檔案的產生可以說是源遠流長，遠古時期，人類為了記錄下每日的生產活動成果，就有了早期的檔案概念，而從檔案產生的時候，人們就開始了對檔案的管理工作。檔案工作就是為科學地管理檔案而存在，使記錄下的檔案能夠物盡其用，實現檔案中蘊藏的的價值。發展到明朝，中國古代檔案事業進入了一個重要時期，從統治者到地方官員高度重視檔案工作，收集收錄檔案圖籍。明朝檔案數量和種類一下產生了質與量的雙重飛躍，不僅制定了更全面的文書檔案管理制度，還花費大量資源修建了許多檔案庫房，並將其納入到國家行政管理制度之中，間接或直接地提高了行政效率，而明帝國特點鮮明的檔案管理制度也由此誕生。
一、為了保存得之不易的檔案文書，中央和地方斥巨資修了許多庫房
明朝統治階級高度重視檔案工作，傾注人力財力修建大量檔案庫房，檔案機構得到發展。在中央修建了大本堂、文淵閣、皇史成、後湖黃冊庫等獨具特色的中央檔案機構，地方則普遍設置架閣庫，還有相應的檔案官吏專門負責管理檔案。這套檔案工作體系在我們今天看來也是十分成熟的。
文淵閣是明代才開始建造的官方建築。明定都南京後不久，在天門東建文淵閣作為宮廷藏書樓，用來作為收藏圖籍檔案的場所，皇帝也會來這裡向群臣講讀。朱元璋一開始設置秘書監管理文淵閣書籍檔案，後來罷秘書監，改設“翰林典籍”兩名，掌管文淵閣圖書檔案統籌工作。這項制度一直延續到明王朝滅亡未曾改變。
後來明成祖朱棣遷都北京，根據南京宮殿規格修建了北京宮殿，隨後，北京文淵閣也仿造南京舊制建成，將原來存放在南京文淵閣的檔案圖籍也一併運往北京。文淵閣作為明王朝收藏圖籍檔案的主要庫房，朝廷對於文淵閣的保管工作極度重視。首先文淵閣建在深宮內苑，嚴禁百官隨便進入，平民百姓更是連看都看不見，其次，機密文件都是存放在匣子裡，有鎖釦保護。此外文淵閣的建築非常獨特，整個建築的密閉性好，使用外包磚石不露木材的建築材料，不僅使得建築更加堅固，而且有很強的防火作用。
同時，明代統治者也很注重政府收錄檔案的實用性，與中央學術書籍收錄處文淵閣不同的是，後湖黃冊庫專門用來保管全國戶籍賦役檔案。後湖黃冊庫不僅收藏全國的賦役冊籍，而且庫中還保存一種特殊的地圖檔案——魚鱗圖冊。
據統計，萬曆三十年，後湖黃冊庫庫房數量達到667間，收貯黃冊數量達到153萬餘冊，到明朝末年貯藏黃冊數量更是驚人，達到179萬餘冊。後湖黃冊庫庫房建築設計是獨特而實用的，充分照顧到檔案長期安全保存的目的，庫房建在在南京玄武湖的湖心島中部，四周被湖水環繞，包裹其中，這樣選址主要是為了能夠及時撲滅因意外產生的明火，另一方面它與世隔絕，周圍築以高牆，人跡罕見，保證了黃冊的安全。
並且庫房設計與一般建築設計有所不同，庫房均東西向，前後有窗，一來可以防止潮氣入侵，二來方便庫房通風日曬。此外，考慮到竹製冊架容易生蟲，故後湖黃冊庫一直採用木製冊架，以達到防蟲的目的。
地方的各級則建造專門的庫房，即架閣庫。明太祖明令“置天下諸司架閣庫，以皮案犢”。隨之，全國上下都開始設置架閣庫，建立起了從中央到地方的架閣庫網絡。明朝掀起設置架閣庫風潮使架閣庫數量飛速增長，全國各地有二百多處，且各地取名不同，有稱黃冊庫，也有稱文卷庫、籍冊庫的等等。這些庫房不僅規模巨大，而且設計的考慮周到，如江西布政使司修建的黃冊庫，建庫房50間，修建院牆大門，嚴加把守，鑿池蓄水來預防火災。
