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上帝是公平的,普通人一天是24小时,牛逼的人一天也是24小时。从这一点来说,普通人和牛人是站在同一起跑线上的。不过数量一致的情况下,取胜靠的就是利用效率,同样的时间,利用率高,产出自然多,成长就更快。 但是现在大部分人都在谈一个字“忙”,好忙啊,但是好像也不知道究竟忙个啥,忙出个啥成果。 那怎样可以让时间利用率更高呢?
给你介绍下,提高时间利用率的20条法则:
第一原则:清楚时间花在了哪儿。
用一份时间记录来了解你忙碌的效率。以十五分钟为单位。可分类:阅读、学习、开会、和家人共处、放松、行路、打电话、拜访、准备、做计划等。
这个就是,梳理时间利用的情况, 梳理自己每天的时间消耗情况,并列成清单的形式。
比如,
7:00起床
7:30出门
8:30到公司
8:30-10:00开会
10:00-11:00审核下属材料
11:00-12:00向老板汇报 这样列出来的好处是,对自己的时间使用情况一目了然,知道自己的时间都消耗在哪些地方,哪些地方可以优化。 检查自己的时间是否被无谓的琐事消耗掉或者填满,以至于把重要的事情没有安排。
第二原则:列出每周或每月活动清单。
凡事预则立,不预则废。时间也是一样,没有规划好的时间,很容易就从手指缝中流走。 列清单,把目标写在计划清单上,并且分解成一个个小目标,规定好什么时候做什么事。
我之前分享过一本书叫《清单革命》,在这里, 给大家分享下列清单出现的几个关键点和要避免的做法。
清单分为有执行力的清单和没有执行力的清单。
以下3点是: 没有执行力的清单:
1.在脑袋里列清单。
我们的脑袋擅长思考,而不是擅长记忆。
当我们的脑袋塞下大概7件事情时,就会出现遗忘。
而且,如果把事情放在脑袋里,我们无法对它们进行有限排序。所以,在脑袋里列清单导致的结果就是我们会忘记要做的事情,而且分不清事情的轻重缓急。
2.只把重要的或者怕忘的事情写下来。
你回想一下,经常打乱自己的计划的,是那些写在清单上的事,还是没有写在清单上的事呢?你是不是应该所有的事情都写下来?无论他重不重要,是否会忘记?
3.计划列得太理想化。
计划做得就像我们上学时候的课程表,早上 9点到10点做什么,10点到11点做什么。但事实上我们会遇到很多的突发状况,就是想要有十五分钟完全不被打扰的时间都可能很难。
当你的计划总是实施不好的话,你会失去做清单的信任,然后你会说,计划没有变化快,然后就不去列清单了。但列清单本身没有问题,而是你列清单的方法不对。
那么什么是有执行力的清单呢 ?
1.把脑袋里的事情都写下来。
2.明确事情的下一步行动。例如清单上“领导汇报工作”这个事项,可以明确汇报的内容,像重点商标注册的问题,银行账号的问题。
3.分清楚事情的轻重缓急。把你的事务都分为高-中-低三个优先级别,按照排序完成你的每一件事。
4.每天结束之后,检视一下计划的执行情况。
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在列清单的时候,注意有3个坑别跳进去了
列清单的第一个坑:清单上的事我就是不想做。
解决办法:把想法孵化成行动
假设摆在你面前有两件事,一件事是发个快递,第二件事是写篇论文。你会选哪个?
绝大多数人都会先发快递吧。为什么?因为发个快递就是一个特别简单明确的事,而写篇论文是一个复杂模糊的事。
换句话说吧,发快递是一个行动,它是可以立刻去做的。而写论文,那只是一个想法,是你想去做但还有悬而未决的问题。
你现在可以看一下,你在清单上面写的都是你的想法还是行动呢?
是你想要去做这件事,还是应该去做这件事,还是你已经知道这件事该怎么去做了?
如果只是想法的话,那它在你的清单上写上十遍八遍,然后标上各种新标签它也不会被完成的。
列清单的正确打开方式是,问问自己,这件事的下一步行动是什么?
举些例子对比一下"想法"和“行动”的区别
· 「想法」: 写论文 ——「行动」: 用VISO画个流程图
· 「想法」: 减肥 ——「行动」: 到头条阅读减肥的文章
· 「想法」 :带家人出去旅行一周 ——「行动」 :和家人商量去哪玩
对比「想法」和「行动」,你会发现「行动」这一栏的清单都非常明确。如果你的清单上写的都是左边「想法」,那么你很有可能把这些事儿拖延。
文章的思维导图
因此,你应该把想法孵化成行动,万能钥匙是:这件事的下一步行动是什么?
列清单的第二个坑:时间紧,任务重,清单任务好难完成。
方法1:改变高度
如果让你写一个策划案,你的方法可能就是静静坐在那里冥思苦想,还特别怕别人打扰你。想了大半天,却实在想不到好点子。
到最后一刻必须要交的时候,没办法,匆匆忙忙写一写就交上去了。
我们尝试一下改变这种状况,
首先分析一下写策划案的过程,第一步是发散思维,让自己想到更多的点子;
然后是归类整理出一份可呈现的方案。
而我们平常的做法就是希望一步到位,把发散和归类合并完成。
我们试试把它分开,看看是不是更简单一些?
