小樹懶的心理樹洞

要想把工作做好，勤奮少不了，有了勤奮還不夠，還得懂方法，這樣才會有效率。方法從哪來呢？自然是思考。如何才能更好的思考呢？這就少不了我接下來要講到的幾個思考工具。

一、工具一：PDCA循環。幫你不斷試錯改善，打造高效工作流程。

PDCA循環是一種全面質量管理的思想基礎和方法，也是企業管理各項工作的一般規律。

它是一個持續改進模型， 它包括持續改進與不斷學習的四個循環反覆的步驟， 即計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check/Study）、處理（Act）。

P (Plan)計劃：通過集體討論或個人思考確定某一行動、活動、目標的方案或計劃。

D (Do)執行：根據設計的方法、方案和計劃佈局，進行具體運作，實現、落實計劃中的內容。

C (Check)檢查：檢查或研究執行人的執行情況和結果，比如到計劃執行過程中的“控制點”“管理點”去收集信息，“計劃執行的怎麼樣？有沒有達到預期的效果或要求？”，找出問題。

A (Act）處理：對檢查的結果進行處理，對成功的經驗加以肯定，並予以標準化；對於失敗的教訓也要總結，引起重視。對於沒有解決的問題，應提交給下一個PDCA循環中去解決。

以上四個過程不是運行一次就結束，而是週而復始的進行，一個循環完了，解決一些問題，未解決的問題進入下一個循環，這樣階梯式上升的。

二、工具二：MECE原則。幫你全面分析問題，有效抓出遺漏和重複。

MECE原則（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive），意思是“相互獨立，完全窮盡”，即把一個工作項目分解為若干個更細的工作任務的方法。

它主要有兩條原則：完整性，說的是分解工作的過程中不要漏掉某項，要保證完整性；獨立性，強調了每項工作之間要獨立，每項工作之間不要有交叉重疊。

運用MECE原則的基本步驟：

1、確定範圍。明確當下的問題是什麼，以及想要達到的目的是什麼。這個範圍決定了問題的邊界。這也讓”完全窮盡“成為一種可能。換句話說，MECE中的”完全窮盡“是指有邊界的窮盡。

2、尋找MECE的切入點。也就是你準備按什麼來細分，比如按顏色、按大小、按時間序列、按重要性等等。在找切入點的時候，要記得以終為始，根據你要解決的問題和目的來進行。

一些常用的分類方法有：①二分法（比如男/女、已/未婚、專業/業餘等等）；②過程法（比如解決這個問題要幾個步驟）；③要素法（比如營銷理論中的4p、以及再細分的4p到10p）；④公式法（比如銷售額=單價×數量）；⑤矩陣法（比如時間管理優先矩陣、swot分析模型）

3、考慮能否在繼續細分，並檢查是否有重複或遺漏

比如對客戶的分類如果按男和女來分，但這樣對你要的問題和妖達到的目的可能還不夠，所以你可能還要按職業、收入、年齡、居住區域等要素進一步細分，才有可能得出你想要的東西。

分完類之後必須重新檢視一遍，看看有沒有明顯的遺漏或重複。

三、工具三：5W2H分析法。通過七個問題，幫你有效掌握事物全體面向。

提出疑問對於發現問題和解決問題是極其重要的。創造力高的人，都具有善於提問題的能力，因為提出一個好的問題，就意味著問題解決了一半。

5W2H分析法又叫七問分析法，就是通過7個問題來分析發現解決問題的線索和思路，同時也幫助我們掌握事物的全體面向。

WHAT（是什麼？）：做什麼工作？目的是什麼？

WHY（為什麼？）：為什麼要這麼做？理由何在？原因是什麼？

WHO（誰？）：由誰來承擔？誰來完成？誰負責？

WHEN（何時？）：什麼時間完成？什麼時機最適宜？

WHERE（何處？）：在哪裡做？從哪裡入手？

HOW（怎麼做？）：如何提高效率？如何實施？方法怎樣？

HOW MUCH（多少？）：做到什麼程度？數量如何？質量水平如何？費用產出如何？

四、工具四：時間管理優先矩陣。幫你分出輕重緩急，安排工作順序。

時間管理優先矩陣（Prioritization Matrix）大家應該都很熟悉了，就是把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行劃分，分成 ABCD四類，形成時間管理的優先矩陣。

1、優先處理工作的順序：

A、先處理既緊急又重要的事情(比如即將到期的任務、客戶投訴、財務危機、住院開刀等等)。

B、然後處理重要但不緊急的事情(比如學習新技能、建立人際關係、保持身體健康、制訂防範措施等等)。荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲於應付。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做。

