會議發言,在一定程度上反映了一個人的才識、能力和素質。究竟如何發言,才能體現你的水平呢?
一、發言的時機
有句話說,成功的關鍵就是在正確的時間做了正確的事情。依照這個邏輯,除了“正確地說話”之外,恰當地選擇說話時機也是一次成功的會議發言的關鍵。而重要的發言時機,在大多數會議上,一般有三個。
時機一:根據參加會議的人數與被要求發言的人數估計,爭取在發言人數前1/3的時間段發言比較好。
通常不建議第一個發言,因為你需要先聽聽別人的想法和意見,以印證自己準備的發言是否合理和全面,順帶可以吸取一下別人的意見。
也不建議拖到後面再發言,後面發言往往是重複別人在前面講過的觀點居多,發表自己新觀點少,難以引起與會者對自己觀點的重視。
時機二:當會議發言在開始冷場超過5分鐘以上時,應積極發表初步意見,然後再爭取繼續在適當時機做第二次發言。
一般說來,發言的思想準備有5分鐘時間應當可以完成。如果大家都冷場,說明發言有難度。此時發言,體現了敢為人先的精神,容易受到大家的注意。
時機三:當會議處於爭執狀態時,最好不要發言,如果有機會,待爭執停止後再發言。
由於前面有爭執,大家的思想處於激動狀態,不能冷靜思考;待冷靜後,即時發言,大家也都能接受,這樣比較容易取得共識與尊重。
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二、發言的內容
首先,把你發言的內容在開頭做一個簡答的概述。
一是告訴與會者你的發言時長及安排。比如,我將用5分鐘時間給大家介紹這個背景,然後我們有5分鐘時間進行自由討論。
二是你的內容梗概。喬布斯在斯坦福大學的演講,一開頭,他就說:“今天我想給大家講三個我自己的故事。不講別的,也不講大道理,就講三個故事。”
三是設定互動規則。在發言的過程中,你是否想讓大家提問?還是講完再提問或者討論?如果你不提前講清楚,很有可能會發生集中情況:沒人問你問題;你的講話經常被打斷。這是你的發言,你要掌控形勢。
其次,在會議上發言,尤其是佔用大塊時間進行主題發言時,切忌套話、空話,要儘量做到提綱挈領,邏輯清晰。
先講主張再說理由,按照一定的邏輯把自己想說的內容列成條目,每個條目都能用幾個詞或者一句話概括重點。
如果時間充裕,則可以在相關條目下用事先準備好的數據、材料展開論述。在你的發言結束之前,一定不要忘了作一個總結。
再次,會議發言,一定要有自己的鮮明觀點。
發言中,擺出自己的鮮明觀點,並用自己有切身體會的話語闡述清楚,用典型事例加以佐證。不求千篇一律,不求面面俱到,這樣往往更能讓與會者信服。
一次發言,能有一兩句話、一兩個事例,給大家留下比較深刻的印象,就已經不失為一個好的發言了。
最後,發言要儘量精練。
要根據會議時間長短、發言人數多少,掌握好發言的時長。但在大多數情況下,發言時間宜短不宜長,不要過多地講別人已經講過的觀點,不要過多地重複強調自己的某個觀點。
三、發言的風度
我們這裡說的發言風度,主要包括音量、語速、音調、停頓和強調這五個點。
音量:自己發言時的音量,要比平時說話提高一些,這樣可以吸引與會者的注意力,又可以展現自己的自信心。
語速:會議發言語速適中就好,說到重要的事,可以通過放慢語速來引起大家的關注。
音調:做到抑揚頓挫。會議發言雖然時間不一定很長,但也要注意語調抑揚頓挫的變化,沒有變化的音調會令人昏昏欲睡。
停頓:適時的停頓可以給與會者一個思考的時間。而且停頓用好了,也可以引起大家的注意力,幫助你控場。
強調:重讀,個別詞語,而非所有的句子。
此外,還要學會控制好你的肢體語言。有報告指出:在人的第一印象中,55%來自肢體語言,37%來自聲音,8%來自說話的內容。
發言時,要時刻注意自己的神態舉止。除保持微笑外,還要跟與會者保持穩定的目光接觸,眼神不要遊移不定。雙手自然放鬆,不要兩手緊握。控制好肢體語言,你看起來就會自信十足。
那麼,如果遇到這些情況怎麼辦?
- 你的觀點提前被別人說了怎麼辦?
- 你的發言被別人的提問打斷怎麼應對?
- 別人對你的發言提出反對意見怎麼處理?
這些問題,我們會在課程裡詳細展開。謝謝。
本文選自《9個秘籍助你成為職場萬人迷》,作者夏琳。
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