档案的产生可以说是源远流长，远古时期，人类为了记录下每日的生产活动成果，就有了早期的档案概念，而从档案产生的时候，人们就开始了对档案的管理工作。档案工作就是为科学地管理档案而存在，使记录下的档案能够物尽其用，实现档案中蕴藏的的价值。发展到明朝，中国古代档案事业进入了一个重要时期，从统治者到地方官员高度重视档案工作，收集收录档案图籍。明朝档案数量和种类一下产生了质与量的双重飞跃，不仅制定了更全面的文书档案管理制度，还花费大量资源修建了许多档案库房，并将其纳入到国家行政管理制度之中，间接或直接地提高了行政效率，而明帝国特点鲜明的档案管理制度也由此诞生。
一、为了保存得之不易的档案文书，中央和地方斥巨资修了许多库房
明朝统治阶级高度重视档案工作，倾注人力财力修建大量档案库房，档案机构得到发展。在中央修建了大本堂、文渊阁、皇史成、后湖黄册库等独具特色的中央档案机构，地方则普遍设置架阁库，还有相应的档案官吏专门负责管理档案。这套档案工作体系在我们今天看来也是十分成熟的。
文渊阁是明代才开始建造的官方建筑。明定都南京后不久，在天门东建文渊阁作为宫廷藏书楼，用来作为收藏图籍档案的场所，皇帝也会来这里向群臣讲读。朱元璋一开始设置秘书监管理文渊阁书籍档案，后来罢秘书监，改设“翰林典籍”两名，掌管文渊阁图书档案统筹工作。这项制度一直延续到明王朝灭亡未曾改变。
后来明成祖朱棣迁都北京，根据南京宫殿规格修建了北京宫殿，随后，北京文渊阁也仿造南京旧制建成，将原来存放在南京文渊阁的档案图籍也一并运往北京。文渊阁作为明王朝收藏图籍档案的主要库房，朝廷对于文渊阁的保管工作极度重视。首先文渊阁建在深宫内苑，严禁百官随便进入，平民百姓更是连看都看不见，其次，机密文件都是存放在匣子里，有锁扣保护。此外文渊阁的建筑非常独特，整个建筑的密闭性好，使用外包砖石不露木材的建筑材料，不仅使得建筑更加坚固，而且有很强的防火作用。
同时，明代统治者也很注重政府收录档案的实用性，与中央学术书籍收录处文渊阁不同的是，后湖黄册库专门用来保管全国户籍赋役档案。后湖黄册库不仅收藏全国的赋役册籍，而且库中还保存一种特殊的地图档案——鱼鳞图册。
据统计，万历三十年，后湖黄册库库房数量达到667间，收贮黄册数量达到153万余册，到明朝末年贮藏黄册数量更是惊人，达到179万余册。后湖黄册库库房建筑设计是独特而实用的，充分照顾到档案长期安全保存的目的，库房建在在南京玄武湖的湖心岛中部，四周被湖水环绕，包裹其中，这样选址主要是为了能够及时扑灭因意外产生的明火，另一方面它与世隔绝，周围筑以高墙，人迹罕见，保证了黄册的安全。
并且库房设计与一般建筑设计有所不同，库房均东西向，前后有窗，一来可以防止潮气入侵，二来方便库房通风日晒。此外，考虑到竹制册架容易生虫，故后湖黄册库一直采用木制册架，以达到防虫的目的。
地方的各级则建造专门的库房，即架阁库。明太祖明令“置天下诸司架阁库，以皮案犊”。随之，全国上下都开始设置架阁库，建立起了从中央到地方的架阁库网络。明朝掀起设置架阁库风潮使架阁库数量飞速增长，全国各地有二百多处，且各地取名不同，有称黄册库，也有称文卷库、籍册库的等等。这些库房不仅规模巨大，而且设计的考虑周到，如江西布政使司修建的黄册库，建库房50间，修建院墙大门，严加把守，凿池蓄水来预防火灾。
二、为了让记录下的档案发光发热，统治阶级煞费苦心，制定了大量规定
明朝案犊一开始沿袭宋元旧风，过于繁重冗长。明太祖在位期间，独揽皇权，公务繁多，刑部主事茹太素上书疏评论时务锁呈奏表字数竟高达1. 7万多字，明太祖观其疏评前大段废话连篇，不知所云，一怒之下于是下令将茹太素当着群臣在大殿之上痛打一顿。
退朝后朱元璋冷静下来后命中书郎王敏继续读给他听，才发现其所要说的不过五件事，仅五百字就可以概括。明太祖感叹繁文之弊必将误国误民，第二天就下令摒除繁文之风，“令中书定奏对式，律陈得失者无繁文”。明太祖还诏令全国，制定建言的固定格式，对革除繁文之风有一定的成效。
后来在隆庆年间，富华之风有所抬头，张居正、高拱等大臣再次深刻认识到冗犊繁文的弊端，上书皇帝大力禁止繁文之风。经此次提议影响，朝廷文犊之风稍有好转，浮华之气也不如往常严重。明末，崇祯皇帝朱由检规定上奏官员用一百以内字数对公文内容进行概括，再呈送奏章，用这种方法杜绝繁文现象。
除此之外，明朝历代统治者还对文书缮写使用的字体作了各自的规定。明太祖规定:大臣上奏的表文要用“小字真书”，奏章使用的字体按照《洪武正韵》的字体缮写。明孝宗规定统一用楷书书写题本。明英宗要求表笺文和奏本书写字体相同，都采用《洪武正韵》的字体。
且明朝政府规定:一旦文书缮写定稿且没有检查出错误，中途不能擅自修改，擅自修改者加杖罚；如果出现书写错误，不仅不能就原文处改正，还要在别的地方修改并备注何人修改；文书一旦定稿就不能随意更改增减内容。明代对增减公文行为有着严苛的惩罚，万历年间，首辅大学士张居正为了防止不法分子增添公文、牟取私利，下令所有官府文书一页必须写满为止，不留空隙。这一做法对现代公文也具有一定的参考借鉴价值。
