“小李呀，通知大家下午3點開個會！”
這句話在職場中應該是再熟悉不過了。大家都有被領導抓差去做一些跑腿的時候，準備一項辦公室會議，你以為只是發個消息通知大家，到時間點了按時參加那麼簡單嗎？too young了吧！精英君今天就叫你，怎麼從這麼一件看似打醬油的事情上，把醬油打到carry全場。
1. 明確會議內容
接到領導的一手通知後，你就是會議召集人了，領導說讓你安排個會議，千萬不要回復“好的”，就草草結束了對話，馬上追問會議內容，請領導明確：
a． 會議主題
b． 需要參會的同事
c． 需要準備的材料
d． 會議室的確定
請記住以上幾個要明確的要點，要知道，如果等你需要確定時，又一次次給老闆打電話詢問，實在是顯得你這位助手太不專業了。撇開你可能並不能隨時聯繫上老闆的情況，如果因為這點小事三番五次給老闆打電話，那麼你在上司心裡的業務能力和職業水準絕對會大打折扣。
2. 發佈會議通知
明確會議內容後，你應該心中有數會議大概需要的時長去預約相應的會議室，此外，在發佈會議通告之前，先列好出席人員的名單，然後向需要參會的同事發會議通知，請需要彙報的同事做好準備工作。如果準備工作量比較大，而距離開會時間還遠，可以先發一個關於準備參加會議的通知，在開會前，再發出開會通知。職場上通常採用的手段是書面郵件，郵件中明確會議的時間地點及議題。
如果出現會議的重要彙報人無法參加的情況，你需要第一時間通知領導，是否取消或是延後會議。當然一些只是建議出席的人如果不能參加，就沒有那麼重要了。
這裡，無憂精英網特別提示，在做完官方的正式通知後，有經驗的職場老鳥往往會給個順水人情，私下告知某彙報人“老闆對你的項目很重視，我提前給你打個招呼，好好表現哦！”這麼做不僅給了同事小人情，還能同時保證會議質量，讓整個會議能夠高效得進行下去，最終也給會議召集人記上一功。
3. 準備資料與會議室
會議開始前，作為召集人你需要提前檢查並調試好投影儀，儘早地將大家的ppt拷到會議室電腦裡，並至少放映一遍，核實有沒有亂碼、動畫能否播放等。這麼做一是保證會議的高質量進行，以免在會議過程中再去調試而浪費了大家的時間，二來還能夠對每個人的發言有一個初步對認識，方便進行會議記錄，如果你還能對彙報者的ppt提一些意見，告訴他某幾頁的內容是老闆關注的重點可多花一些時間重點彙報，他們會感謝你的。
作為會議室的預約人，你需要在會議結束後做好會議室的整理工作，確保關閉投影儀，清理好茶水垃圾，歸還會議室鑰匙等。
別小看了辦公室會議準備這件事，職場中只有打醬油的人，沒有打醬油的事。如果連一個小會都安排不好，領導如何指派你去安排更重要的事呢。
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