今天我们会讲一个关于美女红酒顾问Janet的效率提升之路，但在这之前，我们还是忍不住要吐槽一下那些痛苦低效的工作流。

吐槽篇

你一定发现了，也许你还没声张，工作流(worflow)无处不在，而且有时让人很痛苦。

无论是 一封一封处理客户邮件，一页一页做笔记学外语，一次一次创造"伟大"作品，一回一回开始你的表演…… “工作流”无处不在。

并不是流水线上需要生产流程，知识工作者一样逃不开工作流。

工作流不是坏事，成熟的工作流一般是业务知识的积累，也是现有条件下的最佳实践（最省力偷懒的套路）。

但为什么照着工作流来会让人痛苦呢！！

是我的工作动机有问题吗？成功学就会说这是你的心灵能量不够了，快来喝点心灵鸡汤吧。

实则不然，就算我觉得服务好客户让我很满足（……），学好外语让我很充实，创作“伟大”作品让我很喜悦，为什么我还是克制不住有种被“事情牵着走”的感觉？为什么总感到我不是我自己，而是“工作流”的奴隶？

这个问题不简单，但是我们可以梳理一下，为什么某些工作流不能带来效率和心情的双双最大化。

首先，痛苦低效的显然原因是：不是所有的工作流都是最佳实践，或者当前条件下不允许你使用更好的实践方法（例如组织缺少预算，没钱才是硬道理）。 但，这只是表面原因！

止步于这些表面原因，就会产生很多无用解。

最典型的有这么几种解法：

✦ 上一个大型IT系统，又是全平台的，又是SAAS的，又是云计算，又是业界领先的，实施周期一般很长，因为要一步到位，实施中反反复复沟通。最后系统好不容易上了，但是被实际用的人骂作“破系统”，连原来的XXX也不能做。痛苦加倍！

✦ 找一群所谓顾问，麦某某（不是金拱门）的那种，调查访谈几个月，最后给了一堆建议的PPT，让你固化成流程，大家再来学习实践，最后实际用的人还是按照怎么方便怎么来，有种咨询费都扔进水塘喂鱼的感觉。

✦ 索性放弃治疗，车到山前自有路，现有纸质文档理论上可以满足所有业务，反正效率低和我无关，所有人都低，业绩差也无所谓，所有人都差，一般来说这样的团队很快就没有然后了，要么被裁撤，要么公司就倒闭了。

结局都是一样的

所以，我们发现问题更深层的原因在于：

工作流本身无法低成本/低痛苦的迭代成长。

试想，哪怕是一个很傻的工作流，如果能循序渐进的成长成熟，有效率的积累业务知识，每天比昨天强一点点，几个月下来，也能成为效率很高的工作流系统。但奇怪的是，从统计意义上来说，很少发生这样的事情，虽然有些年轻的新兴团队很棒，正是这么做了。

换言之，多数组织（包括不少个人）都一样，工作流无法成长或成长太慢，昨天和今天和明年都是样，总是从0开始，该痛苦的还是痛苦，该低效的还是低效。因此，大家精力都花在为做事情而做事情去了，没想过这次做了事情能不能为下次带来buff。

如果这样，你还想脱颖而出？

别做梦了！ 没有成长，没有未来！

解药篇

下面我们举一个案例，采用了 “无痛的工作流” 搞定这些事，主要是运用了一些知识管理和协作技巧。

具体的做法看具体行业，也许需要和我们细谈，但是这个思路，你肯定可以借鉴，而且我们也准备了上手工具。你可以轻量级或羽量级的用起来，毕竟我们讲的是低成本迭代。

Janet是一个葡萄酒顾问，一个Wine Seller创业者，也是一个美女。她不仅出售葡萄酒给客户，也为客户在不同场合推荐不同风味的高档葡萄酒。按照她们业内说法，这是个纯技术活，要让客户满意不仅要懂得葡萄酒专业知识，还要了解不同客户的喜好及习惯。而且客户也不都是小白，不少客户来自高档餐厅，作为业务采购，客户本身就是懂行的专家。

Janet的业务也有固定的流程，从客户有下单意向到酒品成交，到业务回访，再到主动推荐，有一系列过程。但是随着业务增长，很快这套工作流成为了负担，事情太多，根本忙不过来。Janet和很多业内专业人士一样，不肯降低服务标准换取效率，所以自然她很累很苦，即使好酒也不能品出幸福感。

