一、 列清單，越列工作越多，幾乎沒完成過？
《為什麼精英都是清單控》的作者寶拉·裡佐，是知名博主，也是美國電視界最高獎項艾美獎獲者。她自嘲自己“有病”，因為她喜歡列各種清單：要做的事情、要去的地方、想看的劇情、要使用的APP、喜歡的餐廳、想讀的書等等。甚至尷尬時說的話，可以逗人笑的話全部都被她列成清單。
她說，“雖說是病，但我可喜歡了。因為自己獲得艾美獎和其它大大小小的成就全部歸功於列清單。”
很多職場人也熱衷於列各種清單，願望清單、讀書清單、工作任務清單等等。列這些清單，是希望能照著完成事情。
但近年來，在任務管理APP【iDoneThis】的一份數據中顯示：
人們清單中的任務有41%是從未完成的，
50%是在一天內完成的，
18%是在一小時內完成的，
10%是在一分鐘就能完成的。
這個數據表明，每天清單中的很多任務是無效的，像那41%；而像10%的那部分，除了我們看著劃掉的任務，帶來一些虛假的成就感之外，沒有任何價值。
那麼，到底應該如何科學、高效地使用清單呢？
二、沒能完成待辦事項清單，是因為你犯了這些錯誤
首先，我們要了解在列清單的時候會犯哪些錯誤。
1.清單太長，選擇太多，導致注意力渙散
選擇太多也意味著不知道該怎麼選擇。
小萱說：“她每天到了公司，就會先打開清單APP，把一天能想到要做的事全部放到清單裡面。但是，除了寫下來，她很少再打開那個APP，因為裡面要做的事情實在太多了。”
清單太長，容易讓我們注意力不集中，在心理學有個效應叫“柴嘉尼效應”，就是指我們對未完成的事情總是念念不忘，甚至比已完成的事更易想起。
比如，你在做著方案設計時，心裡總想著今天還有績效報告要交、還有20多封郵件沒回，交給其他人辦的策劃活動的事也要今天核對等等。
可能因為事情太多，即便你寫下來，這些事還是在你腦子裡環繞，讓你的注意力不能夠完全集中，導致你在做方案設計出現了低級錯誤而不自知，等交給老闆看時已為時已晚。
2. 越小的細節越致命，截止日期最易忽略
效率和時間管理專家達蒙·扎哈里亞得斯寫的《高效清單工作法》一書中說：“沒有截止日期的待辦事項清單隻能稱為願望清單。”
很多人列清單，就是簡簡單單把要做的任務一股腦全寫上去，沒有截止日期、沒有優先級，然後就一個個挨著做，感覺很有效率的樣子。
但事實上，沒有截止日期的清單更容易讓我們拖延。
看看下面兩個場景：
- 老闆找到你，說：“把部門業績統計出來，明天交給我。”你看了下表，現在下午2點，加加班應該能完成，速度快一點的話，下班前就能完成。於是，你先把【統計部門業績】寫到了今天的待辦清單中，然後打開電腦，打起了十二分的精神，馬上進入狀態開始收集統計。下班的時候，你剛剛好完成，你在清單前面畫了個對勾，看著清單，嘴角不自覺上揚，感覺很滿意。
另一個場景：
- 老闆找到你，說：“把部門業績統計出來，下週拿來給我看。”你把【統計部門業績】寫到了今天的待辦事項清單中。但是你想了下，今天才週二，好像不急，然後你就想先刷會劇吧。今天結束的時候你連Excel都沒打開。於是，你又把它寫到了第二天的待辦事項清單中，但是到了第二天，發現還有3天時間，還早呢，你選擇了先打會遊戲。一天推一天，到週五的時候，【統計部門業績】還在你的待辦事項清單中，你覺得今天要是還完成不了，週末就要加班了。於是，才開始收集數據統計。
“帕金森定律”告訴我們：“如果留給任務的時間變得充裕，我們會主動降低工作效率，一直磨蹭到截止日期為止。”
所以，設置截止日期是一個小細節，卻又是一個完全不容忽略的細節。它不僅能幫助我們根據任務所需的時間確定任務的優先級，還能增加我們的緊迫感，集中精力辦事情。
3.任務被定義的太寬泛
任務定義太寬泛，會讓我們不知道任務要怎麼開始，從而變得束手無策。
比如，小梅負責策劃一場活動，如果她清單中直接寫“策劃活動”，這樣的清單就是定義的太寬泛。
她不知道該先做做什麼，再做什麼，就會把這件事一次次的推遲，等到快截止日期時匆忙開始。或者因為定義太廣泛，她總是想到什麼做些什麼，到最後時可能發現有些沒做，有些多做了，最後使得這個活動匆忙收場。
正確的做法是，小梅應該先把它分解成一個個的小部分：
如先確定活動主題、再確定活動的地點、活動的流程、活動需要的預算、活動需要哪些人參加，最後再一個個核對一遍。
這樣“策劃活動”這件事才能很好的完成，才不至於在活動現場弄得大家手忙腳亂。所以，定義任務的時候一定要細化，要把大任務分成一個個的任務塊，這樣才能提高做事的效率。
三、 4種有效方法，教你正確列清單
知道了會犯的錯誤，那麼，如何列清單才能更好地提高工作效率呢？我推薦給你列好清單的4個有效方法。
