【管理科学】如何当好办公室主任
办公室主任处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊位置，具有十分重要的作用。面对新形势、新要求、新挑战，如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色？
多思多谋。办公室主任作为一个单位上传下达、沟通各方的桥梁和纽带，要立足发展了的新形势和变化了的新情况，多动脑筋、想办法、出主意，发挥好参谋和助手作用，不断提高参与决策的能力，为全面贯彻落实领导的指示和要求，确保各项工作的圆满完成，参在关键处，谋在点子上。
超前意识
办公室主任要努力贴紧领导的思路，做到想领导之所想，谋领导之所虑。要做到这一点，就要求办公室主任有较强的政治意识、责任意识，尽可能增强工作的主动性、预见性、创造性，以较高的政策理论素养和业务工作能力为领导出谋划策、拾遗补缺，与领导“同频共振”：要注重研究政策、吃透上情，搞好调查研究，掌握下情，善于捕捉信息，了解外情，做领导的数据库、资料库、信息库；要认真研究领会组织意图和领导思路，围绕领导关心的重大问题进行广泛深入的调查研究，为领导决策提供真实情况和可靠依据；要广泛搜集资料，研究各地的新情况、新经验、新做法，借“它山之石”来攻玉，为领导提出决策预案，供领导借鉴和参考。
全局观念
办公室主任要胸怀全局，善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上，放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上，做到知上、知下，知左、知右，知内、知外。既要了解面上的总体工作，又要了解近期的重点工作；既要了解上级和领导的工作意见和要求，还要了解本单位的实际情况和干部职工的意见和建议。要善于从纷繁复杂的事务性工作中解脱出来，理清思路，明确目标，出谋划策。
服务理念
办公室是单位的综合办事机构，协调服务越来越显得重要。办公室主任一定要树立服务理念，义不容辞地做深、做好为领导服务，为基层一线服务，为其它科室服务的工作，充分发挥各方面的积极性，善于对上加强联系，对内加强管理，对外搞好协调，对下做好服务，增强办公室的整体合力。搞好服务首先是要明确目标，围绕全局的中心工作开展服务，这样的服务才是有为的服务，背离中心的服务肯定称不上到位的服务和优质的服务。其次是要以协调、配合作为服务的主要手段和方法，办公室毕竟不是业务部门，在协调和服务中，做到服务不越位。再是要围绕解决难点和热点问题开展服务，切切实实地通过服务和协调把大家普遍关心，关注的热点难点问题解决好，以实际行动取信于大家，维护单位和领导的形象。
要公正
公平处事，诚恳待人。办公室主任在协调各种关系、处理各种事务中要始终坚持从事业出发，从大局出发的原则，不能存有任何偏见，不从个人恩怨出发，不以个人好恶为准，始终摆平心中的秤杆，做到客观、公正。这不仅仅是一种美德，更应成为一条纪律。
要廉洁
办公室主任接触面广，工作繁杂，因此，一定要有坚强的党性原则和法制观念，要严于律己，奉公守法，品行端正，志存高远，时刻绷紧廉洁自律这根弦，在思想上、行动上筑起拒腐防变的坚强防线，经得起各种诱惑和考验。
要务实
要据实情、讲实话、干实事、创实绩、求实效，扎扎实实，不慕虚荣，不图虚名。办公室主任一定要实事求是干工作，实事求是反映情况，具备求真务实的精神，从基层听取意见，向领导反映情况，都要注重全面、真实，有喜报喜，有忧报忧。工作中，要一步一个脚印地到角到边，不蜻蜓点水，不做表面文章，以扎实的工作和诚实的作风，赢得领导和干部职工的肯定。
要谦和
俗话说“谦受益，满招损”。谦虚是一种美德。办公室主任在思想和行动上，既要尊重领导，又要关心干部职工，对上不曲意奉迎，对下不傲慢骄横，以诚心换真心；工作和服务上既要大胆、果断，坚持原则，敢于有所作为，又要时时保持清醒头脑，处处谦虚谨慎。
一、办公室主任扮演的十种角色
1．智多星角色
2．耳目嘴角色
3．胳膊腿角色
4．代首脑角色
5．联络员角色
6．监察员角色
7．外交官角色
8．总管家角色
9．万金油角色
10．老黄牛角色
二、办公室主任应具备的几种素质
1．讲政治、善思考
一是政治上、思想上同党中央保持一致，对人民、对职工负责，保持办公室的政治方向。
二是围绕党委、经营班子的中心工作部署办公室工作。
三是讲党性，按照党性的原则办事，切忌只凭个人恩怨、个人兴趣。
四是无私奉献，清正廉洁。
要带头维护领导的权威，对领导的指示和决策带头执行，对领导交办的事不折不扣地落实，对领导的批评虚心接受，有则改之，无则加勉，对领导工作决策失误在适当时机正面提出，不能不分场合，发表些有损领导意图言论，更不能明顶暗抗，做一些不尊重领导的事情。
2．讲严细，求高效
胆大包天，心细如发，守口如瓶，有“一叶落而知天下秋”的敏感。善于从行为变化发现隐伏其中的大问题，小中见大。
3．讲技能，多面手
适应领导同志的多种需求，做到“三熟两强”：
上情熟，下情熟，政策熟；
办事能力强，文字水平综合能力强；
提笔能写，开口能讲，有事能办。
4．讲奉献，肯吃苦
