01.文字撰寫和材料綜合能力是幹部應具備的一個重要能力。
機關部門運籌帷幄，領導把關定向，多靠文稿形式實現。文字撰寫和材料綜合能力，直接影響領導者的組織領導和指導工作能力的發揮，而且還直接影響群眾士氣。儒家學派代表著作《論語·為政》篇中有“君子不器”的思想。“君子”是孔子心目中理想的人格與標準“君子不器”，意為君子不能象器具那樣，只有某一方面的用途。君子非凡夫俗子，應該擔負起治國安邦重任，對內可以妥善處理各種政務，對外能夠應對四方、不辱使命。當前，在一個部門，研究型幹部和材料綜合能力強的幹部往往是稀缺資源，他們或負責調查研究，或負責文字綜合，或負責對外宣傳，是學習的堅持者、思考的堅持者，始終緊繃著一根弦，工作極具壓力、極有強度，也相當清苦。他們所從事的工作往往使他們成為班子成員以外，在本部門工作上視野最開闊、組織最系統、思考最深入的人。
無論撰寫講稿，還是組織起草其他材料，批改機關部門、下屬單位報送的文稿，都要求幹部特別是領導幹部有一定的文字功底和業務指導能力。這就要求領導者和起草文稿的同志有一定的政治理論基礎、市場經濟理論、本職業務素質、相關法律法規和經濟全球化知識，具備觀察和分析解決問題的思想理論基礎、業務能力和廣闊視野。否則，就難以提出指導性、操作性強的書面意見。從領導角度講，也不能所有講稿都由機關或秘書代擬，所有報送材料都批示“同意”、“不同意”或圈閱。應有獨到見解，指點迷津。
“工欲善其事，必先利其器”。寫好文稿，首先不能思想僵化，對新形勢、新知識、新事物不聞不問，閉門造車。要堅持解放思想，善於掌握新知識，接受新事物，形成新思路。要及時學習領會黨和國家的方針政策，瞭解國際國內最新動態，掌握社情民意。還要注意學習歷史、文化、科技等方面的知識，重視知識更新，改善知識結構，不斷豐富做好工作的知識儲備。隨便咩咩編輯，學習重在自覺，貴在堅持。愛因斯坦有句名言“人的差異往往在於業餘時間，業餘時間生產著人才，也生產著懶漢、酒鬼、牌迷、賭徒。由此，不僅使工作業績有別，也區分出高低優劣的人生境界”。欲流之遠者，必浚其泉源。學習是固本之基、活水之源。淵博的學識、深厚的理論功底，是提高能力的前提，這就需要不斷加強學習。學習是工作的基礎，也是提高素質、增長才乾的重要途徑，更是提高文稿起草水平必不可缺的。中國古文化裡有濃厚的學習熱情。孔子曾說過：“君子食無求飽，居無求安，敏於事而慎於言，就有道而正焉，可謂好學也已”。可見古人對學習的追求。“學而時習之，不亦說乎”、“為學患無疑，疑則進也”等關於學習的態度、方法等名言警句，更是不計其數。這些都是中國文化中的優勢。現在，一些幹部常常陷於日常事務，不想學習、不知道學習的現象很普遍，主要表現在不思進取，得過且過，不用心學習，不用心汲取新知識，不深入思考新問題；致使作風漂浮、工作不實，敷衍了事、碌碌無為，有的甚至心態浮躁、追名逐利、一味混日子，還自我感覺良好；有的嘴上喊得多，真正紮實學習的少，“相逢盡道讀書好，燈下可曾見幾人”；有的幹部學習是為了裝點門面，應付組織上的檢查，這樣的學習是不會有真正的效果的。長期下去，不僅得不到提高，就連本職工作也難以做好。形勢逼人、事業催人，我們一定要增強學習的緊迫感，多抽出些時間，沉下心來，多讀點書，多學習組工業務，多思考點問題，不斷提高自己的理論水平和工作能力、業務本領，增強工作的實效性、創造性。總之，只有平時注重學習，才能在起草或修改文稿時，得心應手，厚積薄發，使文稿、文體更具有指導性、全局性、前瞻性。
02.要善於模擬角色。有句老話叫“文如其人”。一篇文章確實能反映一個人的性格、風格，甚至於德行，以及政策水平的高低，認識的深淺。寫文章，儘管可以提倡百花齊放，充分發揮自己的聰明才智和觀點。可是，作為機關幹部寫文章更主要的是為領導服務，必須站在領導同志的角度上去思考，要模擬領導者的角色，先當一把領導者，這一點很重要，“小人”要說“大人”話，先進入這樣的角色。當然，有些領導講話稿的起草者往往也存在與領導同樣的認識和想法，那就是喜歡寫長稿。有人說，領導能說，全憑部屬能寫。我們提倡講短話，講有用的話，這很重要。講話應簡潔明瞭，需要少說廢話，無關痛癢的話少說，必須說的話要簡短，說一些實實在在有用的話，表達精確而不囉嗦，清晰而不冗長。同時，每個領導還有不同的風格，給不同層次的領導寫，要先想其風格和高度，不可能都一樣。首先要將服務對象的思想、風格領會透。
這裡講的材料的高度，說的是要符合不同層次領導的身份。在平時寫材料的過程中，一些同志為了追求材料的高度，一味地拔高再拔高，認為話講的越大就越有高度。因此，不管這項工作的本質是什麼、作用有多大、意義有多深，動不動就講要充分認識其時代意義，要充分認識到其極端重要性，要充分認識到其不可替代的歷史地位。有些工作本來是例行性工作，卻強調說是當前的首要任務、第一位的政治任務等等。這樣寫看似站得很高，聽起來激動人心，但實際上大話、空話、套話一大堆，效果肯定不好。因此，提高文章的理論層次，追求材料的高度，不是拿幾句口號嚇唬人，更不是講幾句大話、唱幾句高調，而是應當把道理講的更實在，講的更應引起人們的重視，講的更容易讓大家形成共識，那才是真正的高度。
