2020年的春节确实过得太不一样，新型冠状病毒肺炎牵动着无数人的心。国务院办公厅发文：适当延长春节放假时间，提倡在家上班网上办公，减少人群聚集，杜绝病毒感染。在疫情期间，这个非常时期避免集会，控制疫情，保障生产力。
大部分企业在当前疫情下，肯定无法让员工回到办公室进行办公，那么远程协作办公，就成为了大多数公司的选择。
远程协作办公在国外的很多公司也都采用，国内也有，但是像现在这样全国大规模使用也是史无前例第一次，这些天天好几个平台都卡顿了，对于企业和团队成员来说也会面临诸多问题：
对于企业管理者来说，会面临以下几个问题：
团队在远程协作导致管理效率下降；
如何选择适合内部和外部的协作工具；
员工在家办公质量无法保证；
工作协作沟通难，怎么高效开会；
对于团队成员来说，也会面临很多问题：
工作没氛围，一工作就难受；
拖延症，效率不高；
休息时间和工作时间区分混乱，设置影响家庭和谐；
线上协作办公虽然打破了办公地点的限制，也对管理和员工都提出了更高的要求，需要一套系统的公司管理和自我管理流程。
基于这样的背景，飞扬教练团队整理了一些针对线上办公的解决方案 ，希望帮助对大家尽快适应新的变化。
方案主要从三个角色出发：
第一部分：
高层管理——定规则，做计划，拆战略、强沟通
第二部分：
中层管理——拆任务，做协调，看进度
第三部分：
团队成员——管时间，做执行，常汇报，有氛围
第一部分
高层管理——定规则，做计划，拆战略、强沟通
远程协作办公对公司组织管理上是一个挑战，但是现场现场办公的原则是一致的。管理层首先要达成共识，做好制度、目标制定、任务拆分这些方向性的工作。
管理者不能简单的依靠团队成员的自学或者自觉自律来进行高效的远程协作，保障公司正常运作需要提前做一些评估工作，整个公司这期间的效率都依赖第一步的管理层判断，选择很重要，评估非常必要。
评估工作包括三个方面：
① 业务影响评估
哪些工作内容和业务可以通过远程协同来解决？
你的业务目标有多少可以通过远程协同来实现？
对于无法远程协同来完成的业务你的备用方案是什么？
②工具成熟度评估
你现在使用的工具满足所有的协作需求？
你和团队使用的工具是零散的组合还是统一的平台？
你们使用的工具是否能保证数据和信息安全？
你打算如何与IT部门一起解决那些无法满足的协作需求？
③技能成熟度评估
如果工具的问题已经解决，你和你的团队是否已经具备了很好的远程协作技巧，尤其是文档共享、协同编辑、远程会议等基本技能？
你和你的团队是否需要接受进一步的培训来快速强化远程协作技能？
你可以通过哪些渠道快速的获取相关的知识技能并传递给团队？
评估的过程还需要同时看下什么工具适用团队现有的协作。这里我们先发个清单，具体的会单独展开。
线上办公工具清单
一、在线协作文档工具
在线协作文档可以快速的收集整理不同人员的内容，免去以往收集汇总复制黏贴的步骤，同时也可以将做好的内容通过链接分享出去，简单高效快捷。
1. 石墨文档-多人实时协作Office https://shimo.im/
2. 腾讯文档-支持多人在线编辑Word、Excel和PPT文档
https://docs.qq.com/
3. 金山文档 - https://www.kdocs.cn/welcome
4. Google 文档 - 在线创建和编辑文档 http://www.google.cn/intl/zh-cn_all/docs/
二、白板工具
白板工具，头脑风暴、整理思维导图，可以在线协作。
1. 比幕鱼- 简单易用的在线白板 https://bimuyu.tech/
2. GitMind - 在线免费思维导图软件 https://gitmind.cn/
三、在线视频会议工具
在线视频会议这个就不用多说了，简单来说就是线上版的开会。
1.钉钉视频会议https://tms.dingtalk.com/markets/dingtalk/shipinghuiyi
2. 腾讯会议
https://meeting.qq.com/
3. Zoom
https://zoom.com.cn/
4. TalkLine视频会议 https://www.talkline.cn/
5. 小鱼易连云视频会议 https://www.xylink.com/
6. 华为云WeLink https://www.huaweicloud.com/product/welink.html
