在物業管理的日常工作中，需掌握的常用文書主要有以下幾種：通知、通報、報告、請示、函、會議紀要、總結、計劃、下文的闡述，主要是針對物業管理行業的公文書寫。
一、通知
通知是物業管理工作中應用最為廣泛的一種文書，用於傳達上級指示，公佈、轉發、報送有關文件，告知某些事項。
格式：
1、標題：可以直接用文種“通知”作標題，也可以用事項+文種作標題，例如：關於做好疫情防護的通知。
抬頭：可以根據需要選擇單位名稱或個人姓名+尊稱）例如：XX單位，XX業主。
正文：通知事項。
4、結尾落款：署名+日期，例如：XX物業服務中心 年 月 日
二、通報
通報在物業管理工作中主要用於表彰先進個人或部門，批評個人錯誤，以及傳達重要精神和情況。
格式：
標題：可以直接用“通報”作標題，也可以用事項+文種作標題，例如：關於XXX的通報。
2、抬頭：根據正文內容可以選擇表述，也可以不表述。
3、正文：通報事項。
4、結尾落款：署名+日期，例如：XX物業服務中心 年 月 日
三、報告
在物業管理工作中，報告通常是下級向上級報告情況；分公司向總公司報告情況等。可一事一文，也可綜合行文，可依據上級要求撰寫、呈報，也可根據需要自行呈報，上級對此文種可不予批覆批示。
格式：
1、標題：事項+文種，例如：關於4月份物業費用支出的報告。
2、抬頭：根據正文內容可以選擇表述，也可以不表述。
3、正文：報告事項，可另加附件，附件另附文件。
4、結尾：署名+日期，例如：公司財務部XXX、XXX物業項目 年 月 日。
最下方可加註：主送： 抄報： 抄送：
四、請示
在物業管理工作中，請示適用於向上級領導、上級單位、上級公司的請求，要求一事一文，是工作實施前請求上級批覆、批示的文種。請示和報告最大的區別就是請示的結尾有一個請上級答覆的格式。
格式：
1、標題：事項+文種，例如：關於景觀水泵外委維修的請示。
2、抬頭：公司領導或上級公司。
3、正文：請示事項，正文結束另起一行，加上請示語，例如：妥否，請示、請領導批示等。可另加附件1，附件2等，附件目錄位置在正文與署名之間。
4、結尾落款：署名+日期，例如：工程部XXX、XXX物業項目 年 月 日。
最下方可加註：主送： 抄送：
五、函
函是不相隸屬的單位之間相互商洽工作，詢問和答覆問題，也有向有關主管部門請求批准的。“有關主管部門” 不是上級，而是平行的關係，此文種適用於工作業務不相隸屬行政關係的供應商、外包單位等協作單位，函包括：聯繫函、請覆函、請求函、答覆函。
格式：
1、標題：事項+文種，例如：關於加快3號樓電梯維修進度的函。
2、抬頭：單位名稱，例如：武漢通達電梯維保公司。
3、正文：洽談內容。
4、結尾落款：署名+日期，例如：XX物業管理有限公司 年 月 日
六、會議紀要
物業管理工作的會議紀要，主用於記載和傳達會議精神以及議定的事項。
格式：
1、標題：文種(會議紀要）。
2、抬頭：
時間： 年 月 日 時
地點：××會議室
出席單位（人員）：
內容（議題）：
3、正文：會議內容簡要。
4、結尾落款：署名+日期，例如：XX服務中心 年 月 日
七、總結
物業管理工作的總結，按主體主要有個人總結，部門總結，分項目總結等。按時間有季度總結、年度總結等。定義同報告。
格式：
1、標題：事項+文種，例如：秩序維護部停車場管理工作總結。
抬頭：無。
正文：事項總結的內容。其中基本要素有：
3.1：上一段時間的工作的成績，存在的問題及不足；
3.2：取得成績的體會、經驗；
3.3：在結尾部分，對下一段時間的工作做一個簡單的描述，提出思路。
結尾落款：署名+日期，例如：XXX(個人） XX部門 年 月 日
八、計劃
計劃是物業管理工作中應用較多的文種，是對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定計劃，計劃內容的範圍都是“做什麼”、“怎麼做”和“做到何種程度”三大項。
格式：
1、標題：單位（部門）＋時間＋文種，例如：工程部下半年工作計劃。
2、抬頭：無。
3、正文：計劃內容。
結尾落款：署名+日期，例如：XXX(個人） XX部門 年 月 日
