物资采购
物资采购管理办法
（试行）
第一章 总则
第一条 为规产品研制、生产和维护所需外购器材和外包产品的采购过程，确保采购管理的规范、有序，根据《同管理工作办法》及质量管理体系相关要求，特制定本制度。
第二条 本办法适用于外购器材、外包产品及辅助材料等物资的采购组织机构与职责、采购模式确定、采购计划管理、采购合同管理、采购跟催管理、到货检验及入库、发票挂账及付款、记录归档及战略物资采购管理。通用仪器设备、办公家具、办公用品、工具类物资的采购可参照执行。
第三条 定义
（一）外购器材：形成产品所直接使用，由供应商提供的通用货架类物资器材。
（二）外包产品：根据本所提供的研制任务书（技术协议）、图纸等技术资料，由供应商负责研制、生产和交付的产品。
（三）新研外包产品
新研外包产品属于外包产品的一种，一般指技术状态尚未固化，尚在研发阶段的外包产品。
第二章 部门职责
第四条 计划部门的职责：
（一） 负责审核物资采购计划；
（二） 负责审核比价采购审批表；
（三） 负责物资采购预算与采购合同的归口管理。
第五条 财务部门的职责：
（一） 负责物资采购合同的经济性审查，审查合同价格和收付款计划的合理性；
（二） 执行物资合同价格和支付方式等条款的有关约定。
第六条 物资部门的职责：
（一） 负责编制、校核与送审物资采购计划（不含新研外包产品）；
（二） 负责物资采购、合同管理并跟踪其执行；
（三） 负责到货物资（含新研外包产品）的接收、预验、送检并办理入库；
（四） 负责已入库物资的票据挂账并跟踪付款；
（五） 负责物资采购相关记录的归档。
（六） 负责供应商保密资质的管理。
第七条 业务管理部门的职责：
（一） 负责编制、校核与送审新研外包产品的物资采购计划；
（二） 负责新研外包产品的物资采购、合同管理并跟踪其执行；
（三） 负责已入库新研外包产品的票据挂账并跟踪付款；
（四） 负责新研外包产品采购相关记录的归档。
（五） 负责新研外包产品供应商保密资质的管理。
第八条 检验部门的职责：
（一） 负责采购物资的检验；
（二） 负责提出不合格采购物资的处置意见。
第九条 质量部门的职责：
（一） 负责组织采购物资质量问题的处理；
（二） 负责组织对供应商质量问题的后续处置。
第十条 监控部门的职责：
（一） 负责对物资采购过程的监督审核；
（二） 负责物资采购合同文本的拟制与审核。
第十一条 监察部门的职责：
（一） 负责对物资采购过程合规性的监督。
第三章 物资采购模式
第十二条 物资采购的供应商应从本所《合格供应商目录》中选择，且在其供货范围内。
第十三条 如已有《合格供应商目录》的供应商或其供货范围不能满足采购需求，需要选择超目录或供货范围的供应商采购，应确认选择的供应商资质符合《供应商分类与资质管理》的基本要求，并按《供应商引入控制管理办法》办理例外采购审批手续后，才能实施采购。
第十四条 实施物资采购前，应根据采购物资的类别、价格波动、市场竞争性等方面确定物资采购模式，本所的物资采购从以下三种模式中选择：
（一）招标采购：适用于价格相对稳定，且可由多家供应商供货的大宗通用外购器材的采购。物资部根据年度需求和市场供货状况，制定符合招标条件的物资类别及清单，经审批后组织实施。
（二）比价采购：适用于不满足招标采购条件，且可由多家供应商或代理商供货的通用外购器材的采购；
（三）谈判采购：适用于《合同管理工作办法》中定义的单一来源物资或新研外包产品的采购。以供应商提供的报价和成本分析为基础，由业务管理部门或物资部组建谈判团队开展与供应商的技术、成本、价格与合同谈判（含竞争性谈判）并形成最终采购价格和合同。
第十五条 招标采购工作程序
（一）每年末，物资部根据物资采购现状、年度需求数量和市场供货状况，确定招标的物资类别及清单，形成《年度物资采购招标计划》（见附件1），并经综合计划部、财务部和运营监控部校核，主管所领导审批后实施；
（二）用于物资招标采取邀请招标的形式，在《合格供应商目录》的范围内开展招标，如已有供应商不能满足要求，在开展供应商资质审查和准入手续后方能招标；
