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中小企業人資管理工具專題
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“員工手冊”，簡單地說就是能夠讓員工快速瞭解公司並能規範員工日常行為的小冊子，它有兩項基本功能：一是使剛進入公司的“準員工”能夠快速瞭解公司的歷史、文化、運作模式、員工管理政策、日常行為規範等，快速成長為公司的“合格員工”；二是規範員工的日常行為，強化行業或公司的特殊要求，提升公司整體的運作效率。
對於中小企業來說，如果能夠有效地發揮“員工手冊”的功效，一方面可以縮減培訓成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果。“員工手冊”的編制往往需要以明晰的企業文化和規範的人力資源管理體系為基礎，而目前我國大部分中小企業的企業文化還處在混沌狀態，人力資源管理體系也還不夠規範，在這種狀況下，中小企業該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊”呢？筆者根據多年的諮詢實踐經驗，針對性地提出了編制員工手冊的“四步法”。
第一步：定框架
“定框架”，即確定“員工手冊”內容的基本框架。一般來說，一套完整的員工手冊其基本框架應該包括五個部分：第一部分是“寫在前面的話”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規範”和“特殊的職業要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對中小企業來說，同樣可以直接將這個基本架構作為員工手冊的主要內容，然後，在這一主框架的基礎上，確定相應的次級框架。
用好“寫在前面的話”
這部分的內容通常是以公司的最高行政長官名義簽發，其主要目的是“歡迎員工並激發員工學習手冊的熱情”，因而，其次級框架通常包括以下幾個方面：（1）歡迎詞；（2）員工可通過員工手冊獲得什麼；（3）祝語與希望；（4）簽名。最近兩年，中小企業在編制員工手冊的時候，雖然在結構上都會包含這一部分，但在次級框架確定時卻經常出現偏差，往往把“總則”作為次級框架的一個項目。例如，一家有員工800多人的不鏽鋼架製造企業，其“寫在前面的話”的次級框架的項目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊的編寫目的，本手冊的指導思想、適應範圍以及希望員工遵守手冊”等項目。以這樣“寫在前面的話”開篇的員工手冊從形式上說不倫不類，從效果上說會使員工產生反感，影響其對員工手冊的學習效果和進一步的內化、執行。因此，建議中小企業在編寫員工手冊時，嚴格按照“歡迎詞、學習員工手冊的收穫、祝語與希望及簽名”的次級框架進行編寫。
靈活運用“公司概述”
“公司概述”部分的目的就是讓員工快速瞭解公司、快速融入公司。這部分的次級框架通常包括以下幾個方面：（1）公司的價值觀；（2）公司的戰略目標；（3）公司業務概況介紹；（4）公司的組織架構；（5）公司的發展歷史；（6）公司的企業文化等項目。
大型企業的員工手冊都非常重視這部分的內容，然而，許多中小企業卻往往忽視這一部分。筆者診斷過的中小企業中有近 60%的員工手冊沒有這部分內容，導致這一現象出現的根本原因是許多中小企業根本就沒有明確的價值觀、發展目標等，也沒有意識到這部分內容對新進員工瞭解公司、融入公司所起的作用，以及這部分內容對於樹立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業務必將“公司概述”作為員工手冊主框架的一項重要內容，但在確定這個主項目的次級框架時，可以根據企業的實際情況靈活處理，如果公司目前尚沒有明確的價值觀或發展戰略目標，也沒有提煉出明確的企業文化，那麼暫時可以將“公司業務介紹、發展歷史及組織架構等”作為“公司概述”的次級框架，同時，要著手明確公司的價值觀、戰略目標等，適時地提煉出自己的企業文化。
明確“行為規範”和“特殊的職業要求”
通過對行為規範或特殊的職業要求的學習和理解，可以提升公司員工整體的職業素養，進而提升員工的工作效率與業績。這部分的次級框架通常包括以下內容：（1）公司日常行為規範；（2）公司日常工作中的行為規範；（3）對外業務交往中的行為規範；（4）行業特殊職業要求（例如食品行業對衛生行為的要求等）。目前，部分行業的中小企業比較重視這部分內容，例如酒店行業、連鎖專賣行業、保險行業等，但許多製造企業對這部分卻重視不足。因此，建議中小企業在編制員工手冊時，不要考慮自身屬於什麼樣的行業、不管目前具備不具備相關的制度，都要將這部分作為員工手冊主框架的一項主要項目，目前沒有相關制度的公司務必馬上組織相關人員進行編制，因為，缺少這部分的員工手冊對員工行為的引導作用將大大減弱。
重點制定“員工管理制度”
這部分是目前中小企業的員工手冊中最重視的部分，通過這部分內容，企業可以讓員工充分了解相關制度與要求，進一步規範員工行為、降低員工管理成本。因而，這部分內容應該涉及從員工聘用到離職的一系列員工管理制度，其次級框架應該包括以下主要內容：（1）聘用與離職（入職培訓、試用、人事關係、離職管理等）；（2）工作時間（正常上班時間、出勤、加班等）；（3）報酬與福利；（4）休假；（5）員工培訓與發展；（6）獎懲制度及其它。不過，實際情況中，許多中小企業員工手冊這部分的次級框架，往往僅僅包含強調對員工約束的部分，如考勤、加班、獎懲等，而忽略員工最關心的、與員工發展和福利相關的內容。例如，一家辦公傢俱製造企業員工手冊的“員工管理制度”部分，僅包括了勞動合同、考勤與加班、獎懲與報酬、調動（包括入職、內部調度與離職）幾個部分，忽略了休假、員工晉升與發展等員工非常關心的部分。其實，員工只有在看到個人的發展與收穫時，才有可能根據工作要求進行自我約束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高壓政策來控制員工行為的制度是缺乏人文關懷的，註定要付出更高的管理成本。因此，建議中小企業在確定這部分的次級框架時，一定要將員工的晉升與發展、員工福利等內容包含進去。