C、再然後是緊急但不重要的事(比如電話鈴聲、不速之客、部門會議等等)。我們往往會花很多時間在這個裡面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。

D、最後才是既不緊急也不重要的事(如上網閒逛、閒談、讀令人上癮的無聊小說、看毫無內容的電視節目等等）。

2、該矩陣的關鍵在於：①第二和第三類的順序問題，必須非常小心區分。②也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在於前者能帶來價值，實現某種重要目標，而後者不能。

3、如何使用時間管理優先矩陣？

第一步：將有待進行的行動方案列一分清單。

第二步：繪製一張矩陣圖。根據每一個行動方案的重要性和緊迫性的不同，將所有方案填入圖形之中。

第三步：根據個行動方案所在象限不同，確定將各行動方案的優先順序。

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每天學習一點

首先，我們要劃出一個為專心而準備的時間空檔。甚至如果有可能的話，從日程表中劃去當天剩下的某一項工作，保證自己有個20分鐘不被打擾，以便專心投入計劃中的有意義的工作。如果你能辦得到，那麼留出更多時間更好，一兩個小時，但20分鐘已足以令工作效率有所改觀。

如果實在不行，那麼就把不重要的會議提前20分鐘，或加20分鐘班。切斷一切的電子郵件來往，關掉手機，去一間沒人能找到你的空會議室或小房間。

標出當天的工作進展。（這可能會花2分鐘）用工作日記記錄你當天的工作進展。專心做你還沒做的工作和剩下來的工作是很自然的事。但為了提升幸福感、成就感和努力程度，你也應該花一分鐘記錄你已經完成的工作。即使你只是概述了某個創意項目接下來的步驟，也應記錄下來，鼓勵一下自己。如果你能留出20分鐘的時間空檔，那麼就記下你當天的成就，不管有多麼微小。這可能不是你計劃的工作，可能是解決其他人的問題，但如果你做了有用的工作，而且確有實際進展，那麼就把它記錄下來。

讓自己享受成就感，並意識到自己真的有所作為。為明天繼續工作做好準備。（這可能需要3分鐘）使用歐內斯特•海明威和其他作家的小竅門：幹到一半時停下來。當你必須停下最重要的工作，半途而止時，那麼停下就好，只要你清楚該如何完成剩下的工作。通過這種方式，你第二天也可以像今天一樣迅速進入工作狀態，即使你第二天得到的只有20分鐘的空檔。

小樹懶的心理樹洞

保持高效工作的小竅門非常高，我給大家推薦一個非常簡單，但非常普遍、實用的小竅門。

電腦桌面是電腦辦公族每天都接觸的虛擬界面，如果該桌面上是一堆凌亂的軟件快捷鍵、電腦資料的話，我們要從裡面查找需要處理資料的話，太費勁耗時較多。

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我們工作中經常使用的軟件，比如郵件客戶端、社交軟件、辦公軟件，我們是否都可以很方便地馬上找到打開呢？今天給各位職場朋友們分享騰訊公司出品的小Q書桌軟件，可以讓我們的電腦桌面保持整潔，提高工作效率。

從小Q書桌官網：http://qdesk.qq.com/ 下載軟件，然後安裝運行。我們可以把常用的工作軟件，或者本週需要處理的項目文件夾資料創作的快捷鍵方式，用鼠標拖動放在小Q書桌上，這樣我們可以只要進入小Q書桌軟件就可以方便找到常用軟件和資料，而且通過快捷鍵方式我們可以把D/E盤的資料，創建快捷方式後發到該軟件中，無需佔用電腦C盤系統資源空間。小Q書桌還支持自定義分組，通過點擊右上角“鉛筆”圖標，在編輯模式下把類似的圖標拖動放在一起即可。

【個人心得】我的軟件是按照健康、素質、工作、家庭、社交和愛好六大類來區分，其實除了軟件分類，計劃的制定、網頁書籤/知識類管理、資訊/書籍分類等等也都可以運用到六大分類，這樣可以把所有小系統都可以串聯整合起來。

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該軟件使用簡單，經過整理後我的電腦虛擬桌面和小Q書桌截圖如上面所示，看起來是不是要整潔許多，辦公效率和心情也會大大提高吧！趕緊來清潔您的電腦虛擬桌面吧！也歡迎今日頭條讀者們反饋您目前整理電腦桌面的方法和工具。

