資料員整理的資料好壞，在一定程度上取決於資料員對某些事情或問題的認識，並且認識的程度不同，採取的方法也有差異，資料的質量就有了很大差別。以下是資料員尤其是新上任的資料員最容易出現的十個錯誤認識，資料員一定要做到心中有數，正確認識，避免錯誤，以便在資料的收集整理中能夠事半功倍。
1. 認為在施工過程中根本不用編制目錄，竣工時再突擊就是了。錯！那效果一定不會太好，當發現未收集的資料時，再補都難。
資料目錄應隨著施工進度隨收集資料隨編寫，以免資料丟失，資料目錄填寫的及時與否和是否細緻完善，從一定程度上可反映出資料的編制質量，如資料目錄與頁碼是否和資料內容向對應等。另外，資料目錄也是在工程評優中進行資料檢查中的一項主要內容。
2. 認為給甲方編制（合同未要求）移交城建檔案館的資料，不用去爭取，甲方也會依據有關文件主動付資料費。錯！你等去吧，往往是音信皆無。
給甲方整理移交檔案館的資料，按有關規定甲方應付相應的資料編制費用，有的甲方把這項工作寫在了合同中，施工單位無償給甲方編制。有的甲方口頭要求我方幫助編制，我方為了搞好與甲方的關係，工程又不大，往往就不計較資料編制費了。除此之外，我方應儘量爭取。
3. 認為自己做的用於移交城建檔案館的資料，可以順利一次性移交。錯！往往你要返回重新修改，除非你移交過很多次。
資料員在幫助建設單位移交檔案資料時，要做好修改的準備。在對城建檔案館的資料移交中很多工程資料是不能一次性移交的，因為城建檔案館接收人員大多會給你提出一些資料問題，讓你回去修改，因此資料員要留出時間上的安排，最好提前移交，留出整改時間。
4. 認為收集的技術交底都是有關技術人員親自寫的，內容或格式根本不用查看，肯定沒什麼問題。錯！也許你稍微留意差看，就會發現其中的問題。
有的技術人員為了省事，就其他工地的技術交底複製過來，在以往的檢查中發現，有的甚至連工程名稱都沒有改；有的依據的是過時的工藝標準，如技術交底中出現“保證項目，允許偏差”等舊工藝標準或舊規範用詞。
5. 認為材料員送來的合格證原件或複印件，都有紅（公）章、原件存放單位、抄件人、時間，內容肯定沒什麼問題。錯！你在細看後有可能發現許多問題。
有的供貨單位為了減少開支或應付用貨單位，該做的檢驗沒有做，用假的合格證或檢驗報告。假的總歸是假的，細緻查看還是可以發現問題的。
6. 認為收集來的資料都經過了監理簽字，肯定沒什麼問題，收入資料盒就是了。錯！事實可能讓你很失望。
不是所有的監理都那麼對資料細緻查看，尤其是和相互關係處的比較好的，監理往往對資料不加細看就簽字，這種現象普遍存在。很多經過監理簽名的資料，檢查時才發現資料的填寫是不合格的。
7.認為分包單位的資料並不需要過多幹預，反正要通過監理報驗，不會差到那裡去。錯！其結果可能讓你慘不忍睹。
一般分包單位的資料員聘任的都是短期資料員，有的連上崗證都沒有，再加上粗心的監理，資料的質量是狠難保證的。因此總包資料員必須經常對分包單位的資料進行查看、監督和指導。加強過程管理措施，以免到了竣工時才發現資料問題嚴重，就很被動了。
8.認為分包單位的資料即使不用去管理，分包單位的資料員也會來請教的。錯！他們有可能根本不會理你。
在實際工作檢查中，發現分包單位的資料員能及時虛心請教總包資料員的，往往還不到一半，有的甚至就沒把總包資料員放在眼裡，不是所有分包資料員都是那麼好管理，更不是所有分包資料員都能主動找總包資料員請教。因此總包資料員必須主動和分包資料員進行接觸，指導分包資料員正確整理和收集資料，把資料錯誤消滅在施工過程之中。
9.認為分包單位的資料用不著經常查看，到移交時發現不合格讓他們再改就是了。錯！你可能連人都找不齊，自己改去吧。
往年發現有的分包資料員一到工程竣工就被辭退，留下的資料錯誤百出，再去找分包資料員已經找不著了。有的工程面積比較大的工程，在分包單位移交資料時才發現大量錯誤，但已沒有充足的整改時間了，只好倉促突擊，最終資料還仍然存在不少的問題，給以後的資料查閱、工程維修參考和應對工程質量的訴訟留下隱患。一些工程質量的訴訟，就是因為拿不出具有法律效力的資料而導致敗訴。
10.認為分包單位的方案，也經過了分包單位的審批，不會有什麼問題。錯！當你翻開前幾頁，就可能發現方案使用的依據中列出的一個個規範，有的早已作廢了。
很多分包單位的施工組織設計和方案，存在抄襲、複製現象，內容是舊的，依據的規範也有不少是作廢的，無法指導施工。有的分包單位資料編制和實際操作是分離的，施工操作人員不知道方案或交底中寫的什麼，完全根據經驗施工的現象相當普遍。總包資料員必須多加註意分包單位的施組和施工方案的有效性。
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