這是個人在公文素材積累過程中用到的歸類方法。所謂“四庫全書”，即公文範例庫（含字詞句段篇範例，以篇為主）、業務資料庫（也叫五情資料庫，上情、下情、內情、外情、專項情況），領導意圖庫，公文技巧庫。
關於素材積累之於公文寫作的重要性，這裡不作研討。但凡有一定公文寫作經歷的，都會重視素材積累。那麼，如何規範有序開展素材積累呢？我的方法就是“四庫全書”，“四庫全書”裡頭還有一個技巧就是“五情資料庫”。
“四庫全書”，指清朝乾隆時編修的大型叢書，分經、史、子、集四部，故名“四庫”。取“四庫”之廣博含義，我們進行素材積累也應廣泛收集，力求全面覆蓋。該公文素材積累“四庫全書”，應該說覆蓋比較廣泛，充分考慮到公文寫作時可能會用到的方方面面素材。
一是公文範例庫
這裡的範例，不僅僅是篇章的範例，還應包括常用的精彩的詞語、短語、句子、段落的範例。裡面建議這樣分：
1.講話類公文範例，以各種會議領導講話稿為主，含研討發言稿、工作總結、工作彙報、致辭序言等；
2.研究類（經驗類）公文範例，包括調研報告、經驗交流文章、理論文章、評論文章、信息文章等；
3.碎片類公文範例，包括常用詞彙術語、短語、金句、名言格句典故、故事事例案例等。前兩類是從公文整篇整體的角度來說，後一類則從公文構成要素的角度來說的，確保有一定的區別度。
至於每一類公文範例庫的裡面，要結合公文實際運用情況作進一步細分。比如：
講話類公文範例，可按自身業務的範疇或內容來分類；
研究類（經驗類）公文範例，既可按照業務工作的範疇或內容來分，也可直接分為調研報告、經驗交流文章、理論文章、評論文章、信息文章等類別；
碎片類公文範例，可分為精彩的公文結構框架和標題觀點、精彩的語言表達（含常用的精彩的詞彙術語、短語、金句、名言格句典故等）、精彩的材料組織（含故事事例案例）。因為結構框架是由標題觀點構成的整體，所以兩者可歸為一類。
二是業務資料庫
即上情、下情、內情、外情、專項情況“五情資料庫”。上情就是上一層級直至中央乃至世情國情黨情的有關資料；下情就是下一層級直至最基層的有關資料；內情就是小至本科室本單位大至本地本層級本部門本系統的有關資料；外情就是外地外單位的有關資料。這“四情”的有關資料，以制定的政策文件為主，包含有關的精神要求、工作部署要求、重要會議新聞稿、相關數據情況、經驗做法情況、進展進度情況等。因為講話發言稿、經驗交流文章已歸入第一個庫公文範例庫，因此，這裡不納入，所以以政策文件、數據情況為主。
需要特別介紹的是“專項情況”，專用於對業務工作相關內容的深度收集和精細梳理。包括對業務工作某一方面內容的收集梳理，如關於某工作問題不足的收集梳理，關於某工作形勢分析的收集梳理等；還有對業務工作某一具體內容的收集梳理，如關於政治建設的收集梳理、關於理想信念的收集梳理、關於思想建設的收集梳理等，關於加強學習的收集梳理、關於嚴守紀律的收集梳理等。
三是領導意圖庫
所有公文，從本質上講，都是領導意圖的補充和完善而已。即便是文件，也是如此，貫徹領導的思想、思路和執政方向。公文以領導通過為原則，只有深入剖析和準確把握領導意圖，才能實現公文順利通過。所以，儲備一個領導意圖庫，很有必要。領導意圖一般是指領導一貫的思想思路、思維習慣、工作方法，以及經常思考的內容、分析問題的角度、語言表達的方式等。所以，領導意圖庫主要是用來收集梳理領導平常的即時發言講話整理稿、錄音稿，領導有感而發的批示指示，常講的觀點，或批評或表揚的態度傾向，常講的路徑措施，常關注的重點工作重要事項，常用的語言表達方式，常用的典故、故事、事例、案例等，一貫的思想方法和工作方法等。這些內容，可按業務工作範疇或內容來分類，也可直接按上述內容來歸類。通過儲備領導意圖庫，可以準確、全面地把握領導思想思路之長、高屋建瓴之長、謀劃決策之長、謀篇佈局之長、大局考慮之長、政治站位之長，不僅可以提高文稿的通過率，也是一個向領導學習的過程。不過，需要提醒注意的是，由秘書起草的、領導雖口頭通過但實際講話中未表達出來的，不應納入領導意圖庫，以免混淆視聽。
四是公文技巧庫
或者說公文起草規律庫，即單純的公文寫作技巧規律的收集梳理。具體可分為以下幾類：
1.從公文文種的角度來分，如分為調研報告寫作技巧、彙報材料寫作技巧、工作總結寫作技巧、幹部考察材料寫作技巧等；
2.從公文整篇整體的角度來分，如公文寫作體會、公文寫作程序、公文寫作理念、公文寫作原則、公文寫作思維方式等方面的技巧；
3.從公文構成要素的角度來分，如領導講話稿開頭語、結尾語寫作技巧，標題擬製技巧、辯證性語言寫作技巧等；
4.從公文寫作格式規定、注意事項和易錯點的角度來分，如黨政機關公文處理工作條例等公文寫作有關規定，公文寫作中正確運用標點符號的有關要求，正確使用簡稱的有關要求，正確使用名稱、時間、數字的有關要求，公文常見錯誤更正等。這樣來歸類，應覆蓋了公文技巧規律的方方面面。
據此“四庫全書”來收集整理公文寫作素材，就能做好素材積累這一公文寫作的“前半篇”文章，就能打牢公文寫作的基礎，就能確保出現急稿重稿時能得心應手、應付自如。不過，建立公文素材積累“四庫全書”，重點不在建，而在於即時梳理和經常運用。要對公文素材積累“四庫全書”，即時更新充實，經常整理梳理，靈活加以運用，如此才能發揮“四庫全書”最大效果。
該心得剖析完畢，下面請大家談感受、作批評、提問題。歡迎大家暢所欲言…………
作者：清水拂心（老秘網公文課堂主講老師）
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