新冠疫情爆發以來，讓員工“在家辦公”的呼聲高漲。在社會輿論影響及企業面臨的現實困難下，讓一部分員工在家辦公，也就成為了企業界應對疫情的一種策略選擇；可以預見，這次疫情過後，隨著一部分企業在此方面的成功實踐，再加上5G技術的普遍應用，員工在家辦公這一工作模式，將成為一種趨勢（企業做決策要有前瞻性）。
於是，一系列問題便立刻擺在了各企業面前——
哪些員工適合於在家辦公？
如何給在家辦公人員分配工作？
如何確保在家辦公人員的工作方向正確，以及工作效率和質量？
如何形成在家辦公人員的制式化遠程管理模式？
……
針對這些問題，信大哥所在的專家團隊基於過往的諮詢服務實踐經驗和一定範圍的調研，就企業安排部分員工在家辦公所涉及的問題，進行了細緻的沙盤演練式問題分析，最終形成了這份《員工“在家辦公”遠程管理指南》，希望它能在一定程度上啟發和幫助到各企業。國家正處於危難之際，匹夫也應起而行動；信大哥所在的團隊，願意為企業界應對疫情帶來的人才管理相關問題持續地盡一份心力。
《員工“在家辦公”遠程管理指南》（全文）
一、定義在家辦公人員
並不是所有的崗位人員都適合於在家辦公。企業應對在家辦公人員進行整體的事前周密分析與規劃，只有這樣才能做到急而不亂、行而有效。
1、適合在家辦公的人員
大致說來，以下崗位人員適合於在家辦公：
（1）售後部門內勤崗位的客服人員
（2）銷售部門客戶開發和客戶關係維護崗位的人員
（3）市場部門的策劃、平面設計、文案、自媒體崗位人員
（4）財務部門統計、出納、合同審核等崗位的大多數人員
（5）行政部門的項目申報、文秘、法務、採購、ERP數據維護等崗位人員
（6）人資部門的招聘、績效、員工關係管理、培訓師等崗位人員
（7）技術部門的軟件工程師、設計師等可以在家辦公的崗位人員
（8）項目部門的中、後臺崗位人員
（9）供應部門的採購、統計、核價崗位人員
（10）一部分可以在家辦公的各層級管理助理崗位人員
（部分在家辦公人員因工作需要偶爾要到公司現場辦公時，可以採取一定的措施來解決新冠疫情的防護問題。）
2、由誰來定義在家辦公人員
一般由公司人力資源部門根據公司領導的指示，通過書面通知的方式要求各直線/職能部門提出相關申請；各直線/職能部門在收到通知後，應迅速研究並在規定時間內向公司申報；公司人力資源部門彙總各部門的申請，提供給公司領導或公司領導辦公會議統一研究決定。
3、定義時需要注意的關鍵事項
在定義哪些人員有必要在家辦公時，應充分考慮以下五個方面的問題：
（1）由於讓部分員工在家辦公是新生事物，大家都缺乏這方面的管理經驗，需要“摸著石頭過河”。因而，一部分管理人員有可能會擔心管理失控，而儘量避免或減少員工在家辦公，這將導致完全可以在家辦公的人員卻沒有得到相應安排。
（2）應防止一部分不應在家辦公的人員也申請在家辦公，而部門管理者則出於責任心和能力等方面的原因，草率做出同意申請的決定。
（3）應防止那些價值觀存在較嚴重缺陷，或者獨立工作能力嚴重不足（需要他人手把手指導或時刻緊盯著才能有效工作）的人員被列入在家辦公人員名單。
（4）員工在家辦公會涉及辦公設備和其他條件問題。當公司要求員工在家辦公時，一部分員工可能會向公司提出辦公傢俱和設備等方面的要求。
（5）一部分員工在家辦公可能會涉及公司技術或商業機密外洩的風險管控問題。
（針對以上五個方面可能出現的問題，人力資源部門應有明確的主張、意見、原則和應對辦法，只有這樣才能幫助公司領導及時做出正確和有效的決策。）
二、統一管理規範
當一家公司存在較多的員工需要在家辦公時，如何管理在家辦公人員的工作心態、行為和結果，將會是一個較大的問題。
可能出現的問題有以下兩個方面：
1、在家辦公人員方面
包括：由於缺乏控制，他們可能利用工作時間做私活；他們的工作效率和質量可能由於缺乏監督而大打折扣；離開之前習慣的組織環境，長期在家辦公，他們可能會缺少歸屬感。
2、在家辦公人員管理方面
包括：人力資源部門不懂在家辦公人員的崗位工作，因而無法從總體上監督控制；各部門管理人員由於缺少管理在家辦公人員的經驗，且每一位部門管理者的能力和個性均不盡相同，因而有可能出現管理真空，從而導致管理效率和質量低下，直接、間接、隱性成本較高，甚至出現管理失控；讓各部門自行探索管理在家辦公人員的模式、流程和辦法，效率必然十分低下，且前期容易遭受挫折。
針對以上可能出現的問題，建議各企業採取統一模式的在家辦公人員遠程管理辦法。該遠程管理辦法，應明確以下三個方面的內容。
1、實行統一的在家辦公人員每週工作目標、計劃和總結制度
