外貿開發信實際上是由外貿業務員發出的，開發潛在客戶以尋求深入合作的郵件信函。一般情況下，外貿開發信要包括公司名稱、產品信息、服務優勢等多種必要信息。通過將包含這些主要信息的外貿開發信發給國外一些潛在客戶，國外客戶如果感興趣的話，就會進行深入交流，從而促成一樁貿易的達成，這也是外貿業務員堅持不懈的給潛在客戶不斷髮送外貿開發信的最終目的。
相較於其他開發國外潛在客戶資源的途徑，外貿開發信自有它獨具的優勢，也有一些不可避免的缺點。只要有臺電腦、有網絡，在搜索引擎的幫助下，我們可以輕鬆查找相關信息，並將一封封外貿開發信分發給不同的客戶，這具有很大的便捷性，同時還可以為企業開發潛在客戶資源節約不少成本。但是，低成本的獲取客戶的途徑，在效率上或許不盡如人意。對客戶來說，他們整天收到外貿開發信多如牛毛，有時候會設置一些自動拒收措施，亦或是收到電子郵件之後，沒有閱讀也不回覆。作為發出外貿開發信的業務員來說，只能做好一個漫長的被動等待的結果了。
當然，並不是所有的外貿開發信都這麼不受待見。相反，好的、有創意的外貿開發信反而會成功吊住對方胃口，從而步步推進，將客戶成功發展成我們的貿易合作伙伴。由此可見，外貿開發信的書寫質量的高低，將會直接影響到對方對外貿開發信的回覆率。那些，寫好一封外貿開發信我們要注意哪些點呢?
首先，我們在寫作外貿開發信之前，肯定要做好充分的準備。我們要採取一切可用途徑，搜尋客戶信息，最好能找到對方的具體郵箱地址。在對客戶信息進行一定掌握的基礎上，我們還要對客戶的信息進行進一步的確認，從而提高外貿開發信發送的有效性，最大程度降低因發信地址不詳細而導致的石沉大海現象的發生。
其次，就是外貿開發信的書寫操作了。當然，無論是外貿新人，還是外貿經驗豐富的老手，如果要從頭書寫一封外貿開發信的話，不僅會耗費大量的精力，而且收到的回報也未必如預期那般，這時一些經典的外貿開發信模板就起到十分重要的作用了。但是值得注意的一點是，對於外貿開發信模板的運用，我們只是借鑑與參考，也不能生搬硬套，全盤搬到實戰中來用。這樣的話，一來千篇一律的行文形式會引起對方的反感，二來也不利於將自己這方的產品和服務優勢突出出來。
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