物資採購
物資採購管理辦法
（試行）
第一章 總則
第一條 為規產品研製、生產和維護所需外購器材和外包產品的採購過程，確保採購管理的規範、有序，根據《同管理工作辦法》及質量管理體系相關要求，特制定本制度。
第二條 本辦法適用於外購器材、外包產品及輔助材料等物資的採購組織機構與職責、採購模式確定、採購計劃管理、採購合同管理、採購跟催管理、到貨檢驗及入庫、發票掛賬及付款、記錄歸檔及戰略物資採購管理。通用儀器設備、辦公傢俱、辦公用品、工具類物資的採購可參照執行。
第三條 定義
（一）外購器材：形成產品所直接使用，由供應商提供的通用貨架類物資器材。
（二）外包產品：根據本所提供的研製任務書（技術協議）、圖紙等技術資料，由供應商負責研製、生產和交付的產品。
（三）新研外包產品
新研外包產品屬於外包產品的一種，一般指技術狀態尚未固化，尚在研發階段的外包產品。
第二章 部門職責
第四條 計劃部門的職責：
（一） 負責審核物資採購計劃；
（二） 負責審核比價採購審批表；
（三） 負責物資採購預算與採購合同的歸口管理。
第五條 財務部門的職責：
（一） 負責物資採購合同的經濟性審查，審查合同價格和收付款計劃的合理性；
（二） 執行物資合同價格和支付方式等條款的有關約定。
第六條 物資部門的職責：
（一） 負責編制、校核與送審物資採購計劃（不含新研外包產品）；
（二） 負責物資採購、合同管理並跟蹤其執行；
（三） 負責到貨物資（含新研外包產品）的接收、預驗、送檢並辦理入庫；
（四） 負責已入庫物資的票據掛賬並跟蹤付款；
（五） 負責物資採購相關記錄的歸檔。
（六） 負責供應商保密資質的管理。
第七條 業務管理部門的職責：
（一） 負責編制、校核與送審新研外包產品的物資採購計劃；
（二） 負責新研外包產品的物資採購、合同管理並跟蹤其執行；
（三） 負責已入庫新研外包產品的票據掛賬並跟蹤付款；
（四） 負責新研外包產品採購相關記錄的歸檔。
（五） 負責新研外包產品供應商保密資質的管理。
第八條 檢驗部門的職責：
（一） 負責採購物資的檢驗；
（二） 負責提出不合格採購物資的處置意見。
第九條 質量部門的職責：
（一） 負責組織採購物資質量問題的處理；
（二） 負責組織對供應商質量問題的後續處置。
第十條 監控部門的職責：
（一） 負責對物資採購過程的監督審核；
（二） 負責物資採購合同文本的擬製與審核。
第十一條 監察部門的職責：
（一） 負責對物資採購過程合規性的監督。
第三章 物資採購模式
第十二條 物資採購的供應商應從本所《合格供應商目錄》中選擇，且在其供貨範圍內。
第十三條 如已有《合格供應商目錄》的供應商或其供貨範圍不能滿足採購需求，需要選擇超目錄或供貨範圍的供應商採購，應確認選擇的供應商資質符合《供應商分類與資質管理》的基本要求，並按《供應商引入控制管理辦法》辦理例外採購審批手續後，才能實施採購。
第十四條 實施物資採購前，應根據採購物資的類別、價格波動、市場競爭性等方面確定物資採購模式，本所的物資採購從以下三種模式中選擇：
（一）招標採購：適用於價格相對穩定，且可由多家供應商供貨的大宗通用外購器材的採購。物資部根據年度需求和市場供貨狀況，制定符合招標條件的物資類別及清單，經審批後組織實施。
（二）比價採購：適用於不滿足招標採購條件，且可由多家供應商或代理商供貨的通用外購器材的採購；
（三）談判採購：適用於《合同管理工作辦法》中定義的單一來源物資或新研外包產品的採購。以供應商提供的報價和成本分析為基礎，由業務管理部門或物資部組建談判團隊開展與供應商的技術、成本、價格與合同談判（含競爭性談判）並形成最終採購價格和合同。
第十五條 招標採購工作程序
（一）每年末，物資部根據物資採購現狀、年度需求數量和市場供貨狀況，確定招標的物資類別及清單，形成《年度物資採購招標計劃》（見附件1），並經綜合計劃部、財務部和運營監控部校核，主管所領導審批後實施；
（二）用於物資招標採取邀請招標的形式，在《合格供應商目錄》的範圍內開展招標，如已有供應商不能滿足要求，在開展供應商資質審查和准入手續後方能招標；
