業主委員會會議制度
一、業委會會議每月召開一次，時間為每月的1日到10日間。由主任負責召集，如主任外出或生病，由副主任負責召集，如主任、副主任屆時均因故不能召集會議，由委員按以下順序負責召集會議：張三——李四——王二。
二、業委會主任、副主任因生病或長期外出等原因不能履職達6個月以上的，業委會會議應重新討論選出主任、副主任。
三、經三分之一以上委員提議或者主任認為有必要時，應當及時召開會議。
四、全體委員同意，如業委會定期會議不能正常召開超過2次（含2次，不能正常召開的含義是到每月的30日仍然不能召開），或三分之一以上委員遞交書面提議的5天內主任不召集會議時，可由居委會指定一名委員負責召集會議，並在小區內進行公告。
五、全體委員會議應現場召開，並在召開前7日將會議通知及有關材料送達每位委員。如需討論事項較為緊急，至少應提前1天發送會議通知。
如發生電梯停運、水管爆裂、門口道閘損壞等嚴重影響小區業主日常生活的緊急事項，業委會主任應先通過短信或微信向所有委員發送需通過事項的基本情況，然後在居委會2名人員的見證下，通過電話向委員徵詢意見，但事後應在現場會議中補會議決議。
如主任不在上海或生病等原因不能徵詢意見，由副主任負責。
六、業委會會議情況應由業委會主任在會議後3天內在小區公告欄公告（無論是否產生決議），並書面抄送居委會、房管辦事處。如其他原因由其他委員召集會議的，由召集會議的委員負責張貼。張貼完後應交檔案保管專員存檔。
七、涉及小區物業選聘、委員增補及重大工程項目，業委會主任應負責向社區四位一體會議通報情況，並把討論情況在業委會會議上傳達。
業主委員會檔案管理制度
業主大會檔案資料，由____委員擔任檔案保管員。
一、檔案資料應當編號造冊，檔案管理人員要忠於職守，自覺遵守檔案制度，做好檔案收集、整理、歸檔等工作。
二、各委員在工作當中收到的各類文件，應及時移交檔案管理人員存檔。
三、檔案資料包括一切文字資料、音像資料和實物；委員同意簽字的各類原始文件和蓋章文件。
四、檔案資料包括但不限於以下資料：
1、各類會議通知、記錄、紀要的書面資料，會議的音像與錄音材料；
2、業主大會、業主委員會作出的決議、決定等書面材料；
3、各屆業主委員會產生、備案材料；
4、業主清冊及聯繫方式；
5、訂立的物業服務合同；
6、有關法律、法規和業務往來文件；
7、業主和使用人的書面意見、建議書、提議；
8、維修資金使用文件（流程中所涉及的所有材料）；
9、小區相關建設文件；
10、印章使用登記表等其它有關材料。
五、檔案文櫃必須有防盜、防火、防潮、防鼠等措施，文櫃內的檔案應排列有序，按照保管期限或類別、項目進行保管。
六、檔案的借閱。檔案借閱要進行登記（附檔案借閱登記表），使用完畢後要及時歸還，由於借閱人原因造成文件丟失或損毀的由借閱人承擔相應責任。
業主委員會接待制度
接待時間：每月5號、20號，下午13:00——17:00
接待委員排班：以每月實際排班為準
一、業委會設置業主意見登記簿，登記簿放在業委會接待場所，由當班接待委員負責登記記錄。對業主反映意見當場答覆的應在登記簿上簡要寫下口頭答覆內容。
當場不能答覆的，當班接待委員應告知業委會主任，由主任指定由原接待人員或其他委員負責處理，並負責答覆業主，答覆完畢後應在接待薄上進行結案登記。一般情況下應在2周內予以答覆，需要業委會會議表決通過的，應在最近一次表決通過後3天內答覆。
二、業委會應及時針對業主意見、建議或投訴，依照下列原則分別進行處理：
1、涉及受聘的物業公司履行合同不到位的問題，由業委會轉交物業公司處理，業委會應要求物業公司提供書面說明答覆，並落實專人對物業公司答覆中涉及的改進措施進行監督落實;
2、涉及其他業主違反《管理規約》的問題，依照《管理規約》的約定進行處理；
3、涉及業主共同利益的重大事項，經業委會研究決定後，召開業主大會表決決定；
4、涉及業委會自身存在的問題，由業委會研究改進解決方案並予以公示；
5、不屬於業主大會、業委會職責範圍內管轄的問題，告知通過其他渠道，由有關部門解決。
業主委員會印章管理制度
一、主任、副主任各自保管用於業主大會賬戶的私人印鑑。業委會印章由副主任保管，業主大會印章由委員保管，財務專用章由委員 保管。
二、印章如不慎遺失，保管人員應及時向業主委員會報告，到主管部門按照規定程序重新刻制。印章管理人員如有變動，應及時上交印章，由業主委員會重新確定印章管理人員。
三、印章必須經業主委員會會議通過方可使用，凡未經會議通過一律不能使用。印章保管人必須做好用印登記手續（附印章使用登記表），並留存文件副本存檔，以便備查，絕對禁止在空白紙上加蓋公章。
四、緊急情況必須使用公章時，使用人需在居委會2人以上見證下與業委會過半數委員電話聯繫，向其說明情況，得到過半數委員的口頭同意後將電話聯繫記錄表交給印章保管人查驗後方可使用，事後印章使用人和保管人應向業委會會議做出說明，並在會上形成業委會決議。
涉及資金使用事項，如果電話口頭同意的委員將在近期長期外出或突然生病影響其明確表達意志的，應暫停資金使用撥付，公章使用人和保管人都應馬上向業委會主任和居委會彙報，召開業委會會議進行確認。
五、業主委員會主任、副主任應每月核對印章使用登記情況，確保印章使用登記記載的印章使用情況與印章實際使用相符。
業主委員會信息公開制度
一、業主委員會應當建立信息發佈制度，每月在小區業委會專欄裡更新業委會工作動態；宣傳國家和本省、本市物業管理相關法律、法規和規範性文件，引導業主行使權利履行義務。
二、業主大會和業主委員會作出的決定、物業服務企業選聘、物業服務合同等物業管理中的各項決定和重大事項均應在3日內在公告欄內張貼，並至少張貼10天，並進行拍照存檔。
三、按照《專項維修資金管理規約》的規定，每半年公佈專項維修資金和公共收益收支。
四、涉及小區公共管理、物業服務事項的各項資料都應接受業主查閱（除業委會會議討論記錄外）。
五、物業服務合同、《議事規則》、《管理規約》、《專項維修資金管理規約》在業委會接待場所放置複印件，隨時接受業主查詢。業主需查閱其他檔案信息的，應先登記並預約現場查閱時間，當天接待委員應向主任彙報後再向檔案保管員登記借出檔案，供業主查閱後再交回檔案保管員。
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