二、為了讓記錄下的檔案發光發熱，統治階級煞費苦心，制定了大量規定
明朝案犢一開始沿襲宋元舊風，過於繁重冗長。明太祖在位期間，獨攬皇權，公務繁多，刑部主事茹太素上書疏評論時務鎖呈奏表字數竟高達1. 7萬多字，明太祖觀其疏評前大段廢話連篇，不知所云，一怒之下於是下令將茹太素當著群臣在大殿之上痛打一頓。
退朝後朱元璋冷靜下來後命中書郎王敏繼續讀給他聽，才發現其所要說的不過五件事，僅五百字就可以概括。明太祖感嘆繁文之弊必將誤國誤民，第二天就下令摒除繁文之風，“令中書定奏對式，律陳得失者無繁文”。明太祖還詔令全國，制定建言的固定格式，對革除繁文之風有一定的成效。
後來在隆慶年間，富華之風有所抬頭，張居正、高拱等大臣再次深刻認識到冗犢繁文的弊端，上書皇帝大力禁止繁文之風。經此次提議影響，朝廷文犢之風稍有好轉，浮華之氣也不如往常嚴重。明末，崇禎皇帝朱由檢規定上奏官員用一百以內字數對公文內容進行概括，再呈送奏章，用這種方法杜絕繁文現象。
除此之外，明朝歷代統治者還對文書繕寫使用的字體作了各自的規定。明太祖規定:大臣上奏的表文要用“小字真書”，奏章使用的字體按照《洪武正韻》的字體繕寫。明孝宗規定統一用楷書書寫題本。明英宗要求表箋文和奏本書寫字體相同，都採用《洪武正韻》的字體。
且明朝政府規定:一旦文書繕寫定稿且沒有檢查出錯誤，中途不能擅自修改，擅自修改者加杖罰；如果出現書寫錯誤，不僅不能就原文處改正，還要在別的地方修改並備註何人修改；文書一旦定稿就不能隨意更改增減內容。明代對增減公文行為有著嚴苛的懲罰，萬曆年間，首輔大學士張居正為了防止不法分子增添公文、牟取私利，下令所有官府文書一頁必須寫滿為止，不留空隙。這一做法對現代公文也具有一定的參考借鑑價值。
在中國古代封建社會，為體現統治階級的至高地位，表示尊重，對於皇帝和尊長的名字一般採取避諱的方式，不直接公開說出或寫出，這是中國封建帝制下的特有現象。文書避諱制就是指公務文書中，避開君王名、字號以及聖人賢者名諱等，改用其他表述方式。
明朝的文書避諱制度兼顧鞏固皇權的需要，限制眾多，甚至大興文字獄，達到一種變態般的苛刻。明太祖就因避諱問題造成過多例文字冤案。朱元璋出身貧寒，曾不得已為僧人，這段往事常常令他不堪，所以與和尚寺廟相關的字詞都是他的忌諱。常州府學訓導蔣鎮為本府所作《正旦賀表》中有一句“睿性生知”，這篇文章傳到朱元璋手上，明太祖將“生”讀作“僧”，認為其暗諷自己做過和尚，遂下令將蔣鎮斬首。
三、明朝所收集的檔案對當時的行政管理起了重要的作用，當時崇尚教育的風氣也受到了檔案管理制度的影響
國家收集保存檔案的最終目的還是為了提供利用來使檔案的價值得到充分發揮。檔案利用工作是檔案管理流程中最靈活的一項工作，作為檔案工作重要的一個環節，無數的事實都證明只有讓檔案活用到社會管理裡去才能讓檔案工作煥發生機，它能讓整個檔案工作擺脫世俗對他死氣沉沉的刻板看法。明朝統治者充分意識到這項工作能給治國理政、宣傳教育、農業生產等各個環節帶來不可估量的好處。因此明朝首先重視的就是把檔案利用到工作裡，出臺相關管理辦法和措施，發掘檔案蘊含的巨大價值，讓它為國家發展提供服務。