第一步,把一张纸切分成一个一个格子,中间格子写上你的主题,围绕着这个主题,你想到什么就写在旁边的格子里,而由这个格子再发散其他内容,你可以用一个箭头把它们连接起来。
第二步,如上图,把全部点子归纳整理,形成逻辑框架。
最后一步,转化为可呈现的策划案或产品计划书。
这个方法是激发你点子的神器,谁用谁知道!
方法2:改变大小
你可能还遇到另外的情况,就是你本身知道这个事情该怎么去做,但它需要你用很长一段时间才能够完成。可是你的工作时间全部都是碎片化的,根本没有办法拿出一大段时间,于是你就只能加班了。这就是加班的真相。那我们可以怎么做呢?
** 举个例子,召集公司各部门负责人,开一个季度的营销会议**。
它可能会被分解为:
1.开会的目标。要找老板问清楚开会的目标是什么,之后就很容易地确定哪些成员去参加,哪些不需要参加,以及自己需要准备什么样的资料。
2.确定参加的人员,与参加人员协调会仪的时间、地点,讨论做报告的材料。
3.把时间和地点发邮件给所有的人,确定好会议的流程。
4.准备好会议的材料,也就是自己汇报的PPT。
当你把你的任务切分之后,你就可以用碎片化时间完成这四件小事。
方法3:改变角度
比如说我要设计一个产品,但是我不知道他是用白色好呢,还是黄色好。如果你从自己的角度出发,一直在那里纠结于这两个颜色,其实十分浪费时间。
有一个更简单的方法,就是立刻找一些你的目标客户群体,然后把这两个方案给到他们,让他们去做出选择。
这就是从你自己的角度,转换到了用户的角度,做出决定就更加容易了。
列清单的第三个坑:上班总是被打扰怎么办?
内部打扰
所谓的内部打扰就是你在写文章的时候,脑袋会冒出很多很多的想法,这些想法都会打扰你。
比如“我在淘宝买的鞋都三天了怎么还没寄到啊?” “我先刷一下朋友圈看看有没有什么更新的消息。”
外部打扰
比如,同事找你帮忙,或者老师找你到办公室,或者是客户给你打一个电话。
应对内部打扰:把想法写在纸上
当你把脑袋里面的事情写在旁边的纸上时,就相当于把想法从脑袋中剪切了出来,这之后你的脑袋会更清净。
开始的时候可能写完一件,还有一件,写完一件又出来一件,但是当你写到第7件的时候,你会发现好像什么事情也写不出来了。这个时候,你就能够专注在手头上的事。
为什么这方法会有效呢?因为你没有抗拒它,你只是改变了回应它的方式。
如果在写文档的时候,突然想上淘宝买鞋,这个想法就一直吸引你的注意力,让你没有办法专注。这时候,如果告诉自己说,我就是不去淘宝买鞋,就是不去淘宝买鞋,就是不去淘宝买鞋,这时候,不超过10分钟,你会打开淘宝的。
那你写在纸上,又会有什么不同呢?仍然是想上淘宝买鞋吸引你的注意力,你依旧会回应它,只不过你回应它的方式不是打开淘宝,而是写在纸上。当你这样回应它的时候,这个想法就会心满意足地散去。
应对外部打扰
法1:拒绝协商
- ·说事实,谈感受,给建议。
- · 必须听完对方的“要求”。
- · 用抱歉语舒缓对方的情绪。
- · 明白干脆地说出“不”字。
- · 诚恳地说出你的原因。
断点续传
· 比如说,你正在写一个策划案,可是你老板叫你进去一下办公室,这个时候你会怎么做呢?
大部分人的做法都是把电脑直接一关,然后直接到老板办公室。那这样导致的结果就是你从办公室回来的时候,很难再次进入刚才工作的状态了。
所以,如果你必须要中断手头上的事情的话,建议你用五秒钟的时间,把你接下来的思路简单写下来,然后再去老板办公室。这样等你回来的时候,就更加容易接上刚才的事。
关于清单,我们就聊到这。
在这里,请注意: 每次专注于一件事
第三原则:去开会或赴约时,请带上一本书、杂志、邮件或其他阅读材料。------包里常备一本书,很多的书我都是在地铁里读完的。
第四原则:当今的科技发展(笔记本、手机、电子邮件等)让你处处都能工作。---推荐大家使用印象笔记,基本上带着电脑或者手机你也能清晰你的每天的工作内容,而且同步共享到手机和电脑里
第五原则:开始每个项目或活动前,请问:“我的目标是什么?”或“我想要什么结果?”
第六原则:每天早晨上班前,不受干扰地在家里工作或学习一两个小时。
第七原则:在个人高峰状态做最需要创造性的脑力工作。
第八原则:不要让团队成员“委派”任务给你。挖掘、引导、授权并激发他们,但不要替他们工作。
第九原则:发展、应用并不断改进你的“PODS”方法。P是确立优先顺序,O是学会组织,D是约束自己,S是建立体系。
奥格·曼狄诺说:
无论你拥有多少财富或多么成功,如果目标迫使你工作,日复一日,年复一年,如此漫长艰辛而致没有任何时间留给自己和所爱的人,那么这种目标无疑是一种宣判--一种让人终身痛苦的宣判。
让我们应用这个九个原则来提高时间的利用率!
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