四、灵感创意、零碎资料收集整理工具
灵感零碎资料收集整理工具，创意文案智能搜索工具
1. 有道云笔记
http://note.youdao.com/
2. 印象笔记
https://www.yinxiang.com/
3. 为知笔记
https://www.wiz.cn/zh-cn
4. 幕布 - 极简大纲笔记 https://mubu.com/
5. ADGuider- 智能AI案例创意文案库搜索工具 https://www.adguider.com
6. 语雀 - 专业的云端知识库 https://www.yuque.com/
五、沟通协同
远程沟通协调、项目管理等
1. 企业微信 https://work.weixin.qq.com/
2. 钉钉
https://www.dingtalk.com/
3. 倍洽 BearyChat https://bearychat.com/
4. Teambition团队协作工具创导者
https://www.teambition.com/
5. 明道云
https://www.mingdao.com/
6. Worktile软件开发、项目管理及协作工具
https://worktile.com/
7. Tower提升协作效率，打造高效团队
https://tower.im/
8. 飞书
https://www.feishu.cn/
9. TAPD腾讯敏捷产品研发平台 https://www.tapd.cn/
10.Trello
https://trello.com/
远程协作的部分确定之后，需要的就是高效的流程，在高层部分主要是怎么管理各职能部门和拆分目标。
高层的远程协作流程
①定规则
到岗离岗的时间；
工作响应时间；
统一的通讯机制；
信息流通模式，包括谁来发起、谁来监督，谁来验收；
记录紧急联系人等等。
②做计划
根据公司战略确定计划的优先级，确定可以进行远程工作的具体岗位人员；
分析人力资源是否存在缺口并进行临时调配。
③拆战略
定义公司的核心问题，制定一个明确的，可拆解的目标，是关键中的关键；
并且落实到具体的部门或者中层管理者上。
④强沟通
高效会议，随时纠正方向，统一目标很重要；
每日早晚会制度，每周项目进度讨论会制度。
⑤每日早晚会制度
除对齐目标外，会议的作用在于营造强烈的工作氛围，让成员意识到当前的时间是工作时间；
每日会议每位成员回顾目标，并反馈当前的完成情况和明日计划，同时要记录在相应的协作文档中。
⑥项目进度讨论会
会议邀请，发出开会使用的全部资料；
参会者提前预览并提出问题；
视频会议现场开；
形成会议纪要和to-do-list；
及时跟进和确认产出。
信息集中处理，减少工作群的碎片化沟通，慎重讨论效果对提高团队效率也是一项重要的操作，可以制定共同遵守的会议规则。
很多公司都是几百人、上千人的大公司，部门也几十人，普遍反馈，复工以来，天天都是开不完的会，特别是老板的会特别多。提高效率的几个小技巧：
（1）小会&短会
尽量多开小会(7人以下的会议)和短会(30分钟以内的会议)，少开大会长会。
（2）会前准备
开会前会议组织者发出会议日程，让每个 与会人员都了解自己在会议中的角色和目标。
（3）推进计划
开会后一定要及时地总结和跟进，尤其是行动计划。当然，原则就是保证每个人都能充分和高效的参与，做到彼此尊重对方的时间和努力。
（4）仪式感
开工仪式是进入工作状态的一个很好的举措。可以发出开工红包。向全员发送开工邮件，且说明公司的情况，并且针对疫情有一定的说明。了解员工假期情况，同时宣布一下协同的纪律。
这对远程协作工作会有很大帮助。这个也适用每天、每周、每次收假。
第二部分
中层管理——拆任务，做协调，看进度
中层链接管理和执行之间，对目标做可行性的任务拆解并安排到具体个人，是目标提出到实现之间的桥梁，要做好协调、跟进度、指导执行的工作。
线上远程协作对沟通、协调、跟进度提出了更高的要求，就要活要做细，任务要安排明白。
中层的远程协作流程
①拆任务
根据高层管理的战略目标，进行任务拆解，定义部门或者小组核心问题，定义核心指标，并且把指标分解为每个人的具体工作。
②做协调
在远程的条件下，沟通肯定不如见面，所以需要中层管理时刻关注员工，营造员工的归属感，关注员工的状态、心情；