1.“主任務清單”+“每日任務清單”
“主任務清單”就像一個存儲庫，是記錄你每一個任務的清單，在這張清單上無需考慮任務的優先級、截止日期、完成所需的時間等，你只需把你腦中的無數個任務列出來，它的作用就是以防你忘掉要做的事。
“主任務清單”中的任務很少有全部完成的一天，而且還會隨著時間的推移不斷增多。
“每日任務清單”，顧名思義就是你今天工作的清單，它的範圍僅限於你打算今天要完成的任務。
那兩份清單要如何協同工作呢？
首先，每天早上開始工作前或者前一天睡前，檢查“主任務清單”。
其次，根據任務的優先級、截止日期、每個任務的所需時間等因素，選擇一部分放到“每日任務清單”中。
因為“每日任務清單”才是自己一天中要做的事。
比如，今天晚上你覺得這周的任務還有交項目報告、交團隊績效報告、跟領導彙報工作、跟客戶約見面聊下一次合作等等，你就可以先把這些都寫到“主任務清單”中。然後，根據任務的優先級和截止日期等判斷哪些要放到“每日任務清單”中。
假設說，明天是交團隊績效報告的最後一天，跟客戶約見面也是要趕緊辦的事。那你就應把“交團隊績效報告”和“約客戶見面”放到明天的“每日任務清單“中。
2.“3+2”法
“3+2”法是遵循一個公式：3個大任務+2個小任務。大任務需要的時間是一兩個小時才能完成，小任務則是在30分鐘或者更短的時間內完成。
這個方法的好處是每天只有5個主要任務，不會因為任務太多而增加了選擇難度。而且減少了切換的次數會讓你的注意力更集中，效率更快。你有大塊的時間就做大任務，有碎片時間就做小任務。
當然，這個方法缺少了一些靈活性，因為有一些任務需要時間在30分鐘以上，又在一兩個小時之內。所以，根據這個方法還有一個擴展法，叫“1+3+5”法。
“1+3+5”法是指1個大任務+3箇中型任務+5個小任務，這樣每天的任務數就變成了9個。1個大任務的時間還是需要一兩個小時左右，3箇中型任務的時間就是30分鐘以上，1小時以內，5個小任務的時間是在30分鐘以內。
此方法不包括那些15分鐘以內就能幹完的事情，15分鐘以內能幹完的事用“2分鐘法則”或者“10分鐘法則”去完成就好。
3.“事不過三”法則
“事不過三”法則（The Ruleof Three）是指：每天從你的待辦事項中選出要在特定日期完成、且優先級最高的三項任務。
每天就先做這三件事，而這三件事的安排最好能遵循一件是快速完成的事+一件是最容易拖延的事+一件是今天必須完成的事。
比如，回覆幾封郵件，這屬於能快速完成的事；整理一些在年終總結時會用到東西，因為年終總結還有一段時間，這件事我們總是容易拖延；再加一件今天補必須完成的事，如交項目方案。
這個方法的好處很多：
（1）三件事讓注意力更聚焦；
（2）每天先從最簡單，又能快速完成的事情開始，先讓自己有一點點成就感；
（3）再做一件需要又不太緊急的事，能消除我們的緊迫感。
我們每天先找出這樣三件事來，然後在沒有特殊情況下，優先完成這三件事或者是能推進這三件事的事。
其它的事情能不幹就不幹，能委託就委託出去，只有完成了這三件事才能把注意力轉向其它地方。
4.“便利貼”法
“便利貼”法需要一塊板和一堆便利貼，將板分成3欄，從左到右，分別為“待辦事項”、“進行中事項”、“已完成事項”。
它的使用步驟是：
在便利貼上寫下每項任務貼在最左欄（包括開始和截止日期，預估完成時間以及任務分解且每張便利貼只寫一項任務），等你開始做這件事時，把這張便利貼移到中間欄，這件事完成後，再把它移到最右欄。
比如，你要完成項目方案、交團隊績效報告、開晨會三件事，先把這三件任務寫在便利貼上，然後都貼在最左邊的“待辦事項”欄，當開始做這件事後，像開晨會，就把【開晨會】移到“進行事項”欄，完成之後再移到最右邊的“已完成事項”欄。
而寫有其它任務的便利貼依舊貼在最左欄的“待辦事項”欄中，等開始做時，再把它移到中間欄。
以此類推......
“便利貼”法的好處就是便利貼可以隨著你任務的完成情況隨時移動位置，而且每個任務處於什麼狀態下也一目瞭然。
這種方法最受公司領導人的歡迎。還有人是直接用便利貼的顏色或者筆的顏色分任務進行的情況。
如黃色表示“待辦事項”、綠色表示“進行中事項”、紅色表示“已完成事項”，這些都是這種“便利貼”法的演變。
四、結語
待辦事項只是一種工具，關鍵在於我們如何正確列清單，如何執行清單。上面的這四種方法沒有哪種方法最好，最適合自己的就是最好的。
當然，你也可以選擇幾種方法混用，琢磨出最適合自己的一種，然後，用清單規劃生活，規劃工作，創造更美好的明天。