Janet也明白自己的处境，需要更高效的工作流，但几个关键的流程总是无谓的耗费她的精力。

我们帮她看了一下，主要两点：

（1）事情的状态很难分清楚，事情一般充斥在各种邮件，PDF，Excel文件中，没法串通起来也很难协同。订单一多，哪些客户该去推荐，哪些只是要样品，哪些是要准备交付，哪些要收款，简直是一团乱麻……

（2）知识很难积累和分享，因此团队小伙伴很难互相帮得了忙。

例如： A客户的喜好，只有跟进A客户的人知道，B客户的信用差，但是鲜有人知，某款红酒的资料，竟然只有Janet自己有……

最糟糕的是，这些工作流是不鼓励成长的，上次不知道的事，下次还是不知道，或者换个人处理就忘了，大家一直从0开始。

于是，我们为Janet支了招！

我们最反感的是：动不动就上一个复杂的ERP/CRM系统，其次讨厌的是：人为限制流程的成长，出于对高效率的偏好，我们也讨厌把人力浪费在逐个去翻文档查资料上。

概括起来 ：不上破系统 ，不搞傻流程 ，不乱翻文档

我们让Janet使用了我们最新版的 tagLyst 2.01。

tagLyst，是一个可以离线使用的效率工具。

然后，我们给了她一些启发性的建议，剩下的事聪明的Janet自己领会了。

tagLyst只是一个工具，很多精妙的用法都是用户自己根据实际工作流发掘出来的。

所以在我们的工具和Janet自己的探索下，她的部分工作流进化成下面这样。

• 01 弄清事务状态

Janet通过tagLyst可以看到所有案件的状态，筛选出自己要跟进的事情。

同样，Janet的团队小伙伴也是一样，找到自己要跟进的事情。事情相关的资料已经在tagLyst里汇总列出来了。当他们完成处理后，贴上下一个任务状态的标签，事情自然会被下一个人跟进。而以前，这根本不可能，每个人都记录了一个类似Excel的表格自己管理，但还是常常漏掉重要事情。

• 02 深入了解客户

Janet很关心某些特殊而又挑剔的客户，往往有大单，但是很难伺候。

这时她用tagLyst的新功能 聚合查询了一下这个客户，瞬间这些客户的过往成交记录，销售的评价，财务的提醒都会跃然而出，供Janet参考。历史数据不会说谎，Janet立刻能想出更好的推荐方案。而以前，这些内容只能凭模糊的记忆或者手工翻阅各种资料，亲自询问别人才能知道。

查看了来自各种Excel的销售记录，检索了客户偏好

• 03 分享产品知识

Janet的一些新人小伙伴，专业知识功力远不及Janet，但是业务增长需要更多人手，这些小伙伴也没法一下培训到大师级别。但是，Janet教会小伙伴使用tagLyst，需要的专业知识瞬间能够展现出来，让小伙伴立刻上手。

• 04 工作流终于可以低成本/无痛苦的成长了

tagLyst不是什么大系统，不用复杂部署，不要学习一套新的系统操作逻辑。

需要的只是一个标签化管理知识和文件管理的基本概念。

Janet也不用让人重新录入数据，客户资料还有订单原来是PDF，Excel，Word，现在仍旧是那些文件。但是里面的内容却被神奇的聚合起来了，这是tagLyst 2.0+版的新功能。

工作流程本身已经被事务状态取代，而状态在tagLyst里只是个标签，所以Janet随时可以通知大家新增加或改变了一些状态标签，需要大家跟进处理即可，不用像某些“破系统”需要两次三次开发改进，才能跟上一个小小的流程变化。

随着案件增长，大家不断在tagLyst上留下标签和痕迹，业务知识很快就积蓄起来了，处理订单的速度和客户的满意度也大幅提高。

尝到甜头后，Janet下一步还有很多运用tagLyst改善扩大业务的想法，我们也期待她能更有效率的为朋友们带来美酒。

机会篇

现在你也有机会试一下tagLyst给你带来的“无痛工作流”。

尤其是结合最新2.0版的 全文检索/表格汇总 这两项开挂一样的功能，让你迅速从堆砌的文件里找到所需内容。

你可以在自己所在小团队用，或者索性自己偷偷的用，我们不会说立刻让你变成效率大牛的谎话，这种是“X毛酒”的骗人套路。但可以明确的是，持续成长和知识积累，不出多久就能让你从同辈中脱颖而出。

顺便说一句，来自国内领先的电动汽车公司 蔚来汽车 的一个团队已经在运用 tagLyst 实践高效管理自己的业务。

蔚来汽车

tagLyst 2.01 版 将于下周发布，已经是正式版的用户，届时可以直接免费升级。