建議：在家辦公人員一定要做每週工作計劃和總結。做每週工作計劃和總結的目的是，為在家辦公人員每天的工作錨定方向和範圍，以便確保一週內每天工作的高效率和高質量。
2、實行統一的在家辦公人員每日工作彙報與溝通機制
建議：在家辦公人員最好每天都有工作計劃和總結。做每日工作計劃和總結的目的是，確保在家辦公人員每天的工作量都是飽滿的，每一項工作行為都是必要的，並確保工作行為的結果最大化。
3、實行統一的遠程管理在家辦公人員的兩級管理模式
建議：
（1）在家辦公人員所在部門的直線主管，每週和每天都有必要認真審核和指導在家辦公人員的工作，審核和指導工作的依據應該是在家辦公人員每週和每日的工作報表；
（2）公司或事業部/分子公司人力資源部門人員，每週都要了解各直線/職能部門管理在家辦公人員的具體情況，發現問題及時指正，發現標杆及時推廣，並將相關人員的管理行為和結果納入其績效考核條目。
三、必要的員工承諾
為確保在家辦公人員的工作心態、行為和結果達到公司期望，公司有必要要求所有在家辦公人員簽署《在家辦公承諾書》。以下是承諾書的通用模板，各企業可以參考和借鑑。
承諾書
尊敬的公司領導：
感謝公司對我的高度信任，允許我在家辦公。為不辜負公司對我的信任和期待，我向公司做出以下莊嚴承諾：
1、我將不折不扣地遵照公司的在家辦公相關管理要求，認真做好每週及每日工作計劃和總結，並努力工作以確保產出最佳工作成果。
2、我將認真努力地做好每一項工作，絕對不會因為沒有人在現場監督我的工作，而敷衍塞責或放鬆對自己的要求。
3、我保證絕對不會利用工作時間做私活，且每天的有效工作時間不低於8小時。
如果我違反以上承諾，我願意接受公司對我的任何處罰。
承諾人：×××
四、每週工作管理
建議參考下表所示模板來管理每一位在家辦公人員的工作。這個模板來自《3S績效考核》一書，是信大哥我的公司多年來在幫助眾多的企業設計合夥人制度過程中發明出來的，主要用於對公司合夥人每月和每週關鍵工作事項的管理（也稱為“過程貢獻管理”）。我們經過多年的實踐應用後發現，這個工具表完全可以用於合夥人以外的其他所有員工的日常工作管理，也可以用於有效管理在家辦公人員的每週工作。
每一個涉及在家辦公人員的部門，都應在每週工作開始前和結束後（計劃和總結同時進行），要求每一位在家辦公人員填寫此表。填寫此表時，應遵循以下七大原則：
1、強溝通
即本表所填寫的內容，不應只是反映在家辦公人員個人的想法和工作安排，而應是當事人員與其上級領導充分溝通和相互承諾/確認的結果。
2、不偏向
即當事在家辦公人員，在安排每週工作計劃時，不應忽略掉本職工作範圍內的任何關鍵工作方向（見上表第一列）。這一點，其直接上級應重點關注。因為，通常情況下，大部分人員會習慣於在自己擅長或難度較小的工作領域“盡情”地表現自己，而儘可能地迴避自己不擅長或難度較大的責任範圍內的工作。管理者通過對上表中工作方向的控制，有望解決在家辦公人員在這個方面可能存在的問題。
3、不漏項
是指在家辦公人員在其直接上級的指導下填寫本表的第二列時，不可以漏掉任何一個工作方向下的任何一項關鍵工作事項。被列示的所有關鍵工作事項，將錨定當事工作人員本週的工作重點。
4、成果可衡量
是指在家辦公人員在其直接上級的指導下填寫本表的第三列時，一定要說明第二列中已經填寫的每一關鍵工作事項必須取得怎樣的成果，而且其承諾取得的工作成果必須是可衡量的。對於一些無法在本週內取得最終工作成果的事項，可以只承諾計劃取得的階段性成果，但絕對不可以用無法衡量的含糊語言來表述。
5、時間可控制
是指在家辦公人員在其直接上級的指導下填寫本表的第四列時，一定要明確填寫每一關鍵工作事項的開始和結束時間，目的是讓當事員工做到有效地規劃自己一週的工作時間，這樣做工作效率會更高。
6、有挑戰
是指在家辦公人員在其直接上級的指導下填寫本表時，所填寫的工作目標與計劃，必須具備一定程度的挑戰性。通常，在時間不夠用卻又要完成更多工作的情況下，其工作效率才會更高，對員工成長也才會更為有利；反之，如果員工只在充足的時間內完成有限的工作，不僅其效率不會達到最高，而且也不利於員工的學習成長（優秀員工都是逼出來的）。
7、弱考核
是指填寫本表的目的，不是為了控制員工，而是為了幫助員工更有效地工作，並通過更有效的工作而實現更有效的成長。員工在按照既定的每週工作計劃進行工作的過程中，會碰到許多事前無法預計的問題，所以在一週工作結束時，要求員工對自己一週以來的工作進行總結。這樣做的主要目的是讓其反思：一週以來，自己哪些方面做得較好，今後需要發揚光大；哪些方面做得不好，今後應怎樣加以改進。基於考核結果對員工實施物質相關的獎勵和處罰，這一目的應居於次要地位。
