“你知道我這周頭都大了。開會開到一半，對面傳來小孩的哭鬧聲。要麼就是心不在焉。還有啊，我要個統計報表，兩天了還沒做好，急死我了。我能開除他們嗎？不用你說，不能。別說開除，前天一個在這實習的員工，因為早會遲到，我讓罰了100塊。直接在朋友圈罵我，氣死我了。要不是沒辦法，我才不開工。在家辦公效率太低了……”
週末跟一個做傳媒的朋友聯繫，他向我大吐苦水，表示在家辦公太麻煩了，找人不方便，找人做好事更難。但是沒辦法，行業性質。本來公司人也不多，所以乾脆就讓各自遠程辦公了。畢竟這疫情不知道什麼時候結束，員工需要工資，他也需要收入去發工資。
雖說在家辦公是近期許多公司為了防控疫情才設定的，但這在外國卻是很正常的事，而我相信遠程辦公在未來亦會發展成常態。
只是目前在國內尚不成熟，因此很多遠程辦公出現的問題，企業主和職員一時間都無法很好的應對。
<strong>在家辦公是為了讓經濟復甦，如何才能讓員工在家也能高效工作，這是目前管理最為急切的問題。
一、全員“SOHO”：遠程辦公概念
<strong>1.遠程辦公
分“遠程”和“辦公”兩部分，是指通過現代互聯網技術，實現非本地辦公：在家辦公、異地辦公、移動辦公等遠程辦公模式。
<strong>2.在家辦公
目前因為疫情關係，遠程辦公主要的模式是在家辦公。在家辦公，國外的名字叫SOHO（Small Office，Home Office）。
這是一個頗為時髦的概念。早在上世紀80年代，IBM就為員工在家設立了“遠程工作站”。到了2017年，數據統計IBM有將近40%的員工是SOHO一族。繼IBM之後，谷歌，雅虎，臉書等也加入了SOHO的陣營。
<strong>3.遠程辦公的優點
SOHO可以幫助企業節省資源和費用，讓上下班造成的交通堵塞得到緩解；員工上班得到自由，節省通勤成本，很具有靈活性；並且這種模式還能夠為特殊群體提供就業機會。當然，目前最大的一點優點就是可以不受各類傳染病的影響。
<strong>4.遠程辦公的弊端
對於國內企業來說，遠程辦公是一個比較新鮮的事，這種特殊的辦公模式因為是疫情下試行，因此存在更多的弊端。其中在家辦公面臨的三大難題：溝通、管理和工作效率下降。員工無法做到自覺自律，老闆不能按照正常的管理模式約束監督職員工作。
這時候管理者想要員工乖乖聽話，效率好、產能高，就必須改變固有的現場辦公思維和管理。
二、用GTD時間管理法，調動員工積極性和工作效率
在家辦公面對的很大問題就是溝通不方便，回饋不及時，工作效率低。現場辦公一個小時能夠完成的工作，由於受到主客觀條件影響，可能往往會延遲幾個小時甚或更久。
在家辦公自由的同時，受到的誘惑也大，已婚的員工更是會被家庭瑣事累身影響工作進度。
<strong>1.GTD時間管理：精力集中，避免同時做幾件事
因此如何讓任務落實到每一位員工頭上，以及讓員工自覺完成是至關重要的事。各部門領導在開小組會議時要把工作合理安排分發到每一位員工手上，並且要求員工根據GTD時間管理法落實工作的具體安排，督促員工日事日畢，有節奏有計劃的完成手上工作。
GTD是Getting Things Done的縮寫，翻譯過來就是“把事情處理完”，是一個管理時間的方法。GTD的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事，然後整理安排並使自己一一去執行。
<strong>2.GTD工作流程的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執行
①收集：員工把手上、腦袋裡所有能想到的需要做、會做的、可能相關的未盡事宜全部羅列出來放在一個文件夾裡，或者寫在記事本上。包括因為一件工作可能衍生出的其他任務。
比如做一份統計報表，需要跟誰調文件、數據等。我們把這些事項稱為stuff，文件夾或者記事本稱為inbox。
②整理：把放入了inbox裡面的stuff整理出來，哪些是馬上要做的，哪些是下午要做的，哪些是可以緩緩的，哪些又是需要同時進行的，分出主次，排出優先順序，一項項列出任務清單。一次只做一件事，即當你在算工資的時候不然突然想著要這個月的對賬還沒做，或者要給老闆打個電話。
當天要做的事情當天完成，以周為單位清空一次inbox的所有事項。（遵循2分鐘原則：兩分鐘以內能做完的事情馬上去做）
③組織：把下一步需要完成的工作，待完成工作，未來需要完成的工作清單做好計劃。
④回顧：每天結束工作前回顧一次當天的工作是否全部完成，是否有遺漏和更新，更新項的時間安排。日畢周總結。
⑤執行：理順上述步驟之後就可以按照列出的日程表一項一項完成工作了。每一步需要耗費的時間和精力員工可以根據實際情況調整。
GTD的核心理念在於只有將你心中所想的所有的事情都寫下來並且安排好下一步的計劃，你才能夠心無掛念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。而當你總是有些事縈繞在心頭，懸而未決的時候，你要麼就是會不時地想起它而影響眼前的工作，要麼就是會忘記了去做。