不容忽視的“附則”
這部分比較簡單，主要是對一些未盡條款的補充說明，包括本手冊的有效性、本手冊的解釋權、本手冊的修訂、未盡事宜的參照辦法、保密原則、員工簽收確認函等。中小企業在確定這部分內容時，經常忽視“員工簽收確認表”這部分，然而，員工簽收是保證員工手冊合法及有效落實的一項重要措施，同時也是企業已經將相關政策告知員工的一項書面證明，因此，建議中小企業在確定“附則”的次級框架時務必將員工簽收確認函作為一個子項目。
第二步：填內容
在確定了員工手冊的基本框架及次級框架後，下一步就是對照具體的框架，填寫內容。完成這項工作時，企業人力資源部要通過與相關部門的充分溝通，來調動和發揮相關部門的專業性，與其共同完成員工手冊內容的草擬。其中，“寫在前面的話”的內容可以由人力資源部編寫，然後交給總經理或董事長審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然後交給總經理或董事長審批、簽字，具體由公司的權限特徵與董事長或總經理的管理風格確定；“公司概述”部分，通常交由負責對外形象宣傳的部門負責，一般由市場部、企管部或行政部草擬；“行為規範”、“特殊職業要求”和“員工管理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協調相關部門提供相應的制度文本與要求。填寫完成整個員工手冊後，人力資源部對整個手冊的內容進行認真審核，有疑問或錯誤的地方，及時與相關部門或責任人溝通確認。
在這一環節中，中小企業最容易、也最常犯的錯誤就是“閉門造車”，人力資源部獨自完成員工手冊所有內容的編寫工作，並直接交總經理或董事長審批後發行，結果往往出現相關部門拿著員工手冊找總經理投訴的現象。因此，建議中小企業在完成“填內容”這項工作時，切忌閉門造車，一個部門獨自完成所有工作，一定要與相關部門和人員進行充分的溝通，一方面是要發揮他們的積極性與專業性，另一方面，也要讓他們獲得參與感與共同完成這項任務的成就感。
第三步：審語言
企業在編寫員工手冊時，在語言方面通常會遇到以下問題：
語言風格過分苛刻
例如一家制衣企業員工手冊的“寫在前面的話”寫道，“歡迎你加入成為我們的一員”“員工手冊就是一部法律手冊，你必須嚴格遵守手冊的每項條款，否決將會收到對應的處罰，嚴重者直接辭退”。這樣的言辭明顯地暴露了對員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對，又何談心甘情願地遵照執行呢。
表述拖沓，不易理解
例如一家不鏽鋼網架製造企業員工手冊中這樣寫道，“上班前酗酒影響工作、工作時間酗酒、妨礙公司正常工作秩序、妨礙公司正常生產秩序、妨礙正常生活秩序及其他有礙於公司保安工作的員工，將被禁止上班”……
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項目之間缺乏條理性或邏輯性
例如一家酒店員工手冊的“行為規範”部分這樣寫道，
“3.1員工必須恪盡職守，令行禁止，不謀私利，努力工作，勤奮上進，培養廉潔自律、友愛團結、互諒互助的團隊精神。
3.2 員工應熱愛公司，珍惜公司的形象和榮譽，不得……
3.3員工應嚴格遵守公司制定的各項規章制度，如有違反將……
3.4 工作時間不準擅離崗位、串崗閒談、戲耍、做私活、辦私事、會親友、打私人電話……
3.5 員工應該服從領導聽指揮，不得……
3.6 提倡精神文明，講禮貌……
3.7 員工應保持工作區域，設備、儀器和工具箱櫃的整潔完好……”
這幾條“行為規範”之間看不出任何的邏輯線索，而且有些條款還存在一定的重複。
因此，建議中小企業在完成“填內容”部分時，一定要從以下幾個方面對員工手冊進行語言的審核：
（1）從語言風格上，審核員工手冊是否與公司倡導的企業文化相吻合，通常來說，“寫在前面的話”的部分，應該保證語言風格的輕鬆並充滿感情，“公司概述”部分，應保證語言風格的激昂與客觀，對“行為規範”“特殊的職業要求”和“員工管理制度” 及附則部分，應保證語言風格的客觀、嚴謹； （2）從用詞與表述的方式上，審核員工手冊的表述是否簡潔流暢，是否易懂易記，去掉多餘的表述，避免過多的長句； （3）從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊每項內容之間的條理性，以及各項內容之間表述的邏輯性。
第四步：審合法
在完成語言審核後，下一步的重要工作就是審核員工手冊內容的合法性。審核員工手冊的合法性通常從以下幾個方面開展：
內容上是否與國家的相關法律相沖突
《勞動合同法》明確規定：“用人單位應當依法建立和完善勞動規章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務。”然而，目前我國許多中小企業往往忽視對相關法律的重視，而是強制推行公司的相關規定，這樣做會存在較大的法律風險。因此，中小企業在制定員工手冊時，必須充分考慮相關法律條款，有條件的企業最好將員工手冊交公司內部負責法務的人員或外部法律顧問審核。
相關制度的制定程序是否合法
《勞動合同法》明確規定：“用人單位在制定、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協商確定。”此前，我國的中小企業出臺相關制度的程序大部分都不符合相關法律的規定，因此，建議中小企業以後在制定員工手冊及相關制度時，必須按照相關程序執行，並在每個階段做好相關的文本記錄並保存，做到有據可查，避免因為程序的不合法而承擔不必要的風險。
