忙忙碌碌一整天，下班前恍然发现重要的工作仍未完成。
事情多到没朋友，却感觉无从下手，剪不断，理还乱。
旧事未了新又来，任务越积越多，效率越来越低，陷入恶性循环。
最近被上述状态所困扰，工作状态越来越差，仿佛歌词中的陀螺，转转转转，不能停歇。几经尝试，终于渐渐走出混沌状态，让纷繁复杂的工作重归条理。
跳出惯性思维，以局外人的角度寻求破局之道
01.列出任务清单
陷入繁重的工作任务中，人往往不能理性判断自己面临的工作量。任务越多，越需要冷静下来，花时间列出任务清单，这是破解困局最关键的一步，正如磨刀之于砍柴。
02.识别半小时内可以解决的任务，优先处理
人经常下意识将不重要不紧急的任务向后推，包括并不复杂，解决时间很短的事情，然而这类任务会加重工作超多的感觉。看完任务清单，我决定从这些工作开刀，其中不乏一些三言两语即可处理的事情。一个上午，让我的任务清单划掉一半。
03.延迟响应新的临时请求
工作中不可避免有很多临时请求，本着互帮互助原则，出手相助本是应当。然而处于混沌的工作状态时，任何一件小事都可能成为压垮骆驼的稻草。尝试跳出困局的过程中最好延迟响应或者避免类似请求，例如把自己关到无人的会议室中一段时间。
04.保持专注
专注可以让工作效率大幅提升，然而保持专注很难，人的注意力非常容易被吸引走。如果条件允许，可以使用射灯，营造自己在舞台中央的感觉，从而提升专注力。我选择另外一个小技巧，贴纸写上专注二字，置于显眼之处，时刻提醒自己。
05.集中精力解决最困扰我的任务
完成上述几步，然后做最重要的一件事，识别和解决最困扰我的任务。你可能会说，这不是废话么，别急，还真不是。经过第二步，我的任务清单已经短很多。这时，我冷静下来问自己，让我陷入烦躁和无助的任务是哪一件？创伤虽多，致命唯有一处，其它工作任务只是加重杂乱无章的感觉而已。问题核心是一个复杂的任务，因而被我一再拖延，终于让自己陷入暴走的状态。最终我花了两天时间集中精力处理完此事，混沌的工作状态渐渐明朗。
06.透过表象识别任务的内在联系
最后，再审视剩余任务，我惊讶的发现一个被忽视的细节。多个来源不同、需求不同的工作任务，其核心事务是相同的，仅仅外在表象有差异而已。只要完成从多个任务中抽象出来的共同事务，再稍加差异化处理，即可同时完成多件任务。就像梳理工作计划，可以指导自己日常工作，也可以用于向领导汇报。将某个成果用于多个任务是正向思维，人习惯使用。但从多个任务中抽象提取相同事务是一种逆向思维，需要不断练习。
至此，终于让自己从近期无序而烦躁的工作状态中解脱出来。救火不易，何不防火。如何才能避免再次陷入混沌状态，我会尝试两个方法，时间管理和做减法。
善用时间管理方法，维持条理的工作状态
重要紧急事务分类都听过，但严格使用的人恐怕不多，很重要的原因是分析一件任务的重要紧急程度，并且与现有工作对比原来就是一件耗费时间和精力的事情。所以我尝试对方法进行优化，如上图所示，将自己的所有工作任务进行分类，比如说本部门事务和其它部门事务，或者本职工作和协助工作等等，形成一颗任务分类树。对任务分类的重要性进行划分，比如本部门事务属于重要，其它部门事务属于次要。这样，每接到一件任务，下意识将任务从任务树向下流动，结合紧急程度，可以自然流动到重要紧急矩阵的某一象限。然后，就是传统的解决思路，重要紧急事情马上做，重要不紧急的事情列计划。
学会做减法，提高精力分配收益
用一个概念解释为什么要做减法，ROM，管理精力分配回报。人的精力有限，做为一名管理者，假设精力分配到自己完成具体业务，创造效益为A。精力分配到赋能5个员工，每个员工额外创造效益为B。那么，只要5*B>A，管理者就应该将精力分配到赋能员工，而非细节业务，因为前者收益更高。也就是要做减法，选择性做事，用有限的精力去做收益更高的事情。
个人也一样，学会做减法，努力尝试更高量级的事情，获取更高精力分配收益。谷歌第一工程师杰夫·迪恩工作20多年，完成的项目只有个位数，但每个项目都是改变世界的。假如你是一个身上有两百斤重担的领导，你喜欢稳稳当当分担30斤的员工？还是喜欢愿意同时挑50斤，但经常半路撂挑子的员工。工作成绩不取决于承担了多少任务，而取决于完成了多少，正如80分完成两件的事情远不如100分完成一件事情，一个道理。
当烦乱的工作全放下，当匆忙的脚步全停滞，当揪心的忧愁全推翻，天地间一下变得豁然开朗起来。工作如此，生活亦是如此。
閱讀更多 87認知錄 的文章