包括政治、經濟、文化和軍事活動的各方各面，最原始的資料就直接記錄在於檔案中，檔案實實在在的，沒有含糊，詳細而實時地記錄了當時政治變遷、社會動態，早就成為了當時治國理政的重要考據。因此檔案有兩方面的功能，一是可以用作解決事件的參考，二是作為定罪的證據。明朝根據官民犯罪案例彙編出專門的法例書籍，判定罪行時可參考它進行定罪。
同時，明朝的人事檔案是官員選拔、考核和調任等工作的重要憑證，通過查閱這些人事檔案，可以瞭解到官員詳細到祖孫三代的信息以及他的過往履歷。作為地方地理用書的有各地的方誌書，這類書系統歸類了明朝的行政區劃、地理系統，說它是第一部明朝地理專業志書也可以。地方誌還不僅如此，一本記錄明朝的交通道路、驛站的地理書在洪武年間編撰。
還有一些別出心裁的志書奇趣地將十二星宿的位置和行政分野的對應關係作為編撰內容，使得元末明初時期行政分野的變化得到記錄保存，具有極高的歷史價值。洪武六年，明太祖接受了翰林學士詹同的意見，下詔編篆了囊括關於自己的戰績還有同時期取得的關於音樂、禮儀各方面成就的大事記，還進行了複印，形成副本，分開存放，以供更好的保存與查閱。從那以後開始，官員就需要每日做好記錄，方便什麼時候將國家的重大政治舉措編寫進日曆。
歷代歷朝教育皇家子弟和群臣百官的教本都是檔案。目的就是為了維護國家的統治。朱元璋貧賤的出身及童年不能接受教育的缺憾讓他更加覺得讀書的重要性。教育已經滲透到他的骨子裡去了，他還說過，“治國之要，教化為先，教化之道，學校為本”，正因為皇帝這樣高度的重視才推進了儒家思想的學習在當時從中央政府擴散到全國各個地方，連它的學習內容都有了細化，從傳統必須要學的四書五經到具有明朝特色的法制產品《大明律》，當然跟它一系列的《御製大誥》等也被搬進了學堂，方便臣民教化和國家統治。
四、大明成熟的檔案管理制度對明朝產生了一系列影響，它對明朝的影響體現在方方面面
明朝是我國封建時代繁榮昌盛時期，政治、經濟、文化都得到極大發展。檔案工作在明朝強大國力的支撐下，同樣也飛速發展。明朝檔案工作的快速發展是明朝檔案管理制度產生質變的直接原因，使得明朝形成了一套全方位的系統化檔案管理制度，從檔案的收集、整理、保管、再到最終的檔案利用，貫穿檔案管理工作的每一個環節，同時將每個環節的管理工作聯繫在一起，形成了一個整體，具有貼近社會民生的可行性，給臣民管理帶來了極大的便利。
完善的檔案管理制度還對明朝政治起到積極作用。明朝統治者非常重視檔案工作，將建立的檔案管理制度納入國家行政管理制度之中，提高國家行政水平和辦事效率，達到維護國家政權，加強中央集權的政治需要。例如，明朝的文書檔案是國家政務活動的原始記錄，文書檔案管理制度也有利於嚴密監察文書處理的各個階段，防止官員貪贓枉法，有效維持了社會穩定。
明朝檔案管理制度繼承了前人優秀傳統和管理模式，這些前人的優秀經驗不是憑空而來的紙上談兵，而是在檔案實踐工作中得出的並經受實踐考驗保存下來的寶貴經驗，然後再在總結先輩智慧結晶基礎上優化改革；另一方面，明朝檔案管理制度的建立遵循實事求是的原則，分析本朝實際國情，不生搬硬套，在實踐活動中制定檔案管理制度，檢驗了前人制度的正確性和可行性，使之確定下來。由此看來，它不僅對前人經驗進行總結繼承，而且更重要的是，打破傳統創新創造了屬於明朝自己的制度方法。
參考文獻
《明史》
《明會典》
《大明律》
《文獻通考》
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