在中国古代封建社会，为体现统治阶级的至高地位，表示尊重，对于皇帝和尊长的名字一般采取避讳的方式，不直接公开说出或写出，这是中国封建帝制下的特有现象。文书避讳制就是指公务文书中，避开君王名、字号以及圣人贤者名讳等，改用其他表述方式。
明朝的文书避讳制度兼顾巩固皇权的需要，限制众多，甚至大兴文字狱，达到一种变态般的苛刻。明太祖就因避讳问题造成过多例文字冤案。朱元璋出身贫寒，曾不得已为僧人，这段往事常常令他不堪，所以与和尚寺庙相关的字词都是他的忌讳。常州府学训导蒋镇为本府所作《正旦贺表》中有一句“睿性生知”，这篇文章传到朱元璋手上，明太祖将“生”读作“僧”，认为其暗讽自己做过和尚，遂下令将蒋镇斩首。
三、明朝所收集的档案对当时的行政管理起了重要的作用，当时崇尚教育的风气也受到了档案管理制度的影响
国家收集保存档案的最终目的还是为了提供利用来使档案的价值得到充分发挥。档案利用工作是档案管理流程中最灵活的一项工作，作为档案工作重要的一个环节，无数的事实都证明只有让档案活用到社会管理里去才能让档案工作焕发生机，它能让整个档案工作摆脱世俗对他死气沉沉的刻板看法。明朝统治者充分意识到这项工作能给治国理政、宣传教育、农业生产等各个环节带来不可估量的好处。因此明朝首先重视的就是把档案利用到工作里，出台相关管理办法和措施，发掘档案蕴含的巨大价值，让它为国家发展提供服务。
包括政治、经济、文化和军事活动的各方各面，最原始的资料就直接记录在于档案中，档案实实在在的，没有含糊，详细而实时地记录了当时政治变迁、社会动态，早就成为了当时治国理政的重要考据。因此档案有两方面的功能，一是可以用作解决事件的参考，二是作为定罪的证据。明朝根据官民犯罪案例汇编出专门的法例书籍，判定罪行时可参考它进行定罪。
同时，明朝的人事档案是官员选拔、考核和调任等工作的重要凭证，通过查阅这些人事档案，可以了解到官员详细到祖孙三代的信息以及他的过往履历。作为地方地理用书的有各地的方志书，这类书系统归类了明朝的行政区划、地理系统，说它是第一部明朝地理专业志书也可以。地方志还不仅如此，一本记录明朝的交通道路、驿站的地理书在洪武年间编撰。
还有一些别出心裁的志书奇趣地将十二星宿的位置和行政分野的对应关系作为编撰内容，使得元末明初时期行政分野的变化得到记录保存，具有极高的历史价值。洪武六年，明太祖接受了翰林学士詹同的意见，下诏编篆了囊括关于自己的战绩还有同时期取得的关于音乐、礼仪各方面成就的大事记，还进行了复印，形成副本，分开存放，以供更好的保存与查阅。从那以后开始，官员就需要每日做好记录，方便什么时候将国家的重大政治举措编写进日历。
历代历朝教育皇家子弟和群臣百官的教本都是档案。目的就是为了维护国家的统治。朱元璋贫贱的出身及童年不能接受教育的缺憾让他更加觉得读书的重要性。教育已经渗透到他的骨子里去了，他还说过，“治国之要，教化为先，教化之道，学校为本”，正因为皇帝这样高度的重视才推进了儒家思想的学习在当时从中央政府扩散到全国各个地方，连它的学习内容都有了细化，从传统必须要学的四书五经到具有明朝特色的法制产品《大明律》，当然跟它一系列的《御制大诰》等也被搬进了学堂，方便臣民教化和国家统治。
四、大明成熟的档案管理制度对明朝产生了一系列影响，它对明朝的影响体现在方方面面
明朝是我国封建时代繁荣昌盛时期，政治、经济、文化都得到极大发展。档案工作在明朝强大国力的支撑下，同样也飞速发展。明朝档案工作的快速发展是明朝档案管理制度产生质变的直接原因，使得明朝形成了一套全方位的系统化档案管理制度，从档案的收集、整理、保管、再到最终的档案利用，贯穿档案管理工作的每一个环节，同时将每个环节的管理工作联系在一起，形成了一个整体，具有贴近社会民生的可行性，给臣民管理带来了极大的便利。
完善的档案管理制度还对明朝政治起到积极作用。明朝统治者非常重视档案工作，将建立的档案管理制度纳入国家行政管理制度之中，提高国家行政水平和办事效率，达到维护国家政权，加强中央集权的政治需要。例如，明朝的文书档案是国家政务活动的原始记录，文书档案管理制度也有利于严密监察文书处理的各个阶段，防止官员贪赃枉法，有效维持了社会稳定。
明朝档案管理制度继承了前人优秀传统和管理模式，这些前人的优秀经验不是凭空而来的纸上谈兵，而是在档案实践工作中得出的并经受实践考验保存下来的宝贵经验，然后再在总结先辈智慧结晶基础上优化改革；另一方面，明朝档案管理制度的建立遵循实事求是的原则，分析本朝实际国情，不生搬硬套，在实践活动中制定档案管理制度，检验了前人制度的正确性和可行性，使之确定下来。由此看来，它不仅对前人经验进行总结继承，而且更重要的是，打破传统创新创造了属于明朝自己的制度方法。
参考文献
《明史》
《明会典》
《大明律》
《文献通考》
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