一、概念
公務文書，又叫公務文件，簡稱公文，是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式，經過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料(包括電報，下同)，是傳達貫徹黨和國家政策、方針，發佈行政法規和規章，施行行政措施，指示和答覆問題，指導、佈置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
二、功能
公文是能夠逾越時間與空間的限制，有效傳遞公務活動所需的信息的重要工具，這一功能主要表現在下述方面：
1．公文用於傳達貫徹黨和國家的方針政策和各項指令，在公務活動中發揮領導和指導的作用，是加強集中領導，維護政令統一，保證工作步伐整齊一致的有效形式。
2．公文是下級機關請示、報告工作，反映情況，溝通自下而上縱向聯繫的基本手段。
3．公文用於發佈行政法規與規章，在國家行政管理與維護社會主義建設秩序方面發揮著規範作用。
4．公文是溝通機關之間橫向聯繫的紐帶。它比其他信息溝通形式具有更強的精確性、權威性與憑證性。
5．公文具有較強的政策性、理論性，在各項事業中發揮著闡明事理、啟發覺悟和提高認識水平的宣傳教育作用，是教育幹部和群眾的好教材。
6．公文是社會活動的真實記錄。它印證了公文作者的合法身份，記錄了各項管理活動的性質、狀態，具有重要的憑證作用。
三、分類
(一)通用公文與專用公文
根據形成和作用的公務活動領域(即通常所說的按公文形成和使用範圍)分成通用公文和專用公文。通用公文是各類各級機關、團體、企事業單位都使用的文件，如請示、報告、函等；專用公文是在一定專業機關、部門和業務範圍專門使用的文件，如外交文件、司法文件、會議文件、軍事文件等。
(二)對外公開文件、限國內公開文件、內部使用文件、秘密文件、機密文件、絕密文件
這是根據文件內容所涉及的國家秘密程度劃分的。對外公開文件，內容不涉及國家秘密，可以直接對國內外公開發布；限國內公開文件，內容雖不涉及國家秘密，但其內容不宜或不必向國外公佈；內部使用文件，內容不涉及國家秘密，但不宜對社會公開，只有在本系統或本機關內部使用；秘密文件，其內容含有一般的國家秘密，洩露會使國家安全、利益遭受損害；機密文件，是指含有重要的國家秘密，一旦洩露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害；絕密文件，是指內容含有最重要的國家秘密，洩露會使國家的安全、利益遭受特別嚴重的損害。
(三)上行文、平行文、下行文
這是公文制發機關根據行文方向而劃分的，上行文，指向有隸屬關係的上級領導、指導機關報送的公文；平行文，是指向同一組織系統的同級機關或非同一組織系統的任何機關發送的公文；下行文，向所屬被領導、指導的下級機關發送的公文。
(四)規範性文件、領導指導性文件、公佈性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件
這是根據內容的性質所劃分的。規範性文件指強制性推行的，用以規定行為規範的法規、規章等；領導指導性文件是指領導機關制發的用於頒佈方針政策、法規規章，指導、佈置工作，闡明領導指導原則的文件；公佈性文件是指直接向國內外公開發布的文件；陳述呈請性文件指用於彙報工作，陳述情況，提出建議，請求指示或請求批准的文件；商洽性文件是指探討、協商一般事項的文件；證明性文件是指對某組織或個人的使命、身份、經歷或某事件提供證據和對有關各方面權力、義務、責任作出規定的文件。
(五)平件、急件、特急件
這是依據對處理時限的要求劃分的。平件是指沒有特殊時間要求，按常規處理的文件；急件是指因為內容重要、緊急而需要優先傳遞處理的文件；特急件是指內容非常重要並特別緊急，需立即優先迅速傳遞處理的文件。
(六)收文、發文
這是機關內部根據文件來源劃分的。收文指本機關收到的來自外部的文件；發文是指本機關製作發往外部的文件，本機關製成只供內部使用的也稱發文。
四、文種
文種，也叫做公文名稱，是用來表明公文的性質、適用範圍、作者職能權限及制發公文目的要求的。在公文中正確標明文種，不但為公文撰寫、處理提供便利，而且有利於維護公文的權威性及有效性。
我國行政系統的通用公文文種有：
(一)規範性文件
1．條例。用於對某一方面的行政工作作比較全面、系統的規定，國務院各部門和地方人民政府的規章不得稱“條例”。
2．規定。用於對某一方面的行政工作作部分的規定。
3．辦法。用於對某一項行政工作作比較具體的規定。
4．決定。用於對重要事項或者重大行動作出安排。
(二)領導指導性文件
1．命令(令)。用於依照有關法律規定發佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。
2．指示。用於對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則。
3．批覆。用於答覆下級機關的請示事項。
4．通知。用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發佈規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用幹部。
5．通報。用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
(三)公佈性文件
1．公告。用於向國內外宣佈重要事項或法定事項。
2．通告。用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。
(四)陳述呈請性文件
1．議案。用於各級人民政府按法定程序向同級人代會或其常務委員會提請審議事項。
2．請示。用於向上級機關請求指示、批准。
3．報告。用於向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。
4．調查報告。用於反映調查研究的成果，揭示事物的真相與規律。
(五)商洽性文件
函，用於不相隸屬機關問商洽工作、詢問和答覆問題，向有關主管部門請求批准等。
(六)會議文件
會議紀要，用於記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公佈。
五、文體
文體即文章的體裁。公文的文體是以敘述、說明、議論三種表達方式兼用的特殊應用文件。
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