年初我也安排過年輕的同事接待一個客戶，從機場直接拉到餐廳吃飯。結果我在餐廳門口等著接人，遠遠望去一輛A級家庭轎車緩緩駛來，上面走下來一個西裝革履的客戶還有我們那位小同事。人家好歹是年產值幾個億銷售的老闆，我不知道他有沒有遇到過連出租車都不如的商務接待用車。
登時我的腦子裡面天旋地轉：
- 會不會認為我們公司不重視他？
- 會不會認為我們公司實力不足？
- 這小夥不會幹出其他啥事兒把？
你說這個問題在哪呢？不是說不能用快車接待別人，畢竟我們的乙方（不好意思哈…有的時候快車接送就夠了）用快車也夠了，關鍵是這位同事：
- 一沒有意識到這位客人接待需要什麼規格；
- 二沒有把接待計劃和我報備，完全超出了我的預期。
我估計題主的老闆也是這麼想的，地鐵出行對於某些商務行程不是禁忌，現在中國大城市你要想在高峰期準時，只能是地鐵，再好的公務車在路上堵著，結果耽誤了會面也是得不償失。關鍵是老闆是不是介意客人晚到一些，如果老闆不介意，當然就沒必要乘坐地鐵。再一個讓客戶坐地鐵沒有和老闆說，那些背後的影響都是老闆沒有預計的，
整個安排超出了他的掌控，當然會有些惱火。
後來我意識到了這麼一個事情，職場中安排客人的接待，是一項需要時間和經驗磨練的技能，不是每個人都自帶這項能力。所以我梳理了一下過往接待過程中的幾個要點，這個回答可以讓各位年輕的朋友初步掌握這個業務。在最後我會說說如何把這次的事情處理得更好。
1緊扣接待主要目的
接待的形式分為三種：商務會談、宴請、考察，目的一般分為：談判以達成預期合作、通過接待加深信任、通過行程掌握信息。實操過程中形式和目的可能單獨出現、也可能是一系列的活動組合，選擇場地、食宿與交通，要有針對性地制定。
1）商務會談。
現代商務會談要求保證會談的時間、場地、參與人不出差錯，可靠性是最主要的。
保證時間： 全世界的大城市，無論紐約還是倫敦或是東京，交通出行最可靠的方式就是地鐵。無論你是大公司CEO、還是金融大鱷，時間上有衝突，優先選擇能夠保證會議、會談準時開始的方式只有地鐵。
保證場地：會談場地的選擇以專業性為第一考量要素，包括：距離參會各方的位置、現場的燈光座椅通訊條件（特別是有電話接入的時候）。如果以自己公司作為會談場地，要提前安排會場佈置並要求公司整體環境保持整潔、專業。（合作伙伴過來難免會觀察工作人員的狀態，不要太放飛自我）。
保證人員：會議參與人時間要反覆確認，保證會議能夠如期開始。對於臨時缺席的人，要及時通知相關方另行派人或者更換時間。（比如最大的老闆突然不能來）
像答主這個問題，看似老闆不太在乎時間，就一定要確認老闆不在乎時間。今年五一假期之前，在上海我就遇到了這樣的問題，約好了5點-6點開會，結果對方司機把我送到地方的時候5點50了，我充分地從他們的高配公務車見識了對方公司的熱情，但是到了地方真的只聊了10分鐘。這段路坐地鐵40分鐘，開車1個半小時多，我當然嘴上也會像答主的客戶那樣，不太在乎，實際上心裡想的是反正你們就等我下次來上海再說吧。
到今天了，我也沒抽出時間去......2）宴請
宴請的一般作用是通過不那麼正式的形式拉近合作雙方的距離，建立信任感。宴請的幾個要素：規格、菜單酒水、餐後安排。雖說不是最正式的接待場合，宴請注意事項還是非常多的。
規格。規格取決於宴請雙方的共識，即是否正式、是否私密、是否有前置與後置安排。如果是正式宴請，建議請教公司專業人士（辦公室、總辦、秘書處等），畢竟座位、稱呼、宴請喜好都代表了一個公司對客戶的重視程度，且最好安排公司同事負責席間服務。很多經驗豐富的餐廳會有意識地提前和你進行席前溝通：
- 老闆是誰，主陪是誰？
- 忌口如何？
- 酒水怎麼安排？
- 熱菜涼菜主食間隔多久？
- 等等
