小白講Excel-如何讓別人乖乖按你要求錄入數據?

我們在工作中有時會接到設計製作某些功能的表,在表格的使用過程中往往需要別人來錄入數據,而他人的不小心或誤操作有可能導致整個表格的功能崩潰。為了最大限度的確保我們的表格能正常工作,除了我們在設計表格功能的時候儘量的做到最大限度的考慮的數據的兼容性,還需在數據規範錄入和表格的結構保護上下功夫。哪我們就先從數據錄入上著手,怎麼樣讓別人乖乖的按照你的要求輸入數據?

規範輸入

什麼?只要和你的同事搞好關係並告訴他們如何輸入不就行了,還用這麼費勁啊!十來年的工作經驗告訴我們,這並沒有什麼亂用,因為各種原因他們會忘,有些操作還是誤操作,你咋整,總不能天天盯著他們錄入吧!如果你做的表格能教他如何輸入是不是問題就解決了呢?聰明的你是不是已經想到了【數據驗證】?沒錯,我開始也是這麼解決的但效果卻不是很理想,想象和現實總是有一定差距,其實在錄入的過程中,需要規範輸入的大部分都是數值,因為它是各個公式運算的核心,哪我們設計需求就很明確了:

必須輸入數值:解決方案【數據驗證】(技巧等級:初級)

看好需求是數值並非數字,因為數字有可能是文本格式的數字;具體的操作步驟:【數據】->【數據驗證】按鈕,這裡需要注意的是,【數據驗證】按鈕是分上下兩部分的,上部分點擊直接彈出【數據驗證對話框】,下半部分點擊會彈出數據驗證的下拉菜單,選擇數據驗證命令也會彈出數據驗證對話框,在【設置】選項卡中為我們提供了涉及數值的所有情況,比如整數,小數,日期,時間等;

小白講Excel-如何讓別人乖乖按你要求錄入數據?

數據驗證的允許選項

看到這四個選項,哪麼問題來了,我們知道日期和時間本身就是整數和小數的數值,為什麼還要增加的日期和時間,是不是可以推測出驗證選項不光區分數據,還區分單元格的格式呢?我們會在之後的操作中驗證這個問題!

回看需求,必須為數值就只有整數和小數兩個選項了,整數通常用於物品的數量,以個,匹,科,棵,頭,只等為單位你就選”整數”,而小數的應用就廣泛多了:比如以重量,金額,%,功率,溫度,長度等單位類型的物品或屬性上,一般就要選”小數”了,這裡要說明2個問題,

選擇”整數”我們照樣可以輸入1.00這樣數值,這就說明驗證的檢測的單元格最後計算的結果;

選擇任意一項,在【數據(D)】選擇任意邏輯關係後,且”小數”的範圍值可為整數;

小白講Excel-如何讓別人乖乖按你要求錄入數據?

整數選項對應的邏輯關係有哪些

哪如果都選”小數”會有什麼不好影響嗎?

在日常的使用中,我們不難發現,Excel在數據類型上採用了弱類型的設計,也就是在Excel的世界裡,根本就沒有整數這個理念,所有的數值都是採用了浮點型(始終帶有小數部分)存儲,為了看起來整數,是經過了取整操作,而如果驗證方式選”小數”後,就有可能會忽略部分的取整操作,會導致運算中有誤差,雖然很小很小,但一旦帶入多層級運算,就會導致類似天氣預報中下雨和晴天這樣兩種完全不同的結果並且這個結果並可以預測。(詳解Excel基礎知識-微軟都無法修復MOD中的BUG,我們該怎麼做)。

自帶的選項確實能幫我們省去設計的時間,單它的功能也相對單一併不能滿足我們日常的需求,接下來就需要我們自己設計驗證規則了,【允許(A)】選【自定義】選項,接下來我們就來盤盤它。

需求:支持輸入為數值,不管是不是數值格式 (技巧等級:中級)

當我們選擇【自定義】介於選項為灰色,輸入項變為【公式】,在錄入框支持常量公式的錄入,而驗證判斷的標準是你錄入內容最終返回結果是還是,結果為常量有數值≠0,邏輯值的TURE,其它的的文本,0,false結果都為假;這個知識點會在之後用到公式的錄入知識有兩點:

  1. 公式通用引導符號“=”函數附加的引導符號“@”;
  2. 公式也分常量,函數,表達式,當前的需求需要用到表達式作為函數參數使用,使用數學運算符負號(-)、加減0和乘除1來講文本數值轉化成數值,再用數值判斷函數來判斷;

具體操作如下:

選擇要使用驗證單元格的範圍或整列,點擊【數據】選項卡下的數據驗證按鈕,彈出的


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