在一些對時間性要求較高的政府採購項目（不包括採用單一來源方式實施的項目）中，實際響應的供應商數量往往達不到三家的最低法定要求，有的甚至只有一家供應商前來響應，採購人的迫切需要與政府採購法的原則規定出現了“衝突”。
一、數量不足三家，能否“變通”搞“會辦”
為解決這一“衝突”，採購代理機構作為採購活動的組織者會應採購人工作上的迫切要求採取“變通”的辦法，以“忽略”法律規定，試圖以“會辦”的方式逃避法律責任和分散違規操作可能帶來的風險，保證採購活動的繼續。其“變通”的做法大致是，讓供應商退場，採購代理機構召集採購人代表、公證員、現場監督人員、評審專家等參與採購活動的有關各方人員，向眾人說明採購活動如果繼續將與政府採購法律法規相牴觸，但事實上採購活動又不能停止，鑑於這一現狀，為保證採購任務在規定時間內完成，需要大家形成“決議”，並在“決議書”上“會辦”，除採購代理機構、採購人代表外，參與採購活動的其他有關人員一般不會“半頓”，認為採購的事本來與自己就無關痛癢，籤個字未嘗不可，何況大家都能籤，我幹嘛不能籤，受這種從眾心理的驅使，“變通”會很奏效。
“會辦”現象好發於特殊設備的採購，採購代理機構為什麼會在採購活動中出此“下策”，其主要原因有三點：
一是採購項目的時間性極強，採購活動必須保證一次成功，沒有回頭路可走，如110報警及醫療設備的採購，還有公務車輛定點保險項目的採購，若遇到類似情形斷難“重新來過”，因時間問題引起的行政的、經濟的、人身的事故責任誰都無法擔待得起，因而採購代理機構寧願違反程序操作也要將採購活動繼續下去，實屬無奈；
二是採購方式把握不準，錯誤地認為公開招標方式最好，邀請招標次之，競爭性談判再次，詢價採購更次，單一來源方式不能用，在採購項目實施前缺乏市場行情的調查研究，不分青紅皂白地採用非單一來源方式，其中對公開招標方式更是鍾愛有加，其實儘管公開招標是主要採購方式，但有些採購項目只能使用單一來源方式；
三是資格條件、服務條款“門檻”過高，付款方式過於苛刻，究竟原因或是通過“高門檻”來期望高質量、或是通過“高門檻”來限制供應商自由進入以保證某一特定供應商，如某地的110報警系統預算為20萬元，但供應商的資格條件很高光註冊資金就要求1000萬元，還有售後服務有這樣的條款“三年全免費服務，以後每逢重大節日由專人巡迴檢測”，付款方式為“首付30%，24個月後再付30%，餘款在36個月後付清”，採購方式為競爭性談判，只有3家供應商購買談判文件，談判活動開始前一天，有一供應商說，“售後服務要求太高無法響應，我們放棄”，另一供應商說，“付款方式我們不能接受，我們不參加”，這個項目還未開始應宣告“流產”。
二、“會辦”管用嗎？
“會辦”實質上是採購代理機構將未來可能或必定出現的法律責任分散並轉嫁給其他有關當事人，為違法違規操作尋求“藉口”，在政府採購活動中，經過集體討論所決定的事項並不完全符合法律規定，“會辦”的效用也並不能凌駕於法律之上，經“會辦”所繼續實施的採購項目並不能逃脫法律的約束；“會辦”將誤導正常的採購行為，採購人認為法律條款也可“通融”，將懷疑採購活動的公正性，採購代理機構如常用此“變通”之法而不進行反思，直接影響規範操作的良性發展，為違法違規操作開“方便之門”，使不良供應商和採購人有機可乘；”會辦”從表面上看似乎能體現集體負責的精神，其實出了問題、遇到麻煩，結果“誰都不願負責任”。
可見，供應商數量不足法定要求，“會辦”根本無法彌補這一不足，更為重要的是”會辦”並不能為違法違規操作披上“合法外衣”，只是包括採購代理機構在內的有關當事人的一廂情願而已，通過”會辦”而繼續實施的採購項目不能改變違法違規操作的性質，有關當事人勢必要被追究法律責任。
三、如何有效避免“不足三家”
一要依法選準採購方式。廣大采購代理機構和採購人在採購活動開始前要充分地做好調查研究，根據採購項目的具體狀況實事求是地科學地選用法定的採購方式，避免因採購方式不恰當而帶來的一系列問題，公開招標應作為首選的採購方式，但並適用一切採購項目。
對特殊的項目應採取特殊的方式，以提高採購效率，保證採購質量，當然這個特殊的前提是置於法律的嚴格監督之下，如採用非公開招標方式則必須履行變更報批手續，另外還應大膽地使用單一來源採購方式，不能視單一來源為“洪水猛獸”，這也是法定的採購方式之一，只要符合條件就可使用，但要注意規範操作。
二要科學編制採購文件。對一般的採購項目不能人為地設定一些特殊條件以限制供應商參與採購活動，要維護政府採購法令的統一性和權威性，維護政府採購競爭秩序的公平性和公正性，防止別有用心的採購人和供應商進行串通，採購代理機構在編制採購文件時要仔細地審查採購文件中是否有一些特殊的且供應商通常不能響應的資格條件，採購人是否在售後服務、付款方式等方面設定一些不正常的特殊要求，使供應商無法響應等，如有必須堅決刪去。
三要及時採取補救措施。在政府採購活動中必須時刻堅持以法為鑑，嚴格依法操作，當停則停，絲毫含糊不得，對搞了“會辦”的違法違規操作項目必須及時補救整改，如採購人的時間要求相對寬鬆，整個採購工作應重新組織；如採購人的時間要求沒有迴旋餘地，而又確實不能採用招標方式的應改用談判、詢價等方式，仍然難以實施的則應改為單一來源方式，採購方式的變更應事前履行報批手續，對只有兩家供應商響應的採購項目，應在有效監督的前提下靈活地模擬競爭性談判方式組織採購，既確保操作的規範性，又能圓滿地完成採購任務。
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