準備好了發言稿，做好了PPT，是不是就萬事大吉、坐等在會上向領導彙報了？
恐怕沒這麼簡單。
開車上路之前，你通常會查看電子地圖，看看哪裡有擁堵，設計好出行路線。上車後，你會檢查車況，看看儀表顯示是否正常。做足了準備工作，開車上路才會放心。
同樣的，在彙報工作前你也需要進行周密準備，才能確保彙報萬無一失！
核對數據
※ 確保數據準確
有一次我給領導做彙報。已經講了幾十頁PPT，領導突然打斷我：“你退回到第5頁我看看。”然後指出：“你這兩頁之間數據的邏輯關係不對，得不出這個結論。”說完領導站起身來：“你再好好檢查一下，看看別的地方是不是也有問題。”然後轉身走了。一次彙報就因為數據不嚴謹而失敗了，令我非常羞愧！
高層領導一般都曾是一線業務高手，對於數據的合理性、邏輯性具有敏銳的直覺，彙報時任何疏漏都難逃他們的法眼。一旦被領導抓住破綻，就可能被窮追猛打。
因此，彙報前需要仔細核對數據是否準確，特別要驗證數據之間的邏輯關係。
※ 確保數據一致
即便是同一個指標，由於數據來源和統計口徑的區別，不同部門也可能在理解上存在差異。如果不事先確認，就可能在會上遭遇相關部門的質疑，導致尷尬的局面。
所以，如果數據與其他部門有關，一定要事先與之確認，以保證數據口徑一致，或者能夠對差異做出合理解釋。
確認結論
※ 與上級領導確認
如果你在彙報中提出的觀點有可能引發爭議，最好提前與直接上級溝通以獲得他的支持。這樣的話，在彙報時萬一遭到質疑，直接上級就會挺身而出為你“站臺”。
千萬不要想著“憋大招”一鳴驚人！如果上級領導對你提出的觀點毫無準備，你就無法指望他替你解圍了。萬一上級領導也站出來反對你的觀點，你可就悲催了！
※ 與兄弟部門確認
俗話說：“醜話說在前頭”。如果涉及對其他部門的負面反饋，一定要提前與相關部門打好招呼，包括情況是否屬實、表述是否恰當——畢竟在老闆面前被人揭短不是一件愉快的事。大家低頭不見抬頭見，彼此總要給些面子。
估算時間
你有沒有經歷過這樣的場面？
前面的彙報講得非常細緻，突然一看錶發現時間只剩五分鐘，竟然還有一半內容沒講！於是只好道歉：“真不好意思沒時間了，下面我挑重點講講吧！”結果後面變成“蜻蜓點水”，彙報在匆忙中結束。
如果不事先計劃好時間，彙報就容易出現“頭重腳輕”的情況。如果準備了精彩的內容，結果由於時間的緣故不得不割捨，真是太遺憾了！
在職場彙報的時候，如果給予的彙報時長為20分鐘，其中用來講述的時間也就10分鐘左右。你需要給過程中的質疑和最後的提問環節留出充足時間。
要想從容利用時間，你就要事先做好時間規劃，設計好開頭、中間、結尾各部分的大致時長。彙報的時候，通過把握幾個關鍵節點控制好彙報的節奏，或者請同事現場給你暗示。
演練評估
有人說：“我有演練啊！每次彙報前我都把PPT從頭到尾通讀幾遍。”
這叫“熟練”，不叫“演練”。
所謂演練，就是完全模擬實際彙報的情境，完成至少一次完整的宣講過程。一個人把彙報內容在心裡無聲地過一遍，是起不到演練效果的。
只有通過演練，才能發現語速、語調、音量是否合適；
只有通過演練，才能發現結構是否合理、觀點是否鮮明；
只有通過演練，才能知道哪裡語句不夠精煉、銜接不夠自然；
只有通過演練，才能體會整個彙報的節奏感和流動感，從而形成身體記憶。有了身體記憶，才能減少思路阻滯，實現自然流暢的臨場發揮。
在演練時，我們需要構建與實際情況儘可能相似的場地環境，包括空間的大小、講臺的位置、有沒有話筒等等。
你還要邀請幾位熟悉業務並且樂於坦誠交流的同事扮演聽眾，在過程中像領導那樣隨時打斷你，挑戰質疑你的觀點。你可以給同事們做一下分工：
- “時間郎”負責檢查整體和每個部分是否超時；
- “哼哈將”負責檢查有沒有口頭禪；
- “語法官”負責檢查表達中有沒有語法錯誤；
- “形體師”負責檢查肢體語言的恰當性。
演練結束後，你要邀請同事們對你的表現給出反饋：
- 彙報主題突出嗎？論證邏輯清晰嗎？
- 講話的語速、語調、停頓運用如何？
- 有沒有“嗯”“啊”之類的口頭禪？
- 講話時的表情和肢體動作是否自然？
- 整個彙報的時間分配和時間控制是否得當？
- 回答問題是否從容鎮定？回答的質量如何？
如果找不到聽眾，你也可以在會議室面向虛擬的聽眾演練，同時用手機拍下視頻，事後回放檢視。實在沒有條件，自己在家對著鏡子演練也是一個替代的辦法。
準備問答
無提問，不彙報。彙報必定有問答環節。
要想在問答環節從容不迫，就需要對領導可能問到的問題進行針對性準備。
你可以自己準備問題，也可以請同事以頭腦風暴的形式生成問題。對於每一個問題，你要事先精心準備答案，做到爛熟於心。在演練時，你需要像在實際彙報中一樣，對每個問題進行規範、完整的回答。
即便像喬布斯那樣的演講大腕，在產品發佈會之前也會用十幾天的時間精心設計和演練。他們為了追求最佳效果，甚至會規定說每一句話時站立的位置、每一束燈光投射的方向。
臺上輕鬆寫意的背後，是臺下精益求精的雕琢。把功夫下在前頭，才可能現場應付裕如，立於不敗之地！
原創頭條號：表達致勝 轉載請註明出處
