“為什麼稱公文為紅頭文件？”這是許多朋友問過我的一個問題。回答這一問題，得從什麼是公文、公文的行文方向，特別是公文格式說起。
一、什麼是公文？《黨政機關公文處理工作條例》在第一章總則第三條中明確：黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公佈法規和規章，指導、佈置和商洽工作，請示和答覆問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。
二、公文行文方向。公文行文方向是根據黨政機關及其部門機構單位和組織系統、公文法定作者職權，與行文機關及其部門機構單位之間的隸屬關係來確定的。按公文的行文原則，公文可分為上行文、平行文和下行文三種方向。
1．上行文。上行文是下級黨政機關及其部門機構單位向上級黨政機關及其部門機構單位的行文。上行文有“請示”“報告”“意見”三種公文。
2．平行文。平行文是同級黨政機關及其部門機構單位或不相隸屬黨政機關及其部門機構單位之間的行文。平行文主要有“函”“意見”“議案”。
3．下行文。下行文是上級黨政機關及其部門機構單位向下級黨政機關及其部門機構單位發出的公文。這類公文較多，主要有“決議”“決定”“命令”“公報”“公告”“通告”“意見”“通知”“通報”“批覆”“紀要”等。根據行文目的和要求，下行文又分逐級行文、多級行文和直達基層的行文等。
三、公文格式。公文格式主要指公文的外觀形式、版面結構安排及各種附加標記。回答“為什麼稱公文為紅頭文件？”有必要重點介紹公文首頁版式中的“發文機關標誌”和“公文首頁紅色分隔線”兩個要素。
2012年7月1日實施的《黨政機關公文處理工作條例》在第三章對“發文機關標誌”的規範是：由發文機關全稱或者規範化簡稱加“文件”二字組成，如“中國共產黨XX市委員會文件”“中共XX市委文件”；也可以使用發文機關全稱或者規範化簡稱，如“中國共產黨XX市委員會”“中共XX市委”。2012年7月1日實施的《黨政機關公文格式》明確：發文機關標誌居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35MM，推薦使用小標宋體字,顏色為紅色,以醒目、美觀、莊重為原則。
2012年7月1日實施的《黨政機關公文格式》明確：發文字號之下4MM處居中印有一條與版心等寬的紅色分隔線。
由於發文機關標誌和公文首頁分隔線兩個格式要素都為紅色，所以稱之為紅頭。公文依據《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》製作，屬於規範性文件，其內容通過紅頭標誌的紙張體現，所以稱之為紅頭文件。
公文有三種行文方向。依據《黨政機關公文處理工作條例》《黨政機關公文格式》相關精神，其中上行文和平行文、下行文使用不同的公文首頁版頭。
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