美國最會寫作的外科醫生阿圖·葛文德寫了一本《清單革命》，從醫學、航空學、建築學等多個領域的實例分析，論述在項目管理中怎樣利用清單去規避無能之錯，把清單賦予了偉大的責任，告訴人們怎樣通過清單持續，準確、安全的把事情做好。
清單的價值不言而喻，不光在項目管理中，我們的日常工作生活中，清單也被越來越多的人重視和使用，把它作為管理生活的思維方式和工具。但現實的問題是，並不是每個使用清單的人都獲了正向效果，它反而成為很多人降低效率損害積極性的幫兇！
為什麼清單對你毫無效果？
1、沒有重點，鬍子眉毛一把抓
我們使用清單，大都是為了避免遺忘重要事項或者是讓事情更有條理，更有甚者單純的把清單看作是一個僅僅幫助我們列出計劃和任務的工具。雖然看起來也沒有什麼問題，但是這種認知容易使我們無效且過度的使用清單，因而並不能達到我們所期的功效也是必然。
清單，應該是幫助我們組織任務和項目，並突出其中最重要或是優先級靠前的那些內容，從而合理分配我們的注意力和精力，防止我們在不太重要或沒有意義的事情上花費過多的時間，確保完成那些重要我們真正想做的事。
2、清單冗長，決策疲勞，陷入難以完成的漩渦裡
我見過身邊太多人使用清單都是把腦子裡所有想做的事一股腦都列出來，哪怕是日常瑣碎無比的小事。這樣做的結果就是清單會顯得很長，待辦事項很多，看似好像可以很充實的度過每天。
心理學家巴里·施瓦茨說：如果我們擁有的選擇越多，那麼在這些選擇之間做出決定的能力越差，我們所面臨的焦慮就越多。
過於冗長的清單不僅會分散你的精力，很容易把你的注意力從更重要的工作上轉移開，增加了完成的難度，間接的給了你拖延的藉口；而且過多的任務清單就意味著大腦要在不同的選擇裡做更多的瑣碎決定，消耗我們的認知資源，造成決策疲勞，使得理性決策的能力被大大削弱，破壞了執行力。如此往復，我們便會陷入自責埋怨自我懷疑的消極情緒中。
3、把待辦事項清單變成了願望清單
有人說：deadline是第一生產力。深以為然，尤其放在清單管理這樣的任務組織中。
沒有最後期限的清單就像是單純的願望清單，動力缺乏，沒有緊迫感，任務堆積，不到最後一刻絕不使出所有能量全力以赴。
設定截止日期不僅能幫我們對抗拖延，賦予行動更大的驅動力，激勵我們及時去完成任務，而且有助於我們衡量時間管理的效率，幫助我們去根據需要分配時間和精力，靈活的切換不同的任務。
實際操作上，截止日期預留的時間應該少於我們實際完成任務需要的時間或是我們認為需要的時間，因為時間過於充裕，會削弱我們的積極性，降低行動效率。
4、執拗方法論，忽略了清單管理的內核
清單作為一種十分有效的任務管理工具，值得我們去學習鑽研，找到適合我們的方法和技巧。可是，如果你過於關注方法論的研究，焦點總是集中在清單使用技巧的探索上，甚至反覆更換不同的清單工具，使用不同的清單管理方式，正如你反覆糾結於是使用電子工具還是紙筆還進行清單管理一般。這樣本末倒置的做法可能會讓你成為清單工具使用的大神，卻背離了我們使用清單的初衷——更有效率的完成目標任務，對你生活效率的提升幫助便微乎其微了。
所以，不管什麼樣的清單工具，使用怎樣的清單管理方法，只要有助於完成目標即可，沒有必要執拗在清單表層的管理上，怎樣科學有效的落地踐行才是王道。
清單管理的正確打開方式
記憶的工具，包括清單，會強迫我們凝聚更多精神在我們必須記住的信息上，記憶工具會提供一個組織架構，會賦予信息座標乃至於意義。
- 根據優先級，有選擇的製作清單
我相信很多人都聽過美國管理學家科維提出的時間"四象限"理論，即把任務根據重要和緊急兩個維度劃分為四個象限：重要且緊急、重要但不緊急、緊急但不重要、及不重要也不緊急。所有的事項都可以劃分到這四個不同象限中去，指導我們合理高效的處理工作。
在清單管理中，四象限法同樣是我們必不可少的思維工具，主要表現在兩個方面：
第一，在進行清單羅列時，我們要避免任務冗雜，必須根據重要緊急程度對清單的數量進行限制，剔除掉那些過於瑣碎或者當前實施難度較大的一類任務，精簡篩選的過程可以使我們真正明確哪些任務是真正值得我們花費時間和精力且有能力去完成的。
第二，在確定的事項清單裡再次劃分優先級，將時間和精力傾斜在高價值或者緊急的任務中，井井有序，專注在行動中，不至於手忙腳亂，首尾難顧。
要完成所有的事，時間永遠不夠；但只做重要的事情，時間永遠都夠用。清單的存在價值不是讓我們按部就班的完成所有工作，而是有選擇有重點的去完成真正重要的事情。