如果覺得本文不錯，歡迎關注點贊轉發收藏留言一條龍，大頭會繼續在時間管理、職場寫出更多的優質答案！謝謝大家！也可以關注我的今日頭條號“大頭說時間管理”，有更多詳細文章哦！

大頭說時間管理

高效工作是我一直在探索的，因為我要在本職工作之外還要兼職，而且還要保證每天的運動，每週的娛樂休閒，這裡有很多學問。

下面分享幾點我高效工作的心得：

1、生活規律化

生活規律化指的是合理安排生活。每天的運動、學習、飲食、娛樂，都要有規定。比如，我每天早晨5點半起床，晨跑到6點20分，晨跑的過程中聽“成長方法論”的語音講座，即使是雨天，我也會撐著傘，穿上雨衣、套鞋跑步。如果天氣極端惡劣，我會在家跳繩。一年365天，我天天如此，這才叫規律化。每天晨跑回來後，我就洗個頭，擦下身。早餐一般都是喝粥、雞蛋、牛奶。晚飯過後，我會走20分鐘路程。回來後就開始寫文章，一般在7點到8點半，然後是看書時間。每天的生活基本都是這樣。週末的時候，因為是雙休，週六上午我是洗衣服、打掃家裡衛生，直到中午。週六下午是安排下週工作，制定好下週的工作和學習任務，並且在下午寫好當天的文章，晚上看電影。週日我會陪老婆，帶老婆出去郊遊或逛街。我每天的生活基本上都是這麼固定安排的，我喜歡這樣固定的生活，因為可以減少很多腦力，可以讓自己更多精力和注意力集中在自我成長中。

2、工作系統化

工作系統化，指的是給自己的工作設計一套操作流程。比如，我是教書的，我每天的教學工作，也跟我的生活一樣固定安排的。每天早晨7點半，我會早早到校，固定安排有兩位學生打掃辦公室。早晨我會坐在講臺上邊批改回家作業，邊看著孩子讀課文。日記是學生每天必寫的，我會快速瀏覽打鉤，檢查學生完成情況，並挑三位同學的日記進行表揚，並念給學生聽。每天課文的教學我也有一套流程，就是先帶著孩子梳理課文結構，探討作者的寫作思路，然後把一些寫作特色和優美句子講一講。一般講讀一節課就完成，第二節課就是一次測試，練習內容是第一節課上講到的一些知識。

教學的這套系統流程隨著我的教齡也在不斷得優化。我覺得其他的一些行業，應該也可以有這樣的系統化的工作方式。比如，記者寫稿，可以設計一些模式和套路。

3、積累資源

工作中常用的一些材料，特別是文檔材料，要善於收集和保存。比如，我之前的一位女校長，她小學語文的資料收集很齊全，而且收集的資料都是自己精心挑選的。因此，她推出一堂公開課，可以很輕鬆，因為課件，教案，作業題，她都曾整理過，都可以直接調用。我們單位有些老師，領導佈置交個總結，交個報告，她都是分分鐘的事情，因為她電腦裡收集著很多這類的文章。資源的積累，還包括人脈的積累，中國是人情社會，有了人脈，以後做事會方便很多，也就能節省很多時間。

最後，我想說的是，上面第一、二兩種高效工作方式，對於重複性的一些工作，是很有幫助的，可以節省很多時間。但對於創造性工作，要提高創造性成果來說，可能還有不足。

我個人，很喜歡這種規律性的學習、工作和生活。比如，我現在練習寫作，也是很有規律，每天回答頭條問題5個，當作練筆，每天寫一篇文章，讀一篇人民日報文章，摘抄3個優美句子，仿寫一句等，這些練習，我每天都有規律地進行著。

很多事情，養成了規律，就感覺不累了。

小學語文家庭指導

很多人會把工作中的成長和發展，歸結於能力。其實，對於很多人來說，能力都是差不多的，並沒有本質的差別。真正決定兩個人之間差距的，很多時候，是工作習慣。

下面是一些簡單但是切實有效的細節，希望對你有用：

1、整潔舒適的辦公桌

就是自己能長時間在其上工作而不會感到疲憊的書桌，辦公桌面是否整潔也在潛移默化地影響你的工作效率。

環顧一下你的辦公桌，上面除了電腦、鼠標外還擺放著什麼？亂七八糟的紙質文檔？開袋的零食？各種票據文件？速溶咖啡的包裝袋？快抽時間整理整理你那亂七八糟的桌面吧！

除了以下物品，桌面上的其他東西請收到你的儲物櫃：

1）筆記本+圓珠筆：方便進行會議記錄或思路整理；

2）檯曆：將重要工作任務Deadline標註在上；

3）便利貼：輔助檯曆進行工作任務備忘；

4）文件收納盒：將工作中大量的紙質文件整理收納、也可擺放眼鏡盒等雜物。

2、建立兩個文件夾-----“需要做的”和“已經做完”

