项目小组间时常出现互相“不好意思”的状况，这其实是小组间沟通不良造成的。PMO要发挥润滑剂的作用，打破小组间的隔阂，必须增加双方面对面的沟通意愿。
因为这个行为将会改善小组间的沟通状况。随着执行项目的过程，小组间经常出现沟通不顺畅的问题，特别是在项目规模大、小组多，甚至还有供应商的状况。
比如，厂商要求追加一个新功能，但是功能不是只影响被委托的小组，或许还会影响其他小组。这时，大家往往都用E-mail 进行沟通。当然，因为项目的相关方很多，所以需要确认，利用E-mail 传递速度很快。
而且E-mail 能在短时间内不需要聚集，就可以让很多人得到信息。但是，使用E-mail也有坏处，往往会造成沟通恶化。大家应该体会过，身为管理者或项目成员，当项目现场都处于“静悄悄”的情况下，任谁都会觉得不自在吧?
我们来进一步讨论为什么E-mail 无法让成员间的关系更密切。
从项目成员的“不好意思”或“麻烦”的心态出发。以前面的例子来说，很多人认为“为了新增小功能，就要大家在百忙之中过来开会，实在很不好意思”。
项目规模很大，有其他公司的人就会认为“这些人不太熟，和这些人装熟实在是够麻烦的”等类似的心态，导致大家觉得只要用E-mail 就能够解决的问题，就不想进行面对面的沟通。
笔者建议采用的对策是：由PMO召开会议。有时候即使是新增小功能或小议题，通过召开会议可以发现E-mail 无法发现的风险。项目小组间平时不太见面，难免都会生疏或紧张，此时PMO就要像公关一样，促使大家沟通更加顺利。
有时，项目小组多且办公地点分散，要由PMO来跟大家协调时间和地点，协助小组(被客户要求要增加功能的小组)召开会议。
只要PMO做好事先准备，沟通状况就会大大改善!
依据过去的经验，即使会议前各项目成员很别扭，但是在会议中各式各样的议题会浮现出来，大家就会积极地说出项目的细节。而且需要讨论的议题在会议中就会发现很多需要讨论的细节，这是通过 E-mail 所达不到的效果。
当会议结束时，就会听到“虽然只是小事情，但是很多议题被确认，幸好来参加会议”“这种聚在一起协调的会议，早该在项目初期就要办了”等这些正面的声音。
而且会议结束后，你会发现大家不会马上离开，互相确认平常没有机会讨论的事情。这种情况下，当初顾虑的沟通不良的状况，通过会议就完全改变气氛。
在项目初期，因为小组间不太认识而壁垒森严，大家尽量避免面对面的沟通，如前所说“为了新增小功能，就要大家在百忙之中过来开会，实在很不好意思”“这些人不太熟，和这些人装熟实在是够麻烦的”这类心态，但是在担心的同时，项目成员也会有“要是对方有时间的话，还是想知道新增功能的原因”，或“开会虽然花时间，不过只是发个 E-mail 其实还是心里毛毛的”等矛盾心态。
PMO必须察觉项目成员“想要，又不敢说出来”的矛盾心理，在关键时刻就推一把，促成项目的沟通氛围。
内容来源 | 《PMO不败法则：100个完美收工技巧》
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