餐廳專業程度參差不齊，最保險的是有自己人來把握。如果是比較輕鬆、工作餐、私密聚會，年輕的同事做好在場的服務就好。現場服務這個業務，比較複雜，以後有機會單獨介紹。記住一點就好，年輕人參加飯局，不是讓你真的去吃飯的……
有一次在四川出差，我感受到了成都人民巨大的熱情，火鍋吃得那是相當到位。一般來說如果非要在酒桌上談商務，也都要等到酒足飯飽、接近收官的時候，和對方的負責人單獨溝通。結果對方有個兄弟太熱情了，端著酒杯和我聊起來個沒完，盛情之下我也沒法推辭。結果等到我想找老闆的時候，已經在沙發上睡得冒鼻涕泡了。有些事情，不喝酒是沒法談的，清醒的時候都不好張嘴，結果第二天只好又拉出來單獨喝酒，臨出門我給人家老闆還加了一句：今天就咱們倆了哈……
菜單。重要宴請菜單一定要提前過，在規定的預算、避開忌口、考慮用餐時間等要素上進行取捨。
- 預算一般由老闆或者接待標準來定，按照人均計算，注意確認酒水是否包含。對於喜歡大撒把的老闆，公司資深員工是個好的詢問途徑；
- 忌口需要與對方提前溝通，這沒有什麼禁忌，詢問清楚就好，忌口這件事情操作很簡單出問題簍子很大；
- 用餐上菜時間也是選擇餐廳的重要因素，一般的平臺都不會寫用餐時間和上菜時間，需要自己去研究，以免耽誤後續行程；
餐後安排。餐後安排是商務宴請的延伸，主流活動包括打牌、唱歌、洗浴等休閒娛樂。如果你的老闆讓你來安排餐後活動，首先祝賀你成為了老闆的心腹，然後你要知道這項工作要更加細緻。這是另外一個大話題，要記住這個沒有什麼一定的規則，安排周密靠的是對人性的瞭解和經驗的累積。
3）考察
考察時間長、突發情形多、對時間相對要求不那麼嚴格，更多功夫要花在準備上。
主要行程的安排。考察的主要行程需提前與雙方進行確認，和普通的會議不同考察對於看到什麼、講解什麼預先是沒有概念的，需要提前做好以下幾個準備：
- 某個考察行程需要了解的內容有哪些，需要接待方重點講解的內容；
- 預先確認準備哪些文字資料、產品樣例、方案演示；
- 對於大團，需要進行分組；
- 時間，考察雖然對時間要求相對不嚴格，也正因為如此需要確認考察時間，不要超期太久；
交通安排。考察需要對交通進行一下安排：
- 路線。通常在多個考察地點時需要根據約定時間、距離進行合理設計。特別強調的是如果距離很近的考察地點，人數又不多，地鐵或者步行也可以作為備選；
- 人數多需要對車輛進行提前安排，特別是大車需要保證接送時間。
在大城市的考察，特別是人數不多時，我見過很多願意坐地鐵的客戶。第一是節約時間能多看幾個地方；第二是整個坐個地鐵能感受下城市的氣氛和文化；第三，反正都是在聊天，在小汽車裡聊還不如邊看邊聊，聊些商務以外的話題還能拉進個感情。
8月份去新加坡考察，組織方的安排就極為周到，所有材料提前分發了文檔；各個地方的主要考察內容、分組、交通方式事無鉅細；連飯後10分鐘的步行時間都專門標明；活動眼看超時了寧可把演講直接砍掉也要準時結束。當時我就在思考，像這種商業極為發達的城市，正因為對細節和計劃有如此設計才能有今天的成就。
（連坐大巴車演講都安排上了。。。。新加坡人這個時間。。。。）
2讓領導決定方案，多做選擇題，少做填空題
接待是領導完成整體商業目的的一環，最終方案需要領導進行確認。領導的資深助理、辦公室主任、甚至專業負責接待的部門，一般有成熟的接待方案，不需要比較細緻的領導審批環節。沒有經驗的年輕員工，需要對接待有比較詳細的方案，並提前讓領導進行確認。
注意的要點是一定要提交多套方案備選，一般來說準備3個基本可以達標。如果領導對這三套都不滿意，他會自己提出要求來的，也免除了被diss考慮不周、被批評的風險。如果有3套方案，我建議大家在水平沒到信手拈來的時候，這麼來思考：
1） 省錢的。沒有老闆會覺得年輕同事提了一個省錢的方案感到不滿。當然提報的時候不要強調省錢，換用“性價比” 這個詞會是比較不錯的選擇；