- 明晰目標價值，明確任務場景
我們羅列清單是把目標清晰化具象化的過程，是為了促使自己採取行動，目標價值越明晰，結果越確定，我們越可能採取積極果斷的行動。換句話說，就是我們要知道每條清單要完成的背後原因是什麼，如果可能的話，把這個特定目標附加到每條清單上，促使我們更有動力去完成任務。
同時，對於每條清單，我們也應該明確合理的任務場景。比如健身，只有在空閒業餘的時間去戶外或者健身房才能達到應該有的效果。所以，在合適的時間和地點，配合自己合適的思維和情緒，會起到事半功倍的效果。
以我自己為例，在近期的目標清單中明確了周更的寫作任務，我會把明晰的目標價值附在清單上，即獲得平臺認可，實現青雲計劃獲獎，實現自我期待的知識變現，這是一項長目標，所以我會定期去檢查審視目標的進度；為了實現這個目標，我會固定在晚上或者週末的時間在家裡進行大量的閱讀和寫作，白天工作的時候也不會分心去思考怎樣創作，任務場景的約束會讓我在不同的時間保持不同的專注度和行動力，做事就會更有效率。
- 更新調整，保持清單精簡可行
在日常的任務管理中，我們可能面臨的問題就是，隨時向清單中添加新的任務，使清單會變得越來越冗雜，以至於難以管理。這時，適時的調整修剪清單就顯得十分必要了。
通常，待調整修剪的清單有以下幾種：
願望、含義不明確得任務、承諾和決心。這一類目標與平常的待辦事項有所區別的，一般被表述的過於寬泛或者模糊，雖然有一定的目標價值，但缺乏可操作的細節，實施起來往往需要打破原有的習慣思維，無形之中增加了行動的難度。所以，對於這一類目標，不妨等在自己完全做好心理和行動上的準備後，把目標具象分解開來，落實到每一條可以踐行的行為清單上。只有剔除了不必要不可行的任務，使清單保持精簡整潔，清單上的任務都指向特定目的，我們的行動力才不會受到影響。
- 回顧覆盤，"已完成清單"自我驅動
清單任務的回顧與覆盤同樣至關重要，可惜的是很多人都忽略了這一步的價值。定期的回顧能讓給我們直觀的瞭解所有任務當下的進度情況，好確定接下來的行動重點，合理分配時間和精力。而對於已經完成的清單任務，需要做科學的覆盤，衡量任務完成情況，找出不足和值得改進的地方，將可複製的經驗提煉出來，指導以後的清單目標。這個過程看似花費了額外的精力，卻在我們對清單在管理的過程，使我們能更好評估各任務的進度，根據實際情況進一步規劃或調整任務的優先級。
為了解決缺乏行動力的苦惱，你可以製作一個"已完成清單"，將我們完成的清單記錄下來，尤其是那些高價值的任務。這樣做是對自我行動力的肯定，激發你更多的驅動力去完成待辦事項清單。當然，前提是這種方法對你奏效。
清單管理是一項需要長期堅持和積累方才顯現效果價值的事，所以不可操之過急、急功近利。掌握科學有效的清單管理方法，保持目標行動的長期一致性，必然會享受到清單之於你的複利價值。
建立自己的人生清單系統
查理·芒格說："為什麼聰明人會經常犯傻？是因為他們沒有使用我推薦的方法——把主要的模型列成一個清單，並在跨學科的方式上加以綜合應用。"
查理·芒格成功的投資生涯中，清單思維可以說是發揮了至關重要的作用。正是靠著持續不斷的收集和研究各行各業中的失敗案例，並總結原因排列成做出決策前的檢查清單，使得查理·芒格在決策上幾乎從不犯重大錯誤。
可見清單思維在人生管理中的價值。
所以，搭建一個屬於你自己的清單系統是十分必要的。
出門旅行，利用清單思維規劃行程：制定攻略，擬定行程，必備物品。可以幫你節約時間，節省成本，更重要的是讓你旅行的更從容有度，玩的更舒心暢快。
居家生活，利用清單思維管理瑣碎家務：日常購物，記賬理財，事項備忘。可以減輕壓力，讓生活井然有序，輕鬆愉悅。
時間管理上，可以學習柳比歇夫的清單思維，記錄每日的事項安排和時間消耗，定期統計分析時間利用的效率，自己時間的使用狀況一目瞭然，方便進行時間的分配管理，提高行動效能。
清單邏輯的背後是是對事項的科學規劃和對經驗的反思總結，是理性思考和深層次思維方式的體現。你的人生有多少種可能，取決於你的思維方式和行動能力，所以，不妨先從一張小小的清單開始，讓人生管理邁上高效的臺階，給自己創造更多一種可能。
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