GTD管理法意在清空你的大腦內存，讓工作和項目具體成行動，如果讓每位員工在協同文檔各自建立自己的GTD，還能有效跟進員工任務進度。這能夠很大程度解決員工的拖延症，提高工作效率。
傑克韋·爾奇說：管理就是把複雜的問題簡單化，混亂的事情規範化。
PS：堅果雲、高效Todo、手機便籤都可以很好的適配GTD工作流程。
三、OKRs工作法：以結果導向增強溝通管理
<strong>1.加強定期溝通：早開會，晚報告
在家辦公，很難知道員工是否準時上班，準時上班才能使大家在同一時間段達到彼此協同的基礎。如何準時上班？在協同辦公軟件設立打卡考勤，建立早會制度，每個部門在微信群開語音會議，每個人簡述當天的工作內容。
其實主要目的是互相提醒進入已經開工的氛圍。下班前各自報告一天工作的結果，加強與員工的溝通和信息互通。
<strong>2.讓會議有效，清晰團隊工作目標
目標不是命令，而是一種責任或承諾。目標並不決定未來，只是調動企業的資源和能量以創造未來的手段。——現代管理學之父 彼得·德魯克
<strong>①OKRs目標關鍵成果工作法
在家辦公缺乏面對面溝通，因此很容易會造成工作目標的不清晰，導致上下級間多出不必要的衝突和誤解。遠程辦公最重要的就是讓團隊裡的所有人對需要做的事情有統一的認識並且達成共識，一起完成目標。OKRs是以結果為導向的目標管理法，相較傳統的KPI考評更適用於目前的遠程辦公場景。
OKRs是Objectives & Key Results的縮寫，即目標與關鍵成果法，是一套定義和跟蹤目標及其完成情況的管理工具和方法。
各部門成員語音會議時做好充分溝通，使大家明確各自在接下來一段時間裡面需要做的工作和將要完成的任務。同時讓員工明確任務的響應時間，用OKRs工作法幫助員工分解，量化目標，最終達成共同目標。
<strong>②如何應用OKRs工作法？
比如當你確定一個目標，然後需要確定一些“關鍵結果”。這些結果遵循SMART原則，必須是具體的，可循的，可衡量的。
<strong>舉例：我要完成工作。
S（Specific）目標必須是具體的：我要完成什麼工作？員工打卡考勤報表統計
A（Measurable）目標是可以衡量的：如何才算完成報表統計？員工當天遲到早退時間，出勤天數，請假人數等，只要缺乏其中一項數據就不算完成統計
M(Attainable)目標是可實現的：這些考勤數據是可以調取的（出去跟客戶籤合同是目前難以實現的，跟客戶電話溝通合同內容是可實現的）
R(Relevant）目標是相關聯的：做考勤統計是方便結算工資
T(Time-bound)目標是有時限的：我需要今天下午三點前做好報表
為建立目標管理表，細化任務內容，具體執行者，完成時間等。OKRs目的不在於考核團隊及其成員，而是用於自我提示目標及目標完成的質量。
<strong>OKRs既是目標管理工具，也是溝通工具。它是企業進行目標管理的一個簡單有效的系統，可以確保達成企業戰略目標的關鍵成果分解與實施。有利於拓展實踐方向，提升疫情時期管理人員的專業能力和管理水平。
四、遠程辦公工具保證工作順利開展
“工欲善其事，必先利其器”。遠程辦公的主要構成就是員工和線上工具。遠程辦公除了員工管理，信息管理亦是至關重要的部分，如何保證企業員工和上下級之間接受到的信息（文件）的一致性、對稱性、以及保密性，辦公軟件的選擇尤為重要。使企業成員碎片化的信息收集
重點強調公司文件的保密性：文件設置員工訪問權限，管理員，只可瀏覽，可編輯下載，只可下載等。該協作工具最好支持密碼鎖類似功能，保證公司信息傳輸過程中的保密性。
公司可在網絡鄰居建立共享盤，把需要各部門一起協作，瞭解的文件資料集中存放，保證信息的一致和同步。或者使用協同文檔，如石墨文檔（個人自用文檔）、堅果雲都能實現多人任務協作。
語音/視頻會議：飛書在5月1日前可免費使用不限時長的視頻會議，釘釘、企業微信亦支持隨時發起遠程會議。這些工具也包含了各類在線文檔功能，日程共享，審批管理，健康打卡等功能。
總結
針對特殊時期下的“遠程辦公”，企業各層管理人員也應該每週或每天抽出時間跟員工一對一進行對話，詢問工作狀態，身心健康，協助調整在家辦公帶來的不適；
再結合OKRs工作法和GTD時間管理加強員工的工作指導和管理，充分利用自主靈活的辦公環境，讓企業保持正常運轉及員工高效率工作，實現遠程辦公恢復企業效益和實現市場經濟的復甦。
雖已有少數企業恢復了返崗作業，但現下疫情下一個拐點尚未到達，如通知全面復工勢必會對已有好轉的情況造成不良的影響。我們都願意自覺隔離，共同度過困難，堅信在家辦公亦是對社會的貢獻和幫助。
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