《工具》-管理者个人如何使用PDCA?

如何判断一个人是不是快乐?有两个标准:

1、第一个标准就是每天早上醒来,是不是很想去上班,如果很想去,快乐50%。

2、第二个标准是每天下了班以后,是不是很想快点回家,如果也是,100%快乐。

3、最痛苦的人是谁呢?每天早上醒过来就想:今天不用上班就好了,最后要不要去?要去。下了班以后说今天不回家就好了,最后要不要回?要回。

PDCA循环,一个老话题了,大家都知道要这么做,但在平时的生活和工作当中,你是否真的都这样做呢? 当你发现你面对的困难重重,寸步难行时,是否反思过是因为自己一开始的方法就不正确?

本文包涵了PDCA循环的背景、内涵、特点、四大阶段八大步骤以及PDCA在管理者个人日程中的运用操作指南详解。

1、PDCA循环就是最简单又很有效的一个方法,做工厂的人有个体会,做工厂只要把简单的事情做好,就是一件非常不简单的事情,比如6S说起来很简单,但是真正做好5S的企业没有几个,一个企业只要踏踏实实把6S做好,就是一个很优秀的企业了。

2、PDCA也是一个很简单的东西,一听都懂,但是用起来就比较难,6S跟PDCA一样,都是属于那种知易行难的东西,就是了解很容易,做起来很难,坚持很难。

一、PDCA的来源

PDCA循环的来源和定义PDCA最早是由美国质量管理专家戴明提出来的,所以又称为“戴明环”。他是美国的一位质量专家,当年他在美国提出这个质量管理体系以后,没有受到重用,就跑到日本去了,所以日本所有的质量管理都是戴明博士开头的。

二、ODCA的基本含义

理所应遵循的科学程序。PDCA分别代表的含义如下:

1.P(PLAN 计划:确定方针和目标,确定活动计划

2.D(DO)执行:实地去做,实现计划中的内容

3.C(CHECK)检查:检查效果,把实际工作结果和预期目标对比,检查计划执行情况。

4.A(ACTION)处理:对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化;失败的教训加以总结,以免重现;未解决的问题放到下一个PDCA循环。

三、PDCA循环的四个特点

1.周而复始

PDCA循环的四个过程不是运行一次就完结,而是周而复始地进行。一个循环结束了,解决了一部分问题,可能还有问题没有解决,或者又出现了新的问题,再进行下一个PDCA循环,依此类推。做企业的心得就是:标准化,就是制订一些程序、标准,不断地完善程序、标准;就不断地去发现问题、解决问题。

2.大环带小环

类似行星轮系,一个公司或组织的整体运行的体系与其内部各子体系的关系,是大环带小环的有机逻辑组合体。

3. 阶梯式上升

PDCA循环不是停留在一个水平上的循环,不断解决问题的过程就是水平逐步上升的过程。

4. 统计的工具

PDCA循环应用了科学的统计观念和处理方法。作为推动工作、发现问题和解决问题的有效工具,典型的模式被称为“四个阶段”、“八个步骤”。

五、PDCA循环的八个步骤

1.分析现状、发现问题

在做计划之前,需要分析一下现状是什么样子的?问题在哪里?可以分析质量问题、交期的问题、安全的问题以及效率的问题。第一步找到问题,就像医生看病一样。

2.分析影响因素

第一步把脉,第二步把完脉了,分析各种问题中的影响因素,这个时候就可以用很多方法了,比方说鱼骨图、5W2H、4M(人、机、料、法)等等,用这些方法来分析,到底有哪些因素?

3.分析主要因素

把所有的分析因素分析完了以后,再来分析主要因素是什么。每一个问题的产生,都有少数主要的因素,比方说影响这个问题的产生有十个因素,按照二八原则,大概有两个到三个是主要因素,找到主要因素才能够彻底解决问题,如果找不到主要因素,那问题是没办法解决的。

4.采取措施

分析到主要原因以后,针对主要原因采取措施。在采取措施的时候,要考虑下面的这几个问题:

5W1H:

第一个W是Why,为什么要做这个事情,这是最重要的,为什么要制定这个措施?

第二个W是What,我们要到哪里去?我们要执行什么目标?

第三个W是Where,在哪个地方做?

第四个W是Who,谁来负责完成?

第五个W是When,什么时间完成?

