作者：張詩信（EVAP中國研究院院長、上海奇榕諮詢公司創始人）
我的老朋友鄭旭先生（華創互動教育研究院院長）前不久寫過一篇文章，題目叫《員工的“碎片化”工作，對企業來說是致命的》。
鄭院長的文章中有這樣一段話：
碎片化時代的基本特徵是“信息碎片化”，“信息碎片化”會導致“思維碎片化”，“思維碎片化”會導致“行為碎片化”；當員工的工作行為呈現出碎片化特徵時，給企業帶來了非常大的挑戰。
它的表現在於，員工看起來很忙，剛要處理一件公務，很快新信息到來，又開始處理下一件事情；第二件事情還剛開始，新信息到來，又被迫放下開始處理另一件事情。員工在解決問題的時候，開始缺乏耐心，總希望投入少、見效快，並且容易情緒化，缺乏系統思維，很難拿出有深度思考的解決方案。
另一個表現就是犯過的錯誤，會一犯再犯。員工越來越不靠譜，很多事情必須要靠企業家親力親為，這樣公司就非常難發展，因為企業家幾乎所有的精力都用來幫員工彌補短板了。
讀過鄭院長的文章後，我感慨良多，認為這不是一個小問題：值得高度關注，應該花時間研擬對策。於是，我決定撰寫本文。
一、員工“碎片化工作”的現象及危害
我們可以這樣來理解員工“碎片化工作”的現象及其危害性——
在開始一天的工作之前，腦子裡便已經塞滿了大量的各種各樣的碎片化信息：既有來自個人/家庭生活相關的問題，更有來自微信朋友圈、公眾號、視頻網站、新聞媒體的紛繁龐雜的信息，還有腦子裡隨時跳出來的想法、傾向和慾望……
在一天的工作過程中，不僅腦子裡各種各樣雜亂的信息還在翻江倒海，而且隨時要被動地接收來自手機端的各種各樣的新信息，甚至每過一會兒，還會本能地擔心漏掉某一“重要信息”而去主動看手機……
上述現象已經司空見慣、習以為常，甚至不願意看到員工“碎片化工作”的老闆，他自己的工作時間事實上也被無限的碎片化信息撕成了碎片。因而，員工“碎片化工作”的危害性被大大地低估了。
我們可以這樣想象一下“碎片化工作”的危害性——
一位平面設計師，如果在工作之前沒有被碎片化信息所幹擾，他一旦進入工作崗位，便會很快進入工作狀態，甚至很有可能在還沒有工作時，便已經儲備好了某種創意；而在被碎片化信息干擾後，他可能需要在開啟工作模式之後，花不老少的時間才能把精力集中到工作上；而在工作過程中，他無論是被動地接收碎片化信息，還是主動地查看碎片化信息，都意味著他要反覆經歷“退出工作狀態→進入工作狀態→再退出工作狀態→再進入工作狀態”的過程，這必然意味著其工作效率和質量會相應降低。
如果你還不能想象出這種工作狀態對工作效率和質量的損害，那麼你可以想象一下連續作業的生產線，被一次又一次地停下來再重啟，對生產效率和質量意味著什麼？
員工“碎片化工作”不只是在影響其自身的工作效率和質量，更重要的是，當更多的員工持續地“碎片化工作”時，企業整體的運營效能將持續降低，甚至生存和發展都將受到潛在威脅。
不僅如此，員工“碎片化工作”已經嚴重地影響到了員工自身的思維和行為習慣，導致了員工的思維能力和創造能力降低，並正在極大地阻障著員工思維能力和創造能力的發展，如不加以扭轉，將對員工自身未來的職業發展十分有害。
二、員工“碎片化工作”對管理的挑戰
前些年我經常講到一個觀點：在企業管理過程中，一些“明擺著的問題”是能夠輕易被看到和解決的，而一些“不起眼的小問題”則往往具有更大的危害性，因為它容易被忽視。
我常常這樣打比方來說明這一觀點——