2） 可靠的。採用最不會出錯的場地供應商、用餐場地、交通方式。讓渡一些價格，比如高峰時段的地鐵可靠性就會更高、會議中心就比普通酒店可靠性高。
3） 好的。對，就是在規格範圍內花錢多的，但是不要和領導說花錢，要說服務標準高。比如各種共享出行裡我們自己捨不得用的，比如大企業用的場地，比如工作午餐時高級的便當。
領導一般是心領神會的，所以你給出三種方案之後，要麼就挑一個，要麼會選擇一個方案作為基礎進行微調。如果三個方案都距離領導設想比較遠，一來你遇到了一個工作方式獨特的領導，你要放心多數同事肯定都不達標；二來以後的三個方案裡面兩個都可以隨手寫寫湊數了。
3方案多次確認與必要時的踏勘
案例中的接待僅僅就是一次接機，比較簡單。負責複雜接待的時候，需要對雙方的行程進行反覆確認，幾個要點如下：
1） 以比較正式的形式通知對方（郵件，出了問題好追責）；
2） 行前對行程雙方進行最後一次確認（不是所有機構都那麼專業）；
3） 多天行程要對次日安排反覆確認。一般有大領導的時候特別注意，臨時離開的情況會很常見。
對於比較尊貴的客人，需要對整體行程進行踏勘：同樣的日子（工作日、休息日）、同樣的時間、同樣的路線。要注意的是踏勘時要留有時間餘量，以應對活動延誤、活動拖沓、突發狀況。
4Plan B
對於接待中可能出現的風險，要提前預判並準備好B計劃。所謂的B計劃包括幾個要素：
1）B角色，當負責某一環節的人出現問題的時候能夠有人手及時頂上；
2） B場地、B路線等替代方案。
這麼多年我只遇到過一次使用Plan B，是合作伙伴給我上了一課。有位客戶週六前必須回到上海，但是夏天的時候大家都知道，天氣啊、航空管制啊，反正坐飛機都是很難準時準點的。偏偏老闆又不喜歡坐火車，對方行政是怎麼安排的呢？同時購買高鐵和飛機票，飛機票買的是兩個不同時間段航班（航班就是這樣，不同航司同樣的天氣有的能飛、有的就取消了）。最後的結果是天氣不好北京回上海的晚班飛機全部取消，老闆還是做了高鐵回去。
最後具體分析一下這位年輕朋友的案例以及如何做得更好：
乘坐地鐵不是行程禁忌，問題出現在以下幾處：
1） 沒有和領導確認這個會議的目的和對時間的要求。
- 如果嚴格要求時間，可以提出地鐵出行的方案；
- 如果不要求時間，可以放心安排車接車送；
- 如果必須要有兼具商務性和時間，我的建議是讓老闆跟著車去機場，有效利用機場回來的路上時間和客戶會談。
2） 沒有對接機計劃進行報備。一般來說題主可能遇到的問題是接機遇上早高峰或晚高峰。這個時候要及時提醒領導時間不確定性。我的話可能會提出以下幾個方案：
- 由於是早晚高峰，申請在時間卡很死的情況下乘坐地鐵；
- 老闆不要求時間，要求商務性，和老闆說好可能遲到的時間；
- 老闆兩個都要求，第二天早上給老闆叫個商務車送去機場之後再接回公司、或者第二天兩個人一起從公司出發商務車接客戶。重點是告訴老闆，這個成本多少。
3）讓領導對整個接待，產生了失控的感覺：
- 領導不害怕你提的方案比較不妥，領導怕的是你用了他不熟悉的操作而不報備；
- 他腦子裡不知道有地鐵這回事兒，他不知道客戶那裡會有什麼反應。比較隨和的客人，一般都不會說什麼，但是接待者是公司的門面，是否職業對方心中自有答案。當面不說影響更壞；
對於沒什麼時間做準備的行程，千萬別怕麻煩領導。與其打擾他晚休息10分鐘，也得確認你的幾個方案要如何選擇和執行。年輕員工永遠不會因為過度強調細節被真正diss，通常都是因為自作主張被diss。
這次答主老闆的不滿，歸根結底不是什麼原則性問題。年輕人的優勢就是學習能力強，只要記住了這些商務接待的要點，今後操作起來有幾次聯繫就能輕車熟路。
至於地鐵出行，現在的