在IBM公司管理章程的第二章“股東會”中,對會議地點、年會、臨時會議、會議通知、法定人數、會議組織、會議程序、表決、股東名單、選舉監督人員等事項的處理都做出了具體規定。其中非常值得我們借鑑的有兩點。一是規定好了正常情況下股東年會的舉行日期,二是會議主席的人選順位和會議秘書安排。
1.股東年會
設若當天不是法定假日,選舉董事及處理此次會議前已適當提交的其他事務的股東年會應在每年4月的最後一個星期二舉行。如果當天是法定假日,則順延至該假日結束後的第一天。
如果任何一次股東會不能在上述指定時間召開,或者在此次會議或任何復會上擬選舉的董事(職位)未被選出,董事會應在此日期後任何便利的時候立即召集一個臨時股東會選舉董事,並按本章程有關股東年會的規定發出通知。在該等臨時會議上,股東可以選舉董事、處理其他事務,其權利與效力與正常召集的股東會相同。
2.會議組織
每一次股東會議,董事長是會議主席。如果董事長缺席,總裁作為會議主席;如果董事長和總裁均缺席；副董事長作為會議主席;如果董事長、總裁和所有的副董事長均缺席,將由一位執行副總裁作會議主席。
如果上述人員均缺席,將由一位高級副總裁擔任會議主席。公司秘書負責作會議記錄,如果公司秘書缺席或無法擔任會議秘書,會議主席將指定一位會議秘書。
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