教程｜學會InDesign這個高級技能，從此告別手動排版

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作為一個小美工，常常會遇到需要重複排版的情況，最常見的是嘉賓信息的編排，比如姓名、照片、公司或學校。這種情況下，最常見的是一個一個去排。而像抽獎數字編號這種，則會交給印刷店。

既然印刷店可以自動排印序列數字，在科技如何發達的 21 世紀，這種不需要花費腦力的純體力重複性的機器端工作，其實也早已可自動化。

這篇文章我們會介紹以下 InDesign 的高級自動排版用法，鑑於很多設計師是不用 InDesign 的，下期文章將會介紹 Illustrator 自動排版的高級用法。

高級進階教程，非零基礎入門教程。但只要你只要對 InDesign 的界面和工具不感到陌生和恐懼，都可以用下面的零基礎高級技能，完成自動排版。

以下會從一個簡單案例切入講解，可能會遇到的問題基本上都列舉出來了。

Excel 表格的處理

不管是 InDesign 還是 illustrator，如需用到自動排版這些高級技能，都需要 EXCEL 表格的緊密配合。EXCEL 表格是源頭。我們只需要把處理好的數據扔到的 InDesign 的模版裡即可。

1.數據分類

建立好你需要的數據域▼

比如<> > <>.

確定好完成合並需要用到哪些域，其實也就是做好在 Excel 的標題行。

2.圖片路徑

只要把你的圖片存放路徑告訴 InDesign, 它就可以讀出來。因此，你要用 InDesign 能讀的格式告訴它圖片所在的正確路徑。圖片的數據域名需要用上@，表示這一列數據需要讀取的是圖片格式。

直接在 EXCEL 裡「@圖片」是打不出來的，會警告你「函數無效」，因此你需要輸入「 ‘@」，在 @ 前加一個 ’ 的符號。

*如何尋找圖片路徑。

MAC:Mac HD:Users:Photos:BillTucker.jpgWIN:C:\Photos\BillTucker.jpg

這裡會有兩個問題。其一是一旦挪動了圖片，再次打開編輯，InDesign 就找不到挪動後的圖片位置了，那就需要再把上面的過程重複一遍，這樣就失去了自動排版的意義。其二是如果照片有上百張上千張，一個一個複製粘貼輸入會很費時間。因此，我們需要用到 EXCEL 的合併函數。

3.合併函數

CONCATENATE 函數▼

CONCATENATE(text1, [text2], …)

通過「合併函數」，我們可以控制定量和變量，實現半自動化。圖片的命名還是需要自己命名的！比如在這裡，「Name」是變量，「圖片路徑前綴」和「圖片格式後綴」是定量，那麼我們只需要通過 CONCATENATE 函數告訴 Excel 怎麼操作，Excel 就會根據公式寫出我們需要的圖片路徑。

*TIP: 注意統一圖片的後綴。比如 .jpg 和 .jpeg 是不一樣的，要麼統一用 . jpg 要麼統一用 .jpeg.

4.保存為 UNICODE 格式

InDesign 只認 UNICODE 格式。UNICODE 是一種國際通用字符編碼。將處理好後的 EXCEL 文件翻譯成 InDesign 能讀的 Unicode 文本格式。

*計算機最初用的是 ASCII 碼，即二進制碼，規定了128個字符編碼。由於英文之外的語言，比如中文，這 128 個字符就不能覆蓋，所以出現了中文常見編碼 GB2312。這就導致世界上不同語言有不同的字符語言，因此出現了統一編碼 UNICODE. 其實現形式最常用的是 UTF-8 和 UTF-16。

在 Mac OS 系統裡，Excel 可選擇保存為CSV UTF-8（逗號分隔的 .CSV)或者UTF-16 UNICODE (.txt)的格式。建議選擇 .txt 的文本格式，.csv 可能會出現類別欄中文亂碼的情況。

InDesign 數據讀取

1.數據合併，寫入數據

菜單/窗口/實用程序/數據合併▼

在數據合併的窗口裡，點擊右上角的小圖標。「選擇數據源」。如果是 Unicode 的格式文件，那 InDesign 就可以讀取，可能會出現兩種常見的錯誤情況▼

一種是EXCEL內容錯誤。需要檢查一下表格里是不是有空欄，把空欄刪掉即可。

一種是EXCEL文件錯誤。即保存格式錯誤，檢查一下是不是保存為了正確的 Unicode 格式。

2.模版填充

這裡就到了最後的版面呈現了。其實「確定好版面」應該是第一步，也是最重要的一步。這裡作為教程就放最後一步了▼

把數據域和模版板塊相匹配。可通過預覽查看效果▼

在「內容置入選項」裡可以選擇「單個記錄」還是「多個記錄」▼

「單個記錄」適合一張圖的圖片模版多數據輸出，「多個記錄」則適合一頁裡需要寫入多條數據的。我們在這裡選擇「多個記錄」▼

這是數據記錄寫入後的界面。可以看到每個數據模版直接沒有任何間距▼

在「多個記錄版面」裡還可以調整各種間距▼

「選項」裡可以調整圖片的填充方式▼

所有完成之後，「創建合併文檔」即可。

*TIPS: 一個文檔只能有一個「多個記錄」，因此，如果一個文檔裡有兩種以上的不同數據源的「多個記錄」，需要創建新的文檔寫入數據，再通過複製粘貼實現。

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