今天我想跟你聊聊利用公式设置单元格条件格式,你真的懂了吗?

为单元格设置条件格式,是我们工作中常常用到的场景。

比如,判断某个日期是否到期,判断某个分数是否达标,判断某个值是否有重复值等等,最后根据判断结果给满足条件的单元格呈现特定的格式。

今天我想跟你聊聊利用公式设置单元格条件格式,你真的懂了吗?

Excel本身自带了一些简单的常用的条件格式规则,如,这些内置规则比较简单,一般人用起来也都没什么问题。

今天主要想跟大家分享一下,当用公式来设置条件的时候,不同的引用方式带来截然不同的结果。


对单独的一个单元格设置条件格式

对单一的单元格设置公式条件格式,很简单。逻辑就是对同一行内科目的的分数求和,然后判断,满足条件则呈现指定格式。

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逻辑清晰,很简单,没有什么可说的。G列的总和是放在这里验证设置是否正确。


对单列中的多个单元格设置条件格式

首先我们要选中B列中需要设置条件格式的所有单元格,然后设置公式条件格式。

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注意了,这个时候,公式发生了微小但是至关重要的变化:SUM函数中的引用区域从"$C$4:$F$4"变成了"C4:F4"。


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这里的变化意味着什么呢?

选中多个单元格,然后设置公式条件格式,背后的本质是:先对选中单元格区域中的第一个单元格设置公式条件,然后将公式条件复制到其他单元格去。

(上面这句话一定要读懂)


好,既然本质是复制公式条件,那么就必然涉及到公式的引用方式。

如果我们在这个案例中依然使用"$C$4:$F$4",这是绝对引用方式。那么就意味着同学B,同学C…的单元格条件格式判断依据跟同学A的判断依据一样,依赖于同学A的成绩数据。显然,这是一个明显的逻辑错误。

所以正确的做法是将"$C$4:$F$4"改为"C4:F4",也就是将绝对引用方式改为相对引用方式。然后当公式被复制的时候,同学B,同学C…的单元格条件格式判断依据就会相应地变成"C5:F5","C6:F6"… 。

一定要理解这一点,在条件格式里写公式和我们在单元格上写公式逻辑是一样的。

思考:如果将"$C$4:$F$4"改为"$C4:$F4"可以吗?为什么?

提示:跟在单元格中直接写公式的逻辑是一样的。

答案是可以的,同学B,同学C…的单元格条件格式判断依据会相应地变成"$C5: $F5","$C6: $F6"… 。完全不影响结果对吗?

如果你理解了前面两种场景,那么请接着往下看。


对于整个数据区域设置条件格式

第一步,选中数据区域


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第二步,设置公式条件格式

关键点还是在于引用方式的设置。这个案例中,当我们设置公式的时候,是对B4单元格设置,然后复制到其它所有选中的单元格(一定要理解背后的本质)。

现在我们想想,不管我们将B4单元格中的公式复制到数据区域中的其它任意一个单元格需要进行求和SUM计算的数据都处于C列到F列之间,但是这些被求和的数据又分别处于第5行,第6行…第11行,对吗?

不着急,先将上面这句话彻底理解了再往下看。

那么,这就意味着当我们设置B4单元格公式的时候,

要做到被复制的时候列号(C:F)不能发生变化,需要在列号前面加上$符号用于"锁定";

要做到被复制的时候行号(4)可以变成为(5,6…11),行号前面绝对不能添加$符号(不能锁定)。

到这里,明白了吗?

所以,我们在B4中设置的公式一定要是"=SUM($B4:$F4)>320"。

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最后,我们得到想要的结果如下:


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总结

其实,对数据区域进行公式条件格式的时候,我们设置的不是一个公式,而是给区域中每一个单元格都分别设置了一个公式。所以,如果你明白了不同的引用方式(尤其是混合引用),以后这类操作就可以游刃有余了。

话说回来,学习Excel函数之前,我们都应该非常透彻地理解三种不同的引用方式:绝对引用,相对引用,混合引用。

看完这篇文章,你get到了吗?


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