一場突如其來的疫情，打亂了這個春節應有的節奏，也改變了無數人的生活、工作方式。為了打贏這場疫情防控阻擊戰，許多企業和單位延遲開工日期，採用遠程辦公模式，可是，很多企業都缺乏遠程工作管理的經驗，隨之而來的挑戰是，管理和溝通效率會下降。近幾日，筆者在很多微信群裡都發現有不少朋友在群裡急呼：我們該如何管理遠程辦公？在線辦公如何保持高效狀態？保證同事間的密切協作呢？
筆者就這個問題那麼，總結了多年的管理經驗並整理歸納了許多管理專家的經驗和觀點，希望能幫助各位管理者瞭解如何高效管理遠程辦公。
在我們的觀念中，“上班”是工作的標識。就應該有統一的工作場所、工作環境。在家工作好像違反了我們的常識：在家工作算上班嗎？
在家工作並不等於不工作，在家辦公屬於遠程辦公（Remote Work）的一種形式。通常來講，遠程辦公是指“通過現代互聯網技術實現非本地辦公，如居家辦公、異地辦公等等”。這在國外並不是一件新鮮事，但目前在國內卻並不多見。
在家進行遠程辦公有兩個最大的管理難度： 團隊成員不能及時的面對面溝通（對溝通協作的挑戰）；管理者不能隨時隨地的"看到"員工（對管理控制的挑戰）。
所以很多企業管理者都會擔心：遠程辦公，會不會降低工作效率？會不會減少工作成果？員工沒有被“看到”，會不會偷懶？員工工作出偏差瞭如何及時調整？其實遠程辦公只是改變了工作形式，管理者面對遠程辦公之所以焦慮，是因為沒有建立對應的遠程辦公管理模式。
企業建立遠程辦公管理模式，需要關注四個關鍵要點：抓開始、控過程、收結果、常關懷！
一、抓開始
那麼如何“抓開始”呢？可以通過定規矩、講道理、立目標三個步驟來實現。
1、定規矩
其實就是告知員工在家遠程辦公的管理辦法，包括工作標準、時間節點、任務指標、哪些該做、哪些不該做、要怎麼做、後果是什麼？這都需要給大家明確，只有方向、方法、路徑明確了，我們的工作才能有的放矢，保持順暢。
- 時間標準：
即使在家辦公，我們也需要有一個上下班的時間規範，讓“到崗”和“離崗”這個過程更加顯性。而且，這也是一個過渡的階段，可以讓我們正式回到公司上班後，快速適應上班生活，消除假期綜合症。
- 溝通標準
a、溝通工具：為保證溝通更高效，統一採用一種在線溝通工具：企業微信、釘釘、陌陌、QQ系統都可以實現。
b、溝通回覆機制：在遠程工作狀態中，為確保溝通信息的及時性，要明確回覆溝通時間，對於信息的回覆必需控制在多長時間內，這個可以根據企業的實際情況進行設定，例如2H、4H等，時間不宜過短，避免工作過於碎片化，不利於工具聚焦，也不宜過長，避免信息滯後。
- 工具標準
統一工具標準是為了更高效的進行遠程協作，否則在工具轉換、成果提交上都要浪費很多時間。這裡給大家介紹幾個工具:
a、共享文檔：提供文檔共享工具。當下，雲盤、飛書、石墨文檔、騰訊文檔等很多工具都可以實現。
b、遠程訪問：提供遠程訪問的通道與權限，使員工能夠訪問公司數據庫、專用系統軟件。可以通過遠程服務器、騰訊雲、阿里雲部署來實現。
c、任務管理：提供目標、任務的管理、公開、跟蹤等功能的工具。Jira、OKR、Teambition及其它工具都可以實現。
2、講道理
使用在線辦公軟件進行遠程辦公，可以有效減少人們之間的直接接觸，又能確保各項工作有序開展。管理者要信任員工，能夠進行自我管理，能夠對工作負責，不會偷懶；員工要信任管理者，會合理安排工作，公正評價自己；同事要信任彼此，相信彼此會相互幫助，協作的要求就像正常辦公一樣能得到滿足。
3、立目標
遠程辦公在溝通交流方面並不是很方便，所以在一開始就要明確團隊成員的工作任務分配，交付標準：
- 任務分配
a、依據2月全月目標來拆解各周的目標。如果沒有這種溝通，身為管理者要自我驅動，去自我設定一個團隊Objective作為自己Team的周目標，再把周目標拆解為每一天Task。
b、設定的過程就是一個管理預期的過程。有了目標，有了預期，工作才能有的放矢,每天的task優先執行到位。