你開著車子行駛在馬路上，如果有人在馬路上挖了一條溝或一個坑，或者用一塊大石頭把馬路給堵住了，你一眼就能看出，並且你多半會停下車來解決問題後繼續前行。而在企業管理過程中，有些個問題不是大溝、大坑或大石頭，而是無以數計的小溝、小坑、小石子；在這種情況下，你大概率不會停車解決問題，而是會不得已地放慢速度、小心翼翼繼續往前開。因此，你的行進速度會因為那些個小溝、小坑、小石子而變得非常慢；而如果你是一個急性子，猛踩油門強行快速前進，那麼對不起，你很有可能會搞出意想不到的大麻煩來。
員工“碎片化工作”的思維和行為，正如馬路上的小溝、小坑、小石子，如果你沒有有效的策略予以應對，它便會一點一點地侵蝕掉企業的許多重要的東西，這正所謂“千里之堤，毀於蟻穴”。
提到這一點，就不得不談到企業的管理習慣了。絕大多數企業已經習慣了以月為週期來管理員工的工作結果。比如，這個月銷售人員要實現多少銷售額，研發人員要把某一新產品/技術開發到什麼程度，HR人員要做完哪幾件事情，財務人員要提交哪些報表，等等。問題在於，這種粗放的管理方式，在員工“碎片化工作”十分普遍的當下，正在面臨著嚴峻的挑戰。
我們可以這樣來理解這一挑戰：當每一位員工每天都在“碎片化工作”時，其部門的工作效率和質量便必然會相應打折扣，而這種折扣往往是看不出來的，因為大家看起來都在努力工作，完不成工作目標只能歸因於工作目標定得偏高了；長此以往，員工們的工作思維和創造能力便得不到應有的發展，而當這種情況持續時，老闆和管理者很可能會認為這一切都是“正常”的。
所以，如果一家企業還在以每月為週期來管理員工的工作行為與結果，其員工“碎片化工作”的現象就必然會更加普遍和讓人頭疼，組織管理的效能必然會進一步地趨於低下，其員工的職業發展與回報也必然會受到相應的影響。
三、員工“碎片化工作”的應對之策
應對員工“碎片化工作”其實並不複雜，如果你公司能夠按照下面介紹的方法去做，就必然會收到良好的管理效應。這個方法說起來十分簡單，就是縮短管理工作週期：將以每月為週期的績效考核，調整為以每週為週期的下屬評估、激勵與輔導。
先舉個例子大家就會明白。一位銷售崗位的員工，你要求他每月完成10萬元銷售目標，月底你會對他當月的業績完成情況進行考核，並將考核結果與其薪酬中的一部分進行掛鉤。理論上講，如果你要求他完成的銷售目標是他努力可以實現的，那麼他大致也會認同你給他制定的目標，並且也可能會從內心裡願意努力達成目標。
然而，由於一個月有30天，你到月底才考核他，在這種管理模式下，至少在一個月的上半個月，他可能並不著急，因為“時間還早著呢”。在這種心理下，他最容易被各種碎片化信息所幹擾，他的工作效率和質量也就不知不覺地被影響了，這樣一來，到了月底他極有可能無法完成10萬元的銷售目標。
問題還在於，當一個銷售團隊的許多人都因為“碎片化工作”而不能達成銷售目標時，老闆和管理者便很可能會認為，是因為給銷售人員制定的目標過高，才致使他們無法達成。
縮短員工管理週期，就可以解決這一問題。縮短管理週期的機理是這樣的：如果把一位銷售人員每月的銷售目標分解為每週內要完成的具體工作事項、任務和目標，比如本週要拜訪哪幾家客戶？本週要跟哪幾家客戶溝通什麼？本週要促成哪幾個訂單簽訂？本週要收回哪幾筆貨款？……那麼，銷售人員在短期工作任務的壓力下，就可能避免讓自己的時間和精力被大量的碎片化信息所侵蝕。
那麼，究竟應該怎麼做呢？下面給大家介紹的“每週關鍵工作事項計劃與評估表”，就可以有效地幫助老闆和管理者最大化地避免員工的“碎片化工作”行為。該方法來自《3S績效考核》一書，是我們奇榕諮詢公司多年來在幫助眾多的企業設計合夥人制度的過程中發明出來的。我們經過大量的實踐應用後發現，任何一家公司的管理者都可以用這個工具表來管理其直接下屬的工作行為。
運用這個管理工具表，應遵循以下六大原則：
01、強溝通
即本表所填寫的內容，應是當事員工與其上級管理者充分溝通和相互承諾/確認的結果。
