QQ是一个遍布全中国，正在全球普及的聊天工具，微信作为后起之秀，也笼络了不少用户。各种规模的企业都在使用QQ或微信作为他们日常工作中互相沟通和传输文件的工具。然而使用邮件进行工作交流才算是企业规范的沟通方式。
千万不要小看邮件沟通，它比即时聊天更加正式，也是一个企业的一张对外名片。一封邮件可以让别人更好地认识你，更好地认识你的公司.在与下属、同事、上级或客户进行邮件沟通时，有着不同的规范。只有遵从这些规范，才能更专业地展示你的个人形象和公司形象。
减少沟通漏斗
多层级信息传递容易产生“失真”问题。即便重点被传送了下去，也会缺少许多细节。在管理中，也有这样的问题存在。当一个人和另一个人沟通时，嘴里说出来的信息已经打折，往往只能说出80%的信息了。而在信息接收者一端，最终能够接收到的信息可能只有60%，而其中能消化掉的只有40%。在一段时间过去之后，这一段听到的记忆会逐渐消失，直至被彻底忘记。特别是在一个大企业中，一个任务的传达往往要通过层级的方式，而这就像一个漏斗，当任务下达到最底层的时候，已经漏掉很多东西了。
运用邮件恰好能够避免人与人沟通之间的信息漏斗。一方面，文字表达更加严谨周密；另一方面，口头表达较难达到“原句传递”的状态，而邮件可以实现“原文转发”，这极大地保证了原信息的真实性和完整性，防止信息被过滤而导致理解偏差。
逻辑严密
大家在打电话或者面对面交流时，往往是想到什么说什么，而如果用邮件操作，就会有更多的时间去思考措辞，并且条理清楚地进行表达。
通常，邮件写作习惯用序列号罗列出要点。在写作的时候，发送者就自然而然地会对自己的想法进行梳理，锻炼了逻辑思维能力。这种专业严谨的表达，有助于任务接受者进行理解，提高沟通效率。
随时随地、多设备同步读取文件
信息保存邮箱有一个非常显著的特点是，不管使用者在何时何地用哪种电子设备，都可以阅读邮件内容。在这一点上，即时聊天工具就不能做到， 因为一般它们的聊天记录都是储存在本地的，无法实现随时随地、多设备同步读取文件。虽然现在不少软件增加了漫游系统，但仍然有局限性，尤其是涉及文件保存的时候。在手机QQ对话框收到的文件，不一定能够在电脑QQ上接收到。但如果使用邮件，不管是手机、电脑还是iPad，只要有邮件应用或者网页浏览，都能接收和阅读。
另外，聊天工具的文件保存能力也不及邮件。QQ和微信在接收或传送文件之后，只能保存7天，一旦过期就无法查阅了。如果需要再次下载，只能再联系对方，这会带来更大的沟通成本！
