這是很多采購供應人一直困惱問題。本文給採購供應人提供採購成本計算的公式，供大家學習思考。並建議延展公式背後，做系統考慮，最終降低採購總成本。
成本分析是成本管理的前提，成本分析又可以分成3個層次：
1，價格/成本分析
2，採購成本分析
3， 採購總成本分析
其中價格/成本分析指分析產品價格中的成本（價格=成本+利潤），包括：a/製造成本；b/財務費用;c/管理費用;d/銷售費用。
採購成本分析是分析:a/訂貨成本、b/物資材料成本，c/存貨成本;d/缺貨成本;採購總成本分析則是分析:a/採購成本，b/運輸成本，c/質量成本，d/設備維護成本等所有成本的總和。
所以採購總成本分析包括了採購成本分析，而採購成本分析中又包括了價格/成本分析。
在此，針對成本分析第2層次，也就是採購成本分析進行計算：
一、採購成本=訂貨成本+物資材料成本+存貨成本+缺貨成本
1、訂貨成本：包括採購人員的工資、採購設備場所的折舊、採購辦公用品的消耗、差旅費、電話傳真費等，這一部分成本是需要財務進行全年統計得到最後的結果的。
2、物資材料成本=數量*單價（價格/成本分析就是分析單價）（假設不存在折扣）。
3、存貨成本：維持庫存需要的費用，包括:a，物資材料佔用資金應計的利息;b，材料的保管費用，而保管費用指倉庫的設備場所折舊費、倉庫人員的工資、物資材料存貨時變質報廢的損失、材料的保險費用等總和，物資材料佔用的資金利息是單次可以計算的，而保管費用則是財務全年統計的數據。
4、缺貨成本；因為缺貨而支付的費用，包括停工待料費用、加班費用、場所設備的折舊費用，因為延誤向顧客交貨而支付的罰金等總和，這一塊也是要靠財務全年統計的數據。
二、採購成本的計算：
假設：年訂貨總成本為Ka，年保管費用為Kb，年停工加班費用Kc，年銷售（因延誤交付而支付的）損失為Kd，年採購總額Ke，年銷售額Kf，年產值 Kg，年均存貨總額（年初存貨與年末存貨的1/2）Kh，月利率Ki，訂貨天數X，存貨天數Y，缺貨天數Z，該批材料數量A，單價B。
1、訂貨成本F（1）的計算
a 年訂貨總成本為Ka
b 每1元的產品的年訂貨成本=Ka/Ke
c 每件產品的年訂貨成本=B* Ka/Ke
d 每件產品的天訂貨成本= B* Ka/Ke/365
e 每批產品的天訂貨成本=A* B* Ka/Ke/365
f 實際訂貨天數下的每批產品的訂貨成本F（1）=X* A* B* Ka/Ke/365
2、物資材料成本的計算
a 材料成本F（2）=A*B
3、存貨成本F（3）的計算
a 年保管費用為Kb
b 年均存貨總額（年初存貨與年末存貨的1/2）Kh
c 每1元的材料的年保管費用=Kb/ Kh
d 每件材料的年保管費用=B* Kb/ Kh
e 每件材料的天保管費用=B* Kb/ Kh/365
f 每批材料的天保管費用=A* B* Kb/ Kh/365
g 實際存貨天數下的每批材料的保管費用=Y* A* B* Kb/ Kh/365
h 實際存貨天數下每批材料的佔用利息= Y *A*B*Ki/30
i F（3）= Y* A* B* Kb/ Kh/365+ Y *A*B*Ki/30
4、缺貨成本F（4）的計算
a 年停工加班費用Kc
b 年銷售（因延誤交付而支付的）損失為Kd
c 年銷售額Kf，年產值Kg，年採購總額Ke
d 由於採購延誤導致的年停工加班費用=Kc*Ke/Kg
e 由於採購延誤導致的年銷售（因延誤交付而支付的）損失=Kd* Ke/Kf
f 由於採購延誤導致的年缺貨總成本= Kc*Ke/Kg+ Kd* Ke/Kf
g 每1元的材料的年缺貨成本= Kc*/Kg+ Kd* /Kf
h 每1元的材料的天缺貨成本=（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
i 每件材料的天缺貨成本=B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
j 每批材料的天缺貨成本=A* B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
k 實際缺貨天數下的每批材料的缺貨成本F（4）=Z* A* B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
5、每批材料的採購成本F= F（1）+F（2）+F（3）+F（4）
F= X* A* B* Ka/Ke/365+ A*B+ Y* A* B* Kb/ Kh/365+ Y *A*B*Ki/30+ Z* A* B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365
F= A* B*[ X* Ka/Ke/365+1+ Y* Kb/ Kh/365+ Y * Ki/30+ Z*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365]
以上公司成立的條件是供應商的材料是一次性交付的，材料入庫後也是一次性出庫的，而且單價沒有折扣，假如同一批材料不是一次性到貨或者入庫後並非一次性出庫的，而且每一次到貨的數量和出庫的數量是不均勻的，則在每一塊子成本中需要使用（數量、天數）的二元函數的定積分求值。F=∫∫t*dt dq （t天數，q數量）
之所以考慮用每1元的材料來分配年度各項成本而不是以訂貨次數來分配，是因為現實中經常是一次訂貨並非是一個產品（一張訂單上有很多產品），這一次1 產品與2產品同時訂貨，而下一次1產品又是與3產品同時訂貨，那麼這2次中1產品的訂貨成本就無法計算了，但是按照每1元的材料來計算，只要價格確定、數量確定，則不需要考慮訂貨次數的影響了，同樣分配年存貨和缺貨成本也是這種原因。
從公式中可以看出，如果減少X、Y、Z也就是訂貨天數（採購提前期）、存貨天數、缺貨天數都可以降低採購成本。相反就增加採購成本。
下面舉例來應用計算一下：
假設Q公司的年訂貨總成本為100萬，年保管費用為1000萬，年停工加班費用200萬，年銷售（因延誤交付而支付的）損失為100萬，年採購總額6000萬，年銷售額9000萬，年產值1億，年均存貨總額（年初存貨與年末存貨的1/2）600萬，月利率0.5%。
某一次採購材料S：訂貨天數30天，存貨天數5天，缺貨天數2天，該批材料數量1000個，單價10元/個，合格數量900個，廢品單價6元/個（廢品不存貨，立刻處理，所以廢品不佔用存貨成本）。嘗試計算此次的採購成本F。（供應商的材料是一次性交付的，材料入庫後也是一次性出庫的，）
解：1、訂貨成本F（1）= X* A* B* Ka/Ke/365=30*1000*10*100/6000/365=5000/365元=13.6986
2、材料成本F（2）= A* B=1000*10=10000元
3、存貨成本F（3）= Y* A合格* B* Kb/ Kh/365+ Y *A合格*B*Ki/30
=5*900*10*（1000/600/365+0.5%/30）=45000（0.0045662+0.0001667）
=212.9805元
4、缺貨成本F（4）= Z* A* B*（Kc*/Kg+ Kd* /Kf）/365=2*1000*10*（200/10000+100/9000）/365=20000*（0.02+0.0111111）/365=1.7047元
5、廢品收入=100*6=600元
採購成本F=13.6986+10000+212.9805+1.7047-600=9628.3838元
如果真能這樣來計算採購成本，那麼每一次採購的成本都是可以計算出來，大家在以後的實際工作中只要多減少1天的訂貨天數（採購提前期）、存貨天數、缺貨天數，那麼節省下來的成本都有據可查了。
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