02、不偏向
任何一位員工在安排每週工作計劃時，不應忽略掉本職工作範圍內的任何關鍵工作方向（見上表第一列）。這一點，其直接上級應重點關注。因為通常情況下，大部分員工會習慣於在自己擅長或難度較小的工作領域“盡情”地表現自己，卻儘可能地迴避自己不擅長或難度較大的責任範圍內的工作。管理者通過對上表中工作方向的控制，可以確保下屬的工作不偏離公司要求的方向。
03、 不漏項
是指員工在其直接上級的指導下填寫本表的第二列時，不可遺漏掉任何一個工作方向下的任何一項關鍵工作事項。被列示的所有關鍵工作事項，將錨定當事員工本週的工作重點。
04、成果可衡量
是指員工在其直接上級的指導下填寫本表的第三列時，一定要說明第二列中已經填寫的每一關鍵工作事項必須取得怎樣的成果，而且其承諾取得的工作成果必須是可衡量的。對於一些無法在本週內取得最終工作成果的事項，可以只承諾計劃取得的階段性成果，但絕對不可以用無法衡量的含糊語言來表述。
05、時間可控制
是指員工在其直接上級的指導下填寫本表的第四列時，一定要明確填寫每一關鍵工作事項的開始和結束時間，目的是讓當事員工做到緊湊地規劃自己一週的工作時間，這樣做工作效率會更高。
06、有挑戰
是指員工在其直接上級的指導下填寫本表時，所填寫的工作事項目標與計劃，必須具備一定程度的挑戰性。通常，在時間不夠用卻又要完成更多工作的情況下，其工作效率才會更高，對員工成長也才會更為有利；反之，如果員工只在充足的時間內完成有限的工作，不僅其效率不會達到最高，而且也不利於員工的學習成長（切記，優秀的員工都是被逼出來的）。有一點非常重要：當員工承諾的工作具有挑戰性時，其為了兌現承諾，便會盡可能地拒絕來自外界的信息干擾，也就能夠儘可能地避免“碎片化工作”。
以下是一份樣例表單。它是一位採購部門的員工在其直接上級指導下所填寫的每週關鍵工作事項計劃與評估表，大家可以參考和借鑑。
重要的事情再說一遍：當員工承諾的工作具有挑戰性時，其為了兌現承諾，便會盡可能地拒絕來自外界的信息干擾，也就能夠儘可能地避免“碎片化工作”。
順便建議：無論你是否採用上述管理工具來避免員工的“碎片化工作”，你公司的管理者都有必要運用“不走眼”人才測評系統中的“每週工作評估”功能，來對每一位直接下屬的每週工作表現進行評估，並基於系統輸出評估報告來對下屬實施針對性的激勵與輔導。
需要說明的是，使用上述功能，每次需要支付1元的費用。如果你公司為了省下這筆錢，你其實也可以將系統中的問卷複製下來創造性地在公司自行應用。
四、優先說服可能出現的“抵制者”
無論你公司是否採納上述方法和工具來管理員工的“碎片化工作”行為，你都有必要注意到一點：
解決員工“碎片化工作”行為的關鍵，是中高層管理人員對這一問題的態度和行為。換言之，如果你的中高層管理人員跟你的想法一樣，那麼解決這一問題就只是一個方法問題了；如果你的中高層管理人員對這一問題的看法與你的意見相左，那麼這一問題就不大可能得到解決。
出於各種原因，現實中許多公司的中高管已經習慣了“粗枝大葉式”的管理方式，因為這樣更省事。讓他們每週對其下屬進行評估、激勵與輔導，雖然在本質上對公司、對自己和對下屬都有好處，但在還沒有形成新的管理習慣之前，他們極有可能會抵制這麼做，因為這將增加他們的管理負擔，也對他們的管理意願和能力提出了新的要求。
所以，無論你試圖使用什麼方法來解決員工“碎片化工作”問題，要過的第一關就是中高管的態度和行為。當然，如果你覺得所謂員工“碎片化工作”不是什麼大不了的問題，那麼很可能這真的就不是一個問題了。
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