甘于吃苦，甘于寂寞，甘于清贫；
学会克制自己，既任劳又任怨；
受到批评时，着重检查自身，不能有委屈感；
一切从工作出发，一切从大局出发；
做到“不可能左右天气，但可以改变心情。”
5．讲纪律，守规矩
自重、自醒、自警、自励；切忌影响机关形象和领导声誉；
要加强个人品德修养，洁身自好，慎独慎微；
不仁之人不交，不义之财不取，不礼之言不说，不规之事不做；
做一个品德高尚、遵纪守法、清正廉洁的人；
心细如发，守口如瓶是办公室主任的职业品质；粗枝大叶，口无遮拦的人是不能当办公室主任的；
保守机密。要有强烈的保密意识，领导嗜好、性格、特点不能对不相关人提起；
泄密原因：脑子缺少保密这根弦，言谈中不注意；喜欢吹牛，好炫耀；推不开人情；
要过好人情关，朋友关。做到不该看的不看、不该听的不听、不该问的不问、不该传的不传。
6．讲团结，顾大局
内讲团结，顾全大局；外讲协作，维护整体。
（1）以忠诚之心维护领导班子团结
处理好主与次的关系；
处理好趋与避的关系，对领导班子成员关系谨慎从事，既不失职又不失败；
处理好远与近的关系，不可突破红线，不搞人事依附，多汇报，多沟通；
处理好传与瞒的关系，有利于团结的活传，可能不利于团结的活瞒。
（2）以热情之心增进与其他科室领导的团结，当好科室之间的纽带。
满腔热情的搞好人际关系协调；
积极主动的搞好科室之间沟通；
热情周到地搞好机关后勤服务。
（3）以真诚之心促进与下属之间团结
学会关心下属，对优点鼓励，对缺点进行善意的批评；
学会理解下属，设身处地为下属着想，分析原由，冷静处置；
学会尊重下属，爱人者，人恒爱之，敬人者，人恒敬之。
三、办公室主任应树立的意识
1．服务意识
服务是办公室主任的天职。为领导服务，为各部门服务，为下级和各基层服务，当好助手。
2．全局意识
站在全局高度去考虑、研究、处理问题。有领导的眼光。（二八定律，领导把80%精力放在工作的要务上。）
一要吃透上情，掌握下情；
二要爱学习，勤思考，有真知灼见；
三要熟知特定环境、人物、事件的构成要素和一定时期的工作重心；
四要有良好的心理素质和适应能力，审时度势，恰到好处。
3．参谋意识
4．换位意识
站在领导的位置上思考问题。
换位不是越位，参谋不是参与，助手不是阻手。
5．协调意识
及时汇报，不等，不拖，不靠、更不推诿。
协调不是指令也不是决策，而是协商，是以平等态度商量需要解决的问题。
6．应变意识
从容应对。常绷一根弦，随时准备应付突发事件。
沉着应付、忙而不乱。
有冷静的作风，镇定自若，忙中求快，快而不乱。
有应变的措施。
7．效率意识
四、办公室主任应有的修养
1．豁达大度
有容人的雅量和风度。
对上受宠不惊，受辱不怒；对下有平和宽厚的胸怀，一视同仁，与人为善。
对下属的缺点和失误，不以点盖面，耐心帮助。
表里如一，言行一致。
2．夹紧尾巴
低调做人。任何情况都不能忘乎所以，飞扬跋扈，不能趾高气扬。
谨慎是一种美德。说话办事不张扬，不张狂，不说过头话，不意气用事。
在律已方面高标准，严要求，不做越轨出格的事。
3．不卑不亢
有平衡稳定的心态和处世观。对上不要卑，对下不要亢。秉公直言，虚怀若谷。
4．处事公道
不能感情用事，不能以亲属远近作为办事的标准，更不能搞小团伙。在讲原则的前提下广交朋友，真诚待人。
5．宠辱不惊
有则改之，无则加勉。以平常心态坦然处之，冷静分析，合理接受。切忌忘乎所以。
6．大智若愚
进退有序，深谋远虑。在后台当好助手，搞好服务，而不是冲到前台，显示聪明才智。要选择适当的方式传递给领导，供其参考。
大智是对工作水平的要求，若愚是对特定角色的约束。
7. 提升修养
( 1）有势不仗势，得势不欺人
讲究人品。平等待人，平易待人。
( 2 )自重不轻高，奉命不奉承
韬光养晦，切忌显山露水。充满自信，切忌自命清高。
领导是旗帜，办公室主任是旗杆，要行得正，站得稳。
注重小节，养成严谨的生活态度。
（3 )抓大不忌小，主动不盲动
一是要突出重点，找准四两拨千斤的支点；二是要细致周全；三是要沉着冷静。
（4 )补台不拆台，竞争不嫉贤
协作大于分工。相互补台，好戏连台，相互拆台，共同跨台。
原则大于交情。
理解大于谅解。理解是知道对方的难处，谅解是知道对方的错误，高风亮节不计较。要指导助手搞好工作，鼓励竞争，勇荐人才。
五、学会给领导补台
一是要考虑办公室的职能；
二是要考虑办公室助手的位置。
（1）补领导独自做不好的事情；
（2）补领导独自做不了的事情；
（3）补领导不宜亲自做的事情；
（4）补领导不愿亲自做的事情。
六、善于领会领导意图
意图是希望达到某种目的的内心打算。
了解意图的方法：（1）复述法；（2）请教法；（3）例证法；（4）反馈法。
起草领导的讲话时：
1. 留心收集领导人的各种意见。全局的结论，零碎的看法，新鲜的观念。
2. 注意深化领导者的意图。跟踪思维，使意图丰富、完整、深化。
3. 要善于挖掘整理领导的意图。
（1）修饰领导意图；
（2）突出领导意图；
（3）连贯领导意图；
（4）升华领导意图；
（5）促成领导意图
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