教程｜学会InDesign这个高级技能，从此告别手动排版

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作为一个小美工，常常会遇到需要重复排版的情况，最常见的是嘉宾信息的编排，比如姓名、照片、公司或学校。这种情况下，最常见的是一个一个去排。而像抽奖数字编号这种，则会交给印刷店。

既然印刷店可以自动排印序列数字，在科技如何发达的 21 世纪，这种不需要花费脑力的纯体力重复性的机器端工作，其实也早已可自动化。

这篇文章我们会介绍以下 InDesign 的高级自动排版用法，鉴于很多设计师是不用 InDesign 的，下期文章将会介绍 Illustrator 自动排版的高级用法。

高级进阶教程，非零基础入门教程。但只要你只要对 InDesign 的界面和工具不感到陌生和恐惧，都可以用下面的零基础高级技能，完成自动排版。

以下会从一个简单案例切入讲解，可能会遇到的问题基本上都列举出来了。

Excel 表格的处理

不管是 InDesign 还是 illustrator，如需用到自动排版这些高级技能，都需要 EXCEL 表格的紧密配合。EXCEL 表格是源头。我们只需要把处理好的数据扔到的 InDesign 的模版里即可。

1.数据分类

建立好你需要的数据域▼

比如<> > <>.

确定好完成合并需要用到哪些域，其实也就是做好在 Excel 的标题行。

2.图片路径

只要把你的图片存放路径告诉 InDesign, 它就可以读出来。因此，你要用 InDesign 能读的格式告诉它图片所在的正确路径。图片的数据域名需要用上@，表示这一列数据需要读取的是图片格式。

直接在 EXCEL 里「@图片」是打不出来的，会警告你「函数无效」，因此你需要输入「 ‘@」，在 @ 前加一个 ’ 的符号。

*如何寻找图片路径。

MAC:Mac HD:Users:Photos:BillTucker.jpgWIN:C:\Photos\BillTucker.jpg

这里会有两个问题。其一是一旦挪动了图片，再次打开编辑，InDesign 就找不到挪动后的图片位置了，那就需要再把上面的过程重复一遍，这样就失去了自动排版的意义。其二是如果照片有上百张上千张，一个一个复制粘贴输入会很费时间。因此，我们需要用到 EXCEL 的合并函数。

3.合并函数

CONCATENATE 函数▼

CONCATENATE(text1, [text2], …)

通过「合并函数」，我们可以控制定量和变量，实现半自动化。图片的命名还是需要自己命名的！比如在这里，「Name」是变量，「图片路径前缀」和「图片格式后缀」是定量，那么我们只需要通过 CONCATENATE 函数告诉 Excel 怎么操作，Excel 就会根据公式写出我们需要的图片路径。

*TIP: 注意统一图片的后缀。比如 .jpg 和 .jpeg 是不一样的，要么统一用 . jpg 要么统一用 .jpeg.

4.保存为 UNICODE 格式

InDesign 只认 UNICODE 格式。UNICODE 是一种国际通用字符编码。将处理好后的 EXCEL 文件翻译成 InDesign 能读的 Unicode 文本格式。

*计算机最初用的是 ASCII 码，即二进制码，规定了128个字符编码。由于英文之外的语言，比如中文，这 128 个字符就不能覆盖，所以出现了中文常见编码 GB2312。这就导致世界上不同语言有不同的字符语言，因此出现了统一编码 UNICODE. 其实现形式最常用的是 UTF-8 和 UTF-16。

在 Mac OS 系统里，Excel 可选择保存为CSV UTF-8（逗号分隔的 .CSV)或者UTF-16 UNICODE (.txt)的格式。建议选择 .txt 的文本格式，.csv 可能会出现类别栏中文乱码的情况。

InDesign 数据读取

1.数据合并，写入数据

菜单/窗口/实用程序/数据合并▼

在数据合并的窗口里，点击右上角的小图标。「选择数据源」。如果是 Unicode 的格式文件，那 InDesign 就可以读取，可能会出现两种常见的错误情况▼

一种是EXCEL内容错误。需要检查一下表格里是不是有空栏，把空栏删掉即可。

一种是EXCEL文件错误。即保存格式错误，检查一下是不是保存为了正确的 Unicode 格式。

2.模版填充

这里就到了最后的版面呈现了。其实「确定好版面」应该是第一步，也是最重要的一步。这里作为教程就放最后一步了▼

把数据域和模版板块相匹配。可通过预览查看效果▼

在「内容置入选项」里可以选择「单个记录」还是「多个记录」▼

「单个记录」适合一张图的图片模版多数据输出，「多个记录」则适合一页里需要写入多条数据的。我们在这里选择「多个记录」▼

这是数据记录写入后的界面。可以看到每个数据模版直接没有任何间距▼

在「多个记录版面」里还可以调整各种间距▼

「选项」里可以调整图片的填充方式▼

所有完成之后，「创建合并文档」即可。

*TIPS: 一个文档只能有一个「多个记录」，因此，如果一个文档里有两种以上的不同数据源的「多个记录」，需要创建新的文档写入数据，再通过复制粘贴实现。

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