費用報銷是會計核算中發生頻次最高，問題也最多，千萬不可忽視。
很多會計人員工作一段時間後會發現工作中的幾個亂象：二級科目越加越多、有的科目重複交叉、其他費用龐雜隨意。二級科目的設置應力爭做到不重、不漏、不亂、有序。欲達成此目標應遵循幾個原則。
一，依據費用性質分大類排序。
以管理費用為例，費用可梳理為以下七類：
薪酬類費用：主要核算管理部門人員的工資、獎金、五險一金、福利費等；
日常類費用：管理部門經常發生的日常費用，如辦公費、交通費、圖書資料費、差旅費、業務招待費、通信費、快遞費等；
專項費用：培訓費、審計費、中介服務費等；
辦公場所類費用：辦公場所租賃費、物業費、水電氣暖費等；
攤折費用：固定資產折舊、無形資產攤銷、長期待攤費用分攤等；
資產減值：減值準備、存貨跌價準備固定資產減值、無形資產減值等；
其他費用：上述分類不涵蓋的費用。
銷售費用的分類與管理費用分類大致相同。區別在於銷售費用中的專項費用主要為廣告費、宣傳費、市場推廣費等，銷售費用不包括資產減值。
對費用區分大類一方面可以方便管理，有利於事後分析；另一方面可以讓費用歸集有序，避免重複設置二級科目。
二，費用科目不可交叉。
每個費用科目設置後，應確定它的核算範圍，涵蓋在核算範圍內的費用名目不要重複設置明細科目。譬如，業務招待費與禮品費，交通費與過橋過路費。如果需要將費用核算得更加明細化，可以平行設置不重疊多個科目，譬如將“五險一金”科目分解為“養老保險”、“醫療保險”、“工傷保險”、“生育保險”、“失業保險”、“住房公積金”六個三級科目。
第四，其他費用要瘦身。
如果費用二級科目建得太少，費用歸集時常會發現找不到地方擱。一些會計人員為了省事，會將之記入“其他費用”，最後“其他費用”就成了費用垃圾筐。一時固然省事了，後果是後續的費用分析會困難重重。對“其他費用”瘦身，最好的方法是將經常發生的費用名目增設為新的二級或三級科目。
第四，科目層級不要設置太多。
費用核算要做到清晰，就需要減負。費用科目清爽，也是減負精神的體現。建議費用核算到三級科目為止，就不要設置四級科目了。科目層級越少，出錯的概率就越低。如果需要將三級科目核算的內容明細化，可以將明細項直接增設為三級科目。