03.要與讀者、聽者換位思考。寫文章最終是給讀者看的，要讓聽者(或聽眾)有所收穫，得到啟發。有些時候，會上領導所說的並不是聽從所渴望知道、所樂於關心的，聽眾自然不會感興趣。這就要求，領導講話稿的內容，一定要依據會議的主題、參加會議人員的特點和實際情況來寫，隨便咩咩編輯，要考慮到講話時的現實環境，即時間、地點、人物和背景。要從對象、場合這些現實環境中找出發點，展開主題，這樣才顯得隨和、親切，沒有生硬之感，也容易被聽眾接受。切不可說一些與主題無關、不著邊際的話，講一些與聽眾關係不大，讓人云裡霧裡的話。為此，先要了解讀者（聽眾）的實際情況，他的困惑所在，需要什麼和接受能力，從而使文稿有針對性，容易產生心靈的共鳴，進而達到共識，取得最佳效果。文稿特別是領導的講話稿應該考慮和顧及聽眾的情感和心理需求，不要刻意追求篇幅長短，不能面面俱到窮盡所有問題，否則將會失去針對性和重點，大到領導同志報告，小到寫通知(基本公文)，與同志和朋友交談，都要注意體察對方的心理和需求，不可無的放矢，徒然浪費人家的時間，甚至引起反感。
04.曹丕說過，“文以氣為主”。意思是文章要有氣勢，不拖泥帶水，不能平淡無味。但也不是張牙舞爪，虛張聲勢，而在於對問題的深刻理解。分析要層層深入，氣勢綿綿，引人入勝，使讀者深受啟發。這就叫有氣勢，而不是東拼西湊，搞花架子。做到這一點的根本前提是對問題要有深刻的認識和理解。
05.要潛心思考。《孟子·告子上》篇寫道：“心之官則思，思則得之，不思則不得也”。對現實社會中的問題，我們要進行理性思考。因為我們看到的現象，其中有的是真相，有的卻是假象。只有把感性上升為理性，才能深化認識，才能把握事物的本質。毛主席說，人的正確思想是從哪裡來的？是從天上掉下來的嗎？不是。是自己頭腦裡固有的嗎？也不是。人的正確思想，只能從社會實踐中來。寫好文稿，出好主意，正確思想從哪裡來，我講這個觀點，是想提出一個建議，就是要擠出時間，妥善安排，多到下邊走走，搞些調查研究，多瞭解一些實際情況，做到“從群眾中來，到群眾中去”，圍繞“實事求是”去寫，寫出來的東西真實性強，指導性也強。
06.魯迅先生說過，“好文章至少要改五遍”。不要怕改，從某種角度說，文章不是寫出來的，是改出來的，這很深刻。要反覆改，改的過程是很辛苦、很痛苦的。有時候把改過的稿子一看，面目全非了。但每改一遍總是提高一步。通過反覆地修改，總感到沒有白乾。
07.多討論，發揮團隊精神。大家在一起討論的時候就會碰撞出思想火花，一個人冥思苦想往往是有限的。有些大的文章要有幾個部門聯合作戰，充分討論，會談出很多新的觀點。
08.文無定式。古人云：文無定法，行雲流水。我們寫文章不可能總是一種模式，千篇一律。有人開玩笑說，《政府工作報告》可以用軟盤把它存好，以後每年把它拷貝出來，換點新東西就行了。這是開玩笑。我的意思是說，寫出的稿子，關鍵要從大的原則、大的思想上把握好，不一定固定模式，要生動活潑，豐富多采。
09.要增強責任心。寫文章也好，校對也好，責任心是非常重要的。我們在這樣一個崗位上，如果沒有強烈的責任心是不行的。校對和檢查也反映出一個人的思維邏輯強不強，嚴密不嚴密。有些人一眼看過去，有問題就能看出來。而有的人看了多少遍就是看不出毛病。這反映一個人思維的嚴密性、集中思想的本領，但更主要的是責任心。
好端端的一篇文稿，如果有個別字和標點符號錯了，未檢查出來而發出去了，就象是品嚐一道好菜時吃下了一隻蒼蠅，心裡總感到不舒服。10.注意改進文風。講管用的話，現在有些講話和文章，套話、空話多，照抄照轉文件上的話多，缺乏針對性。講話、寫文章要開門見山，想說什麼就直接說。要講明白話，講話要通俗易懂，善於把複雜的道理，用淺顯的語言表達出來，這是講話、做文章的最高境界。要講短話。用最短的時間，最短的語言，把你要說的深刻道理說明白，在簡短的講話中，給人以更多的有用的東西。改進文風關鍵要有創新意識，要有真知灼見，提出解決問題的思路和對策。隨便咩咩編輯，所以，撰寫調研報告也好、為領導起草文稿也好，都要把握主題、抓住重點、畫龍點睛，避免冗長乏味，缺乏新意。同時，也要有文采、能夠吸引人，避免枯燥刻板。古人說，“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。要多寫多練，善於從寫作實踐中摸索規律，使寫出的文稿邏輯嚴謹、敘述清楚、說理透徹、語言簡煉。
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