（三）通過審批後的招標計劃由物資部牽頭，組建物資採購招標工作小組，具體執行《招投標管理工作辦法》。
第十六條 比價採購工作程序
（一）物資部根據物資採購需求，在《合格供應商目錄》選擇涵蓋其供貨範圍的至少三家供應商同時詢價，由供應商在限定的時間範圍內給出報價。對已經採購過的單價低於3萬元（含）且採購金額低於30萬元（含）的物資應至少二家供應商詢價。
（二）物資部根據供應商報價，綜合價格、進度、質量等信息確定最優供應商，並形成《常規比價採購審批表》（見附件2）提交審批。
（三）《常規比價採購審批表》按審批權限，需經綜合計劃部審核、比價小組組長（按資金審批權限確定）、紀檢監察部審批後實施。
（四）物資部負責比價採購物資的採購。
第十七條 談判採購工作程序
（一）物資需求部門應根據外包產品需求，編制外包產品採購技術標準，採購技術標準應通過審批或評審；
（二）物資部或業務管理部門將物資需求及採購技術標準發送具備資質條件的供應商，通知供應商報價，同步由供應商提供《採購成本分析表》（見附件3，可根據需要進行修改）。除單一來源物資外，需求應同時向具備條件的至少三家供應商發出。
（三）物資部或業務管理部門組織物資談判工作小組，組織對供應商的商務談判。在商務談判前，應已開展或同步開展技術談判。非單一來源的物資採購，應開展競爭性談判。
（四）根據談判結果，物資部或業務管理部門形成《例外比價採購審批表》（見附件4）並提交審批。
（五）《例外比價採購審批表》按審批權限，需經綜合計劃部審核、比價小組組長（按資金審批權限確定）、紀檢監察部審批後實施。
（六）物資部或業務管理部門負責談判採購物資的採購。
第四章 物資採購計劃管理
第十八條 制定物資採購計劃的依據
（一）物資需求計劃；
（二）物資庫存、在途信息；
（三）物資最小起定量、最小訂貨量；
（四）物資質量、使用損耗、停產、禁運信息；
（五）戰略儲備計劃；
（六）市場變化預測等。
第十九條 物資採購計劃的制定、校核與審批
（一）根據物資需求計劃，物資部落實採購計劃主管制定物資採購計劃；
（二）物資採購計劃需經物控主管校核，確保物資既能滿足使用需求，又對庫存進行有效控制；
（三）通過校核的物資採購計劃需物資部領導審核後，提交比價管理工作小組審核，並按資金審批權限經主管所領導、所長審批後實施；
（四）業務管理部門對新研外包產品採購計劃的制定、校核與審批應貫徹按需採購的原則，可參照外購器材採購計劃管理模式執行。
第二十條 物資採購計劃具體執行《物資採購計劃管理辦法》。
招投標
第五章 物資採購合同管理
第二十一條 物資採購合同以本所擬製合同樣式為主，分為“採購訂貨合同”和“採購框架協議+訂單”兩種形式。
第二十二條 “採購訂貨合同”適用於通用外購器材和的採購，採用本所規範樣式，除物資類別、數量、單價、交貨期等內容外，其它條款應相對固化。如需對“採購訂貨合同”樣式進行修改應提交運營監控部審核。
第二十三條 針對階段性持續採購的物資，若已通過年度比價確定合適的供應商或供應商為單一來源，可採用“採購框架協議+訂單”的模式。應採用本所框架協議樣式擬製，擬製完成的“採購框架協議”應提交運營監控部審核。
第二十四條 物資部或業務管理部門按所內合同管理需要，完成所內合同授權簽字人的審批後，方可在合同上籤署。
第二十五條 物資採購合同由授權簽字人簽署，需填寫《合同審批表》（見附件5）並完成審批後，提交所辦在對應合同上蓋章。
第二十六條 為避免合同繁複郵寄，由本所採購管理系統根據標準模板生成的合同，在完成所內蓋章後由物資部寄發供應商，供應商完成蓋章後寄回本所；其它合同則由供應商先蓋章並寄回本所，物資部或業務管理部門完成所內蓋章後再寄回供應商。
第二十七條 業務管理部門簽訂的新研外包產品合同，應及時將合同原件、採購物資的信息編碼及供應商資質材料（營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、承製資質、質量管理體系認證、保密資質等）交由物資部辦理合同備案，用於物資到貨後辦理接收、預驗、送檢以及入庫手續。
第二十八條 物資採購合同管理具體執行《合同管理工作辦法》。
採購
第六章 採購跟催管理