在桌面上建立這兩個文件夾，把待做的事項和待做要參考的資料放在“需要做的”文件夾，等事情做完了，就移動到“已經做完”文件夾。

“已經做完”文件夾按照包括日常工作的類別進行分類，如：會議，上司交代，其他部門，等等。

另外，每一份做完的文檔需要修改好文檔名，如“日期—文檔名+姓名—版本號”。這樣的話查看起來很方便。

3、即時記錄

很多人都會研究時間管理，也知道做好 Todo List 的重要性，但仍然難以養成的一個習慣，就是「即時」。

要知道，Todo List 也好，工作筆記也罷，最關鍵的一點，就是要即時。人的短時記憶是非常短暫的，儲存信息的時間最多隻有幾分鐘。如果一件事情你沒有立刻將它記下來，只會有兩種結果：一是忘掉；二是它一直留在你的腦海裡，干擾你的工作和思維，使你不勝其煩。

解決這個問題的方法，就是建立這麼一種本能反應：

無論任何時候，聽到任何重要信息、被分配到任何事務，第一直覺不是去執行，也不是去思考，而是記錄下來。記下來之後，你再去考慮，什麼時候去做這件事，怎麼做。

如果你沒有完全數碼化的工作習慣，我建議你隨身帶著紙筆。用A6的口袋本，聽到任何需要去做的事情，第一時間快速記下要點。等不忙的時候，再拿出來，好整以暇地補充、完善、思考。

甚至，你可以發展出自己的一套速記法，用記號表達特定含義。比如，用歎號表示優先級，用DL表示截止時間，用箭頭表示對接人，等等。

這一塊就不展開了，你可以根據自己的習慣去設計。

4、待辦事項的app很多，我也換過很多，最終還是回到了Clear

事兒一多就容易忘，剛才客戶剛叮囑要催貨期的，在寫郵件的時候被另外一件事打亂了，就把催貨期的事兒忘記了，回頭客戶再催的時候，想起來就誤事了。

所以無論何時，一件事未完成去做另外一件事的時候，一定會加入待辦事項。午休前、下班前，先清理一遍，是否有漏掉的，確認好再離開辦公室，避免趕去辦公室加班的麻煩。如果當天來不及完成，一定要安排好時間，備註提醒，第二天優先完成。

5、做 Checklist

在工作中，犯錯並不可怕，可怕的是一直犯同樣的錯誤，反覆多次仍然會在同一個地方出錯。

這個問題最好的解決方式，就是做好 Checklist。

在筆記軟件裡面，為每一項任務寫好 Checklist，執行時，把它調出來，一項一項對照，看自己有沒有任何一項疏漏了。

這個 Checklist 可以常常優化。自己犯過的錯誤，上級的指示，或者從各種渠道獲得的信息，都可以寫上去。

比如，跟供應商對接時，物料的尺寸、要求、細節，需要滿足幾道工序，驗收的規格和方式是什麼，現場需要具備什麼條件，需要哪些人的簽名，諸如此類。

這就是一個Checklist。

這些都需要按照Checklist一條條予以確認。尤其是沒有明文規定但是會對結果產生影響的因素，都要寫在Checklist裡面，跟對方確認。

理論上來說，只要Checklist做得足夠嚴密，執行時嚴格確認每一條，任務的完成就不會出問題。

如果能將這些Checklist內化，無需對照也能逐條執行，乃至能用來指導新人、或是發現工作中不合理的地方，那可以說，你在這些領域，就已經具備了專業水平。

6、利用好筆記工具

我現在用的是Wiz筆記。主要用來收集資料和整理項目。

建議開一個工作文件夾，按照：

——項目1

————Reference

————計劃

————已完成

——項目2

————Reference

————計劃

————已完成

……

這樣的方式建立你的資源庫。

非常方便，可以節省很多很多時間。

7、善用名片管理、全能掃描王這類app

收到一張名片立即上傳app，，按標籤整理清楚，需要時省時省力。等收滿一盒名片再整理，就是勞苦任務了。還有培養客戶接受掃描，合同等文件手機掃一掃，微信或QQ傳，太方便了。