（三）通过审批后的招标计划由物资部牵头，组建物资采购招标工作小组，具体执行《招投标管理工作办法》。
第十六条 比价采购工作程序
（一）物资部根据物资采购需求，在《合格供应商目录》选择涵盖其供货范围的至少三家供应商同时询价，由供应商在限定的时间范围内给出报价。对已经采购过的单价低于3万元（含）且采购金额低于30万元（含）的物资应至少二家供应商询价。
（二）物资部根据供应商报价，综合价格、进度、质量等信息确定最优供应商，并形成《常规比价采购审批表》（见附件2）提交审批。
（三）《常规比价采购审批表》按审批权限，需经综合计划部审核、比价小组组长（按资金审批权限确定）、纪检监察部审批后实施。
（四）物资部负责比价采购物资的采购。
第十七条 谈判采购工作程序
（一）物资需求部门应根据外包产品需求，编制外包产品采购技术标准，采购技术标准应通过审批或评审；
（二）物资部或业务管理部门将物资需求及采购技术标准发送具备资质条件的供应商，通知供应商报价，同步由供应商提供《采购成本分析表》（见附件3，可根据需要进行修改）。除单一来源物资外，需求应同时向具备条件的至少三家供应商发出。
（三）物资部或业务管理部门组织物资谈判工作小组，组织对供应商的商务谈判。在商务谈判前，应已开展或同步开展技术谈判。非单一来源的物资采购，应开展竞争性谈判。
（四）根据谈判结果，物资部或业务管理部门形成《例外比价采购审批表》（见附件4）并提交审批。
（五）《例外比价采购审批表》按审批权限，需经综合计划部审核、比价小组组长（按资金审批权限确定）、纪检监察部审批后实施。
（六）物资部或业务管理部门负责谈判采购物资的采购。
第四章 物资采购计划管理
第十八条 制定物资采购计划的依据
（一）物资需求计划；
（二）物资库存、在途信息；
（三）物资最小起定量、最小订货量；
（四）物资质量、使用损耗、停产、禁运信息；
（五）战略储备计划；
（六）市场变化预测等。
第十九条 物资采购计划的制定、校核与审批
（一）根据物资需求计划，物资部落实采购计划主管制定物资采购计划；
（二）物资采购计划需经物控主管校核，确保物资既能满足使用需求，又对库存进行有效控制；
（三）通过校核的物资采购计划需物资部领导审核后，提交比价管理工作小组审核，并按资金审批权限经主管所领导、所长审批后实施；
（四）业务管理部门对新研外包产品采购计划的制定、校核与审批应贯彻按需采购的原则，可参照外购器材采购计划管理模式执行。
第二十条 物资采购计划具体执行《物资采购计划管理办法》。
招投标
第五章 物资采购合同管理
第二十一条 物资采购合同以本所拟制合同样式为主，分为“采购订货合同”和“采购框架协议+订单”两种形式。
第二十二条 “采购订货合同”适用于通用外购器材和的采购，采用本所规范样式，除物资类别、数量、单价、交货期等内容外，其它条款应相对固化。如需对“采购订货合同”样式进行修改应提交运营监控部审核。
第二十三条 针对阶段性持续采购的物资，若已通过年度比价确定合适的供应商或供应商为单一来源，可采用“采购框架协议+订单”的模式。应采用本所框架协议样式拟制，拟制完成的“采购框架协议”应提交运营监控部审核。
第二十四条 物资部或业务管理部门按所内合同管理需要，完成所内合同授权签字人的审批后，方可在合同上签署。
第二十五条 物资采购合同由授权签字人签署，需填写《合同审批表》（见附件5）并完成审批后，提交所办在对应合同上盖章。
第二十六条 为避免合同繁复邮寄，由本所采购管理系统根据标准模板生成的合同，在完成所内盖章后由物资部寄发供应商，供应商完成盖章后寄回本所；其它合同则由供应商先盖章并寄回本所，物资部或业务管理部门完成所内盖章后再寄回供应商。
第二十七条 业务管理部门签订的新研外包产品合同，应及时将合同原件、采购物资的信息编码及供应商资质材料（营业执照、组织机构代码证、税务登记证、承制资质、质量管理体系认证、保密资质等）交由物资部办理合同备案，用于物资到货后办理接收、预验、送检以及入库手续。
第二十八条 物资采购合同管理具体执行《合同管理工作办法》。
采购
第六章 采购跟催管理
