好工作，每次只做一件事情。在執行中，要堅持先考慮輕重，再考慮緊急。重要緊急的事件馬上做，這類事件多為突出性事件，如客戶投訴、機器故障等，要及時、迅速處理，儘量在最快的時間內完成，不要被牽著鼻子走；重要而不緊急的事要集中精力和時間做，這類事情一般是主要任務，但在任務中是中長期的，要分配好時間和精力，用心完成（帕累託的20/80法則，最重要的情況的佔用80%的時間，其它用20%處理就可行）；緊急但不重要的事儘量拒絕做，這是指不是自己分內的事或一些領導分配的臨時性任務，要把此類工作轉移線合適的部門或人選，或安排給其它人做，自己不要把過多的精力和時間投入到這類事件中；
不重要也不緊急的事儘量不去做，這類事件一般沒有時間限制，可以延後或放棄。
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再好的計劃不執行也是白紙一張。我們花了很大的精力，對自己的工作目標進行了規劃，但在執行的時候，總有一些小問題會成我們的絆腳石。
面對任務，如何入手？要從最艱難的環節入手。
有時候我們會被任務中的一些困難阻礙，總想最後再解決或寄希望於他人，往往到最後，不是草草應付，就是被打回重做，浪費了更多的時間。我們要學會“前緊後松”，避免“最後衝刺”，從最艱難的部分開始，可以最早認清困難的程度，第一時間讓上級或他人提供幫助，避免小問題堆積成大問題，在解決問題的過程中，提升了自己的能力和信心。當最棘手的問題解決後，再用餘下的時間解決其它任務，都會覺得輕而易舉。
在執行任務時，進入不了狀態，深入不進去怎麼辦？從最容易做的事做起。
這就是微習慣的妙處所在，比如讓你每天做100個俯臥撐，大多數人都會被這個數字嚇倒。如果把這個數量變成1個，反而提升效果，做一個俯臥撐對每個人來說都會輕而方易舉辦到，做了第一個後，反而已經做了一個了，多做幾個也無妨。每天堅持，慢慢的就養成了好習慣。在工作中利用微習慣也是很好的方法，從最容易的部分開始，大腦就會慢慢接受這個任務，做了一會感覺沒有想想中的那麼困難，就會持續地做下去了，慢慢得就會進入狀態中去了。
為什麼感覺工作效率還是不高？檢查你的時間使用記錄。
通過檢視自己的時間使用情況，發現浪費時間的問題，就想辦法來提升自己的時間利用率。看看是否存在重複性的工作，比如每天都在找文件，那就把文件進行整理、分類、歸檔，再找文件時，不會學浪費時間；如總是被即時通訊打斷，那就把干擾的因素屏蔽掉，只保留電話通訊即可，如果真有急事，都會通過電話找到你的；自己在不重要的情況上浪費過多的時間，可以把這些同類的事情進行轉移處理或拒絕掉；避免過多切換工作任務，同一時間只做一件事，一旦切換任務時，再切換回到原先的任務，一般會浪費15%左右的時間和精力；要利用零碎時間，積少成多，零碎時間可以處理郵件、彙報工作進展、溝通任務等瑣碎事物，提醒下，不要用零碎時間學習新知識，效果不佳，可以預習或回顧知識點。
如何使自己保持良好的精力？
一個人一天的精力是有限的，把最佳的精力和時間用於處理最重要的事情，如果長時間處理一件事情，也會疲勞，這時要切換到輕工作任務中，如處理下郵件、看書、散步等，讓自己腦袋放鬆下。要不吃過多的甜食，甜食短時間內要以讓人有興奮感，過後會更容易睏倦。堅持早起早睡，不要認為白天睡覺會把夜晚的休息時間補回來，違反生理規律，長期對身體還是有害無益的。中午的時候可以午睡30分鐘，對恢復精力有很大幫助。
做事一絲不苟、凡事必究好嗎？完成比完美更重要。
做事不是做產品，任務重在完成，而不是完美。在工作任務中，在關鍵點上確保不出問題，其它細節上不要過於追求完美。比如做一個項目文案，重要的是先把文案作出來，給領導或上級一個回應，再進行補充、修改，不要一開始就對文案的細枝末節上花了很多時間，快到時限了才交任務，留給修改的時間就沒有了。給重要任務預留一定的時間，也可以避免影響到後續的工作計劃執行。
要學會尋求支持、懂得授權。事事都親力親為，很敬業、專注，但工作不是一個人就可以做完的，要不然要團隊幹什麼。尋求支持可以讓自己少走彎路，節約時間，開闊思路。要從執行者向管理者思維轉變，把部分任務授權給他人，自己把控關鍵環節，激發團隊最高效率，才能讓自己有更多的時間提升自己的能力，記住一句話，千萬不要讓自己忙得沒有時間學習。
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