以下是一份樣例表單。它是一位採購部門的員工在其直接上級指導下所填寫的每週關鍵工作事項計劃與評估表，大家可以參考和借鑑。
五、每日工作管理
在有了每週工作計劃和總結後，還需要每天對在家辦公人員的工作行為加以管控。因為，當一位在家辦公人員每週有了工作計劃以後，如果不能確保其每天的工作目標、行為和方法有效，那麼其便無法最大化地實現其所訂立的每週工作目標；如果不對其每天的工作目標、行為和方法加以嚴格要求，其如果也能完成每週的工作計劃，那意味著其要麼是無比優秀的人才，要麼其每週的工作目標定得太低。
在家辦公人員應在每天下班之前，用規範的表格形式（參見下表），將當天的工作過程和結果情況以及第二天的工作計劃，發送給所在部門的相關管理者。每日表格不宜設計得太過複雜，只需體現兩項內容即可：一是當天完成既定工作計劃的情況及其結果（如當天有計劃外的臨時性工作插入，也需記錄在當天的工作總結中）；二是次日將要完成哪些工作事項以及追求什麼結果。
在家辦公人員的上級主管應在第二天早晨上班後的第一時間，通過電話或微信或其他通訊工具，與在家辦公人員逐一溝通（一個部門存在多位在家辦公人員時，可通過集中電話會議的形式進行溝通）。在溝通（會議）前，上級管理人員應充分審閱和分析每一位在家辦公人員前一天的工作內容、過程與結果，以及當天工作計劃的有效性，並在溝通時對當事人員予以必要的正向或負向激勵。
主管人員在審閱、分析和評價在家辦公人員的每日工作總結和計劃時，有以下三個要點需要密切注意。
1、發現問題
需要從下述四個方向來分析和發現問題：
（1）報表的內容、文字、格式和提交時間是否符合規範要求？
（2）是否有弄虛作假行為？
（3）是否存在目標不明、行為或方法不當、成果模糊以及效率/質量不高的問題？
（4）當天的工作計劃/安排是否抓住了重點、是否有遺漏？
2、發現機會
需要從下述三個方向來分析和發現機會：
（1）是否有人創造了好的工作經驗與成果，值得其他在家辦公人員學習？
（2）不同的在家辦公人員改進工作方法方面的機會和空間在哪裡？
（3）在當事人員過去一天中工作所涉及的人和事中，以及當天工作計劃中將要涉及的人和事中，是否存在可以創造更佳的部門或崗位工作成果方面的契機？
3、明確指導
是指無論是發現了問題，還是發現了機會，都應該對相關在家辦公人員給予明確無誤的指導，以便當事人員有意願並有方法把工作做得更好。
（需要特別指出的是，部門管理人員在對在家辦公下屬每天的工作實施管控和指導時，不應只是形式化地每天早晨或晚上溝通。若有必要，工作溝通應隨時進行。管理者只有對每一位在家辦公下屬的工作心態、行為和結果瞭如指掌，進而才可能對其實施有效的管理、激勵和幫助。）
六、公司層面的管理控制
公司（或事業部/分子公司）的人力資源部門，應要求在家辦公人員所在部門的管理者正確有效地使用前述方式，對在家辦公人員的工作行為進行遠程指導和管理。
為確保各部門的相關管理者有效指導和管理在家辦公人員的工作行為，人力資源部門應對各相關人員具體的管理行為過程及其效果，實施必要的監督與控制。
建議人力資源部門採取以下三種方式來對各部門相關行為過程和結果實施管控。
1、採取統一的管理模式
通過採取統一的管理方式與辦法，將所有部門指導和管理在家辦公人員的行為過程置於人力資源部門的監管之下。
2、不定期參加部門會議
不定期參加相關直線/職能部門例行的每週和每日溝通會議，發現好的實踐經驗及時在全公司推廣，發現問題及時批評指正或敦促解決，特別是要重點關注管理意願與能力不足或工作權重較大的部門。
3、定期進行總結
定期對《員工“在家辦公”遠程管理指南》落實到位並創造了最佳實踐經驗的部門（人員）進行表彰，同時對錶現不佳的部門管理者進行必要的警示與處罰。
七、過程中的問題分析與解決
任何管理制度或方案在落地執行的過程中，都可能會面臨這樣和那樣的問題。發現問題後，聽之任之或否定製度/方案的必要性，是一種態度和做法；發現問題後，及時和積極地想辦法解決問題，則是另一種態度和做法。
建議各企業相關主體責任人採取上述第二種態度和做法來解決問題。只要採取上述第二種態度和做法，就一定能夠最大程度上確保在家辦公人員既能高效工作，又能獲得良好成長。
最後：
信大哥公司的管理專家可以遠程指導各企業正確有效地使用該工具表，若有需要可留言。
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