第二十九条 采购合同生效后，物资部或业务管理部门应按照合同要求，通过电话、传真、外网等方式督促供应商按时、按量、保质地供货。
第三十条 由于本所客户或本所研发生产需求发生变化、技术状态变更或供应商供货发生问题导致合同无法继续执行时，物资部或业务管理部门应书面通知供应商，与供应商协调后更改或取消合同。
第三十一条 供应商供货发生问题，由物资部或业务管理部门协调处理。供应商发生一般质量问题由物资部或业务管理部门牵头协调处理。如出现严重或重大质量问题，由质量部牵头协调处理，具体执行《供应商质量问题处理管理办法》。
第七章 到货检验及入库
第三十二条 本所采购物资实行集中接收、预验和送检。
第三十三条 物资部负责到货物资的接收、预验和送检。检验部负责到货物资的入所检验和筛选。
第三十四条 物资的到货接收、预验
（一）物资部收到供应商的物资后，应在待验区域存放。
（二）物资部应按合同要求对到货物资进行预验，核对供应商送货单、到货物资实物、合格凭证三者与合同要求的符合性，确保到货物资完好、物资规格与数量准确。出现问题的物资，由物资部或业务管理部门的采购主管通知供应商确认后退回供应商。
（三）预验合格后物资由物资部组织送检。
第三十五条 物资的检验、筛选
（一）检验部负责采购物资的入所检验。需要筛选的元器件类物资按产品规范要求进行筛选。
（二）新研外包产品的入所检验可委托业务管理部门组织验收。
（三）验收合格的物资，由检验部通知物资部办理入库手续。
第三十六条 物资的入库、退货或换货
（一）物资部按实际合格入库数量办理入库手续。
（二）入库物资的规格与数量需与合格凭证一致。
（三）入所检验不合格的物资，由物资部或业务管理部门的采购主管通知供应商办理退货或换货。
第三十七条 业务管理部门采购的新研外包产品到货检验参照本制度执行。新研外包产品入所检验合格后，业务管理部门需及时将检验合格证明原件、合格物资实物、入库凭单交由物资部办理入库手续。
第三十八条 物资的入所检验具体执行《物资入所验收管理办法》。
第八章 发票挂帐及付款
第三十九条 物资合格入库后，由物资部或业务管理部门通知供应商开发票。采购主管应督促供应商在物资入库后一个月内开票并提交本所。
第四十条 物资部或业务管理部门应落实专人负责入库物资的挂账，挂账应在收到供应商发票一个月内完成，在汇总后按月提交运营监控部挂账审核。
第四十一条 通过挂账审核的票据由物资部或业务管理部门提交财务部挂账。
第四十二条 入库物资如当月发票无法挂账，由物资部或业务管理部门负责相关物资的暂估，办理暂估手续。
第四十三条 物资部或业务管理部门按物资入库实际和合同付款要求，按月提出付款计划，并纳入付款预算。付款凭证需运营监控部审核并经所内付款审批后方能提交财务部付款。
第四十四条 外贸采购物资的挂账与付款，按集团相关要求执行。
第九章 记录归档
第四十五条 物资部负责物资需求计划、物资采购计划、比价单、谈判记录、采购技术标准、物资采购合同等相关资料的日常管理与保存。
第四十六条 业务管理部门负责新研外包产品的采购相关记录的归档。
第四十七条 按集团要求，物资部应按月将物资采购信息在集团采购信息系统中进行备案。
第四十八条 当年的物资采购相关记录，应在次年六月底前完成所内归档，并保存十年。
第十章 战略物资的采购管理
第四十九条 战略物资的范围
（一）已纳入停产或禁运的进口物资；
（二）由于供应商持续供货不畅需要储备的物资；
（三）物资短缺会直接影响产品交付的物资。
第五十条 物资部负责战略物资采购计划的拟制、校核，并结合物资的滚动需求（滚动期可超一年）提出。
第五十一条 战略物资采购计划需经综合计划部、财务部、运营监控部的校核，提交主管所领导和所长审批，并纳入年度预算后，方能实施。
第五十二条 战略物资的库存应区别于普通物资库存，在制定年度预算、库存统计时，应单独核算。
第五十三条 物资部应落实专人负责战略物资的日常管理，确保物资在整个产品生命周期内的持续完好。
第十一章 附则
第五十四条 本办法自发布之日起执行。
閱讀更多 七號煎餅果子 的文章