一定有开始的时间跟结束的时间,每一个目标都必须要有一个期限,没有期限的目标就等于没有目标。

最后一个H是How,怎样去执行?

这些5W1H,都要在我们的计划里面出现,要考虑这五个问题。现在还有人再加一个H,就是5W2H,How much,就是做这个事情要花多少钱。

如果计划很好,但是可能投入产出比不划算,所以,我们每做一个PDCA循环的时候,都要考虑要花多少钱。How much,就是现在非常流行的所谓的财商,做任何事情都有成本观念。

5.执行

就是按照措施计划的要求去做,开始执行,执行一般都是要求员工去执行。

6.检查

把执行结果与要求达到的目标进行对比。

如果要检查有一个问题,我们定计划的时候要分阶段目标,如果没有阶段目标怎么检查?这个事情一个月完成,那一定要说第一周到哪里,第二周到哪里,第三周到哪里,如果没有这个,就没办法做检查,所以,定计划一定要分段来定,甚至每天、每个小时,都要有它的目标,这个时候才能检查,如果没有这个目标,是没办法检查的。检查完了以后进行对比。

7、标准化

把成功的经验总结出来,制定相应的标准。

8、把没有解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环中去解决

每个问题不一定靠一个PDCA循环,就能够解决掉的,有时候一次解决掉,有时候可能要转几次。看病也是一样,最好的方法是保持自己的健康,不要去看病。换句话说,不出问题最好,出了问题解决问题有时候,不是一次两次就能解决掉的。

六、个人如何使用PDCA?

以下是按照PDCA流程写的工作日志内,针对周和月份的另外整理。

工作日志模板举例:

P:

今日计划:每天计划要做的7件事情。

(1)计划内容:

当天计划要做的事情,一般6-7项(分重点项目,日常项目,临时工作等,按重要紧急程度)也就是工作事项12345,时间、人物、事项、完成进度,关键注意点; 制定今天的任务,紧迫及重要、紧迫、重要的顺序。

(2)考核标准

(3)完成情况

(4)点一盏心灯:养成每天接受一句励志名言格言警句的激励,保持一种积极上进的情绪的习惯。

D:

1.今日事务全记录,量化目标,完成状态。

2.实绩工作内容--当天工作事项的工作内容、活动结果,工作完成情况。

(1)执行中的具体工作、日常事务处理,每天工作流水账,今天完成的。

(2)今日灵感:养成随时记录自己的灵感(主意、点子、思想火花、很有诗意、很有哲理的句子等),防止智力资源的浪费的习惯。将一些突发的写作灵感随时记录,定时整理每天心得感受,个人感悟,提醒,甚至电话记录等。

包括每天发现的问题,解决问题的方法、合理化建议及临时的灵感,只言片语等。只要想到就可以记录下来,随时随地记录。这些心得、灵感常常一闪而过,需要及时记录和实践;

(3)今日学习:知识积累,养成每天晚上回顾当天所学知识,及时复习、默写下来并保存的习惯。每天学习记录,学习具体内容,效果,如何在工作中实用

(4)每天写经理人日记,在管理工作中经常会遇到一些小问题或突然之间来了灵感。这些都应当记 录下来 ,否则就太可惜了。

C:

检查问题点在处理本项工作的过程中发现的问题,潜在风险,工作中应注意的情况。解决对策--对于发现的问题,你如何去解决。

A:

今日反省:养成每天反思自己的学习、工作、思想、行为,在反思中成长,在反思中前进的习惯。每天晚上总结归纳--经验总结,总结一天的工作得失。

(1)当天工作亮点、工作心得、每天心得感受。

(2)改进方法:当天工作教训、建议,要对所做的不满意的事情,提出改善的方法,潜在风险及其规避措施,完成下一步的几点行动措施。

(3)突然闪现的灵感,对某事某物的看法:今天什么事情没做完?(做完了什么事)、今天什么事情没做好?(做好了什么事)、今天什么事情没有做?(做了什么事)

P:

1.明天计划。明天该做什么事?明天该怎么做好该做的事?

2.明日规划:养成每天晚上规划第二天要做的事,按首要、紧迫、必须、打算排列好,及时提醒,做到 “当日事,当日毕”的习惯。

从今天开始养成PDCA的好习惯,让自己向成功迈进吧!!