c、任務分配的溝通要基於書面記錄，形成完整的任務計劃，作為工作考核依據。
- 任務標準
a、進行任務分配時要明確目的、任務描述、結果標準、完成時限、成員構成、責任歸屬。
b、收到任務時責任人和相關成員需要及時回覆，明確信息是否準確接收。
- 交付標準
a、明確任務完成後進行交付的時間、交付方式。
b、明確成果接受者回復時間節點。
c、管理者抓任務執行結果時要實時跟進任務計劃中的問題。
二、控過程
1、在線日會
每天進行早彙報、晚報告機制。每日選擇固定的時間，如早上九點，團隊每個員工通過釘釘群/企業微信群/在線協作軟件向大家介紹：我昨天完成了什麼工作？今天計劃做什麼工作？有什麼困難或挑戰？到了晚上約定時間，每個人需要通過釘釘或者企業微信，講述今天做的事，每件事的進度，今天的工作結果，有什麼困難？需要哪些支持！
2、在線週會
每週五進行周例會，回顧本週工作完成狀況和下週工作計劃，而管理者對過去一週對隊員工作的認可或建設性反饋、任務優先級的調整建議、基於目標成功的討論以及每個成員下週工作任務，並就共同話題進行團隊協作討論和團隊智慧共享。
3、及時會議
針對某個突發性的問題進行及時會議，進行在線覆盤，共商解決方案，避免問題重複出現。
在進行在線會議需要注意：a、計劃好時間安排，讓所有人參會人安排好時間；b、確定會議主題，避免空洞會議；c、遠程會議技術支持；d、確定文檔共享方式；e、確定會議記錄者。
4、節點溝通
管理者要根據工作安排的時間節點，及時與責任人進行節點性溝通，確保工作有序無阻地進行。
責任人需要根據自身實際情況以及任務進度，一旦出現工作阻力和工作困難，要及時向上反饋，尋求幫助，不要因為自己的工作出現問題，導致整個工作計劃受阻。
當工作任務明確之後，接下來就是每個人有效的去執行個人工作計劃，確保自身工作能有效推進。
三、收結果
1、責任人根據交付標準在完成工作任務後及時交付工作成果，並做好交付彙報。
2、管理者每天及時跟進當天的Task,確保每天的Task都能完成，每天一小步，一週一大步。
3、Team每天通過在線會議及時覆盤工作中的問題並進行及時優化,確保工作的整體方向不變形。
四、常關懷
疫情期間獨立在家辦公，工作方式轉變會導致員工心態的變化，員工進入工作狀態相對較慢，保持幹勁將是困難的，長期與世隔絕會導致生產效率的降低，工作動力也會減弱。因為四周充滿讓人分心的事情時，比如網絡、家務、家人。
所以管理者要加強與員工之間的溝通與關懷，通過指引、活動、跟蹤等方式，來指導員工在家進行遠程辦公，幫助員工解決遠程辦公的困惑和困難，幫助員工去應對變化帶來的挑戰，讓員工知道有人在關注自己、關心自己。
疫情期間管理者應多加鼓勵，一起戰勝疫情，共度時艱。及時分享員工的工作成果，及時給員工的優秀表現進行獎勵，讓員工知道自己不是一個人，這不但有利於工作效率的提升，也有益於公司的文化認同。
進行遠程辦公有利於提高辦公效能，充分利用信息化技術能夠降低企業運轉中的人財物消耗，大大提升企業效益。很多人認為，遠程辦公應該是大勢所趨，但操作起來仍有一定障礙。
對於企業來說，需要思考的是，當疫情過後，遠程辦公能否從非常時期的“不得不用”，變成主動選擇？如何把機遇轉化為發展的持久動力？
總的來說，良性的遠程團隊可以確保每個成員都有機會學習、成長，並感覺自己是團隊不可或缺的一部分，從而增強每個成員的團隊體驗。
進行遠程辦公可以作為企業管理體系的危機應急方案，也可以作為搭建虛擬組織架構基礎。更重要的是，通過在“遠程管理”實踐中，提升員工自我管理能力，推動從任務管理轉向產出管理，從任務思維轉向價值思維。
疫情之下我們在線辦公，也要保持隊形，保持戰鬥力！共抗疫情，打贏這場疫情防控狙擊戰。祝福每一個在災難中仍然堅守崗位的人。
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