第二十九條 採購合同生效後，物資部或業務管理部門應按照合同要求，通過電話、傳真、外網等方式督促供應商按時、按量、保質地供貨。
第三十條 由於本所客戶或本所研發生產需求發生變化、技術狀態變更或供應商供貨發生問題導致合同無法繼續執行時，物資部或業務管理部門應書面通知供應商，與供應商協調後更改或取消合同。
第三十一條 供應商供貨發生問題，由物資部或業務管理部門協調處理。供應商發生一般質量問題由物資部或業務管理部門牽頭協調處理。如出現嚴重或重大質量問題，由質量部牽頭協調處理，具體執行《供應商質量問題處理管理辦法》。
第七章 到貨檢驗及入庫
第三十二條 本所採購物資實行集中接收、預驗和送檢。
第三十三條 物資部負責到貨物資的接收、預驗和送檢。檢驗部負責到貨物資的入所檢驗和篩選。
第三十四條 物資的到貨接收、預驗
（一）物資部收到供應商的物資後，應在待驗區域存放。
（二）物資部應按合同要求對到貨物資進行預驗，核對供應商送貨單、到貨物資實物、合格憑證三者與合同要求的符合性，確保到貨物資完好、物資規格與數量準確。出現問題的物資，由物資部或業務管理部門的採購主管通知供應商確認後退回供應商。
（三）預驗合格後物資由物資部組織送檢。
第三十五條 物資的檢驗、篩選
（一）檢驗部負責採購物資的入所檢驗。需要篩選的元器件類物資按產品規範要求進行篩選。
（二）新研外包產品的入所檢驗可委託業務管理部門組織驗收。
（三）驗收合格的物資，由檢驗部通知物資部辦理入庫手續。
第三十六條 物資的入庫、退貨或換貨
（一）物資部按實際合格入庫數量辦理入庫手續。
（二）入庫物資的規格與數量需與合格憑證一致。
（三）入所檢驗不合格的物資，由物資部或業務管理部門的採購主管通知供應商辦理退貨或換貨。
第三十七條 業務管理部門採購的新研外包產品到貨檢驗參照本制度執行。新研外包產品入所檢驗合格後，業務管理部門需及時將檢驗合格證明原件、合格物資實物、入庫憑單交由物資部辦理入庫手續。
第三十八條 物資的入所檢驗具體執行《物資入所驗收管理辦法》。
第八章 發票掛帳及付款
第三十九條 物資合格入庫後，由物資部或業務管理部門通知供應商開發票。採購主管應督促供應商在物資入庫後一個月內開票並提交本所。
第四十條 物資部或業務管理部門應落實專人負責入庫物資的掛賬，掛賬應在收到供應商發票一個月內完成，在彙總後按月提交運營監控部掛賬審核。
第四十一條 通過掛賬審核的票據由物資部或業務管理部門提交財務部掛賬。
第四十二條 入庫物資如當月發票無法掛賬，由物資部或業務管理部門負責相關物資的暫估，辦理暫估手續。
第四十三條 物資部或業務管理部門按物資入庫實際和合同付款要求，按月提出付款計劃，並納入付款預算。付款憑證需運營監控部審核並經所內付款審批後方能提交財務部付款。
第四十四條 外貿採購物資的掛賬與付款，按集團相關要求執行。
第九章 記錄歸檔
第四十五條 物資部負責物資需求計劃、物資採購計劃、比價單、談判記錄、採購技術標準、物資採購合同等相關資料的日常管理與保存。
第四十六條 業務管理部門負責新研外包產品的採購相關記錄的歸檔。
第四十七條 按集團要求，物資部應按月將物資採購信息在集團採購信息系統中進行備案。
第四十八條 當年的物資採購相關記錄，應在次年六月底前完成所內歸檔，並保存十年。
第十章 戰略物資的採購管理
第四十九條 戰略物資的範圍
（一）已納入停產或禁運的進口物資；
（二）由於供應商持續供貨不暢需要儲備的物資；
（三）物資短缺會直接影響產品交付的物資。
第五十條 物資部負責戰略物資採購計劃的擬製、校核，並結合物資的滾動需求（滾動期可超一年）提出。
第五十一條 戰略物資採購計劃需經綜合計劃部、財務部、運營監控部的校核，提交主管所領導和所長審批，並納入年度預算後，方能實施。
第五十二條 戰略物資的庫存應區別於普通物資庫存，在制定年度預算、庫存統計時，應單獨核算。
第五十三條 物資部應落實專人負責戰略物資的日常管理，確保物資在整個產品生命週期內的持續完好。
第十一章 附則
第五十四條 本辦法自發布之日起執行。
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