8、再忙也要寫工作總結

每天要擠出15分鐘時間寫總結，給自己看。

一天不寫總結，可以說這一天基本就是白費了，對自己沒有任何提高，只是用時間換工資而已。

形式可以是：

- 今天做了什麼工作？

- 各花了多少時間？

- 計劃完成得如何？

- 學到了什麼新的東西？

- 有了什麼新的心得？

- 發現了什麼好的資源？

- 接觸了什麼人？

- 歸納出什麼流程？

任何一天任何一項不經意的小發現，也許在以後就會派上大用場。

霸王課

職場人尋找符合自己習慣的工作小竅門很關鍵，將是你高效工作，職場提升的開始！

閃電時間管理，夢想實現術，一起開啟時間旅行✈️，收穫時間的自由！

閃電慢時光

機智在這裡想推薦給大家一個方法，也就是很著名的番茄工作法。　

能夠提高工作效率，提高你的專注度及避免工作被打斷。　

首先先說說番茄工作法能帶來的益處

1、時間分塊　

番茄工作法讓時間的慨念從“點”變成“塊”，讓我們對時間的分配變得有跡可循。使用番茄工作法可以提高對工作量的預估能力，知道“這個任務要幾個番茄完成”，而從消耗的番茄時能夠明確的能看出自己的工作效率。　

2、保持專注　

你會發現每個宗教都會有一個儀式感，通過儀式來增加人們的虔誠度，而番茄工作法的開始記時和結束計時也同樣，不過換個說法——專注度。儀式開始後會變得很容易專注，時間到就停下休息；休息時間結束，就繼續剛才的工作。勞逸結合的同時，即放鬆大腦也跟進了時間。　3、主動抗拒干擾　

番茄工作法的工作規律剛剛說了它就是“儀式”，儀式開始直到結束，什麼都不能打斷你。通過儀式你會對時間更敏感，更尊重。番茄鍾內的時間只能專心做目前的任務，儘量去掉干擾源，微信、QQ或郵件統統不看。同事有事找你，讓他先等著。不僅如此，還應該要求對方做任何事情將問題和意見一次性收集和提交，碎片化他人的時間是慢性毒藥。

4、提高你的規劃能力

如果你總是被打斷，你可能需要對自己反省，到底是否真的是突發事件？看一看活動清單中標為“U”的活動和今日“計劃外緊急”區內的活動。透過這些條目，可以看出你在規劃階段有無規劃好活動的類型和數量，以及預估的工作時間。計劃外活動越多，預估的錯誤越多，通過每天的記錄你就能慢慢知道你有哪些地方考慮不足，然後思考問題的角度也會慢慢的變得完整。　

那麼什麼是番茄工作法呢？　

番茄工作法的根本目的是使人保持專注，如果你覺得自己學習某種知識或是做某項工作不夠專注時，就可以用番茄工作法，反之則不用。　　

創意風向標

我覺得現在這個時代，保持高效工作是一門必修課!學習也好，工作也是，都很重要!

我本人是這樣做的，希望可以幫到大家哈~1.睡前把第二天要做的事情大概提綱列出來，這樣第二天一早起來不會顯得茫然。2.早起，開窗，站在窗前植物旁邊冥想一會兒，淨化雜念，時間允許的話，適當地做做運動也挺好!3.管理好自己的情緒，該做的，絕不含糊，不該做的，儘量不去做!4.可以利用便利貼來工作，寫下關鍵詞，工作或是生活，都會省心很多!
關鍵還得看自己的態度吧，若是足夠重視，便是怎樣都會想辦法去提高自己的工作效率的啦~

飛鳥與魚的距離

隨著手機時代的來臨，高效工作真的成為了一個難題，個人覺得其實解決這個問題的關鍵在於專注，首要不是下載這樣或那樣的app，而是提高做事的專注度。

1、必須有工作計劃列表

任何事情都有輕重緩急，所以按照事件的發展方向做好工作計劃是首要的，避免沒有頭緒的東一榔頭，西一棒子。

2、培養專注度

對於習慣性刷機的朋友，可以嘗試在目標工作時間把手機隔離，專注做好手頭的工作。很多自律性不強的同學，幹一會工作，看一下手機吧，這一看就沒完沒了，各種社交軟件隨時更新，目不暇接，時間就溜走了。

3、尋找工作捷徑

如果能很好的剋制自己的發散工作慣性了，可以開始增加手機和電腦應用來幫助迅速解決問題。

其實說白了，關鍵還是在於個人能夠擺脫手機依賴浪費的時間，在規定時間內排除干擾，集中注意力工作！

關鍵字: 時間管理 職場 思考