同时确定员工的授权范围，什么事情可以独立自主，什么事情需要确认；
避免因为授权不清晰，导致任务出现问题或者打击员工的积极性。
③看进度
制定并优化远程协作工作流程，不要让员工来个性化的调整工作流程，且需要让员工记录每个工作任务的消耗时间；
另外需要加强对流程瓶颈的员工进行辅导，比如很多工作，一到这个员工这里就卡住，或者就拖延，那么一定是要加强对这个员工的单独辅导的。
要避免踩以下几个“坑”
①任务和人不匹配；
合适的人做正确的事才能事半功倍，否则纯属浪费时间，造成企业内耗。
②协作顺序混乱；
理清思路，项目才能有序进行，否则出现任务断档和任务拥挤的情况。
③安排任务后，等成果；
固定时间对齐进度，做好及时调整，才能保障任务的高效及时完成；
主动沟通，“等”、“靠”、“要”都是拖慢工作效率的大坑，提前协商固定沟通时间，才能让工作效率有提升。
④等沟通
任务要提前安排，每个人都有“时差”，甚至作息习惯和家庭习惯不同都会导致沟通“时差”的存在。
第三部分
团队成员——管时间，做执行，常汇报，有氛围
对于团队成员来说，如同正常上班一样，即使远程协作办公，工作中也要对齐目标和任务清单。可以参考SMART原则：
Specific具体
Measurable可衡量
Attainable可达到
Relevant与大的业务目标有相关性
Time-Bound有明确截止日期
清晰地了解远程工作期间——“每日工作”！
期望值和需要承担的工作任务，做好确认工作，以备后续的总结回顾。
每日工作包含做到以下几点：
①管时间
作为员工一定需要和上级确认工作优先级，把工作分解为具体的动作、任务，记录各任务工作时长，并汇报。
区分工作时间和休息时间
（1）工作时间
在家办公不仅考验执行力，同样也考验自己的时间管理能力。
区分这两个时间，则是为了防止让自己出现一会儿洗手间、一会吃零食、一会儿客厅溜达的情况，提高效率。
（2）休息时间
只有清晰地区分好工作时间和休息时间，远程工作，才会既有效率，又能劳逸结合，这对公司的管理水平和个人的自我管理水平都是一个很大的提升。
②做执行
创造适合在家工作的场景，对抗干扰，提升自己的效率。
区分办公区和休息区
当办公环境内有一张床，再加上有手机，基本上拖延症也就来了，将休息区和办公区分开可以缓解很大程度上的拖延症；
③常汇报
保持规律的总结汇报 ，不要超出授权范围自作主张，每日例会，主动介绍、回顾当天工作。
汇报内容要包含以下内容
• 这段时间做了什么
• 取得了什么成果
• 碰到了什么困难
• 需要的帮助和支持
• 下一个阶段的计划
汇报不仅是督促工作进度，也是将自己遇到的困难及时主动地总结汇报，快速获得帮助的一种的方式。
④有氛围
自觉结束假期模式，做好自我心理建设，先缓解节后综合症，再快速适应远程协作办公，提高效率。
1、准时起床，穿戴整齐
像正常上班一样，为自己的办公营造仪式感。
2、和家人达成共识
每个人都需要工作，更需要家人的支持。因此，在正式开启远程协同办公的时候，一定要和家人说清楚，现在是在正式工作期间，和在单位上一样，获取家人的理解。
这同样适用于管理者的自我管理。
Tips
此外，当我们把自己的注意力都集中在企业如何保障业务上时，很容易忽视团队的关怀。他们会担心疫情会不会让自己失业、公司以后的计划会不会调整、薪资待遇会不会变化、复工后的工作环境是否安全有保障等等问题。
可能因为距离、因为契机他们不会表达这些担忧，只会在心理焦虑。
团队的稳定也是生产力，尤其很多企业的团队成员都来自全国各地五湖四海，不同地区的情况不同，针对当前遇到的特殊情况，对于员工的心理建设工作要同样重视，做好员工关怀，才能保障更加高效的工作。
企业管理者可以从一下几点着手，
做好员工关怀的工作：（1）物资准备
为复工做好相应的物资准备工作，采买相应的消毒液和口罩，减轻成员对复工后的担忧心理。
（2）健康管理
远程协作期间，建立相应的健康汇报制度，通过对成员的健康表示关心，让成员感觉每天的信息不仅仅是不断上涨的人数，网络各种信息，建立信心。
（3）共享规划
将公司工作目标、计划和未来方向与员工充分沟通，坦诚沟通，让他们清晰地知道下一步的工作安排和可能会遇到的变化。
虽然是远程协作，团队的情绪和士气也是影响协作效率和质量的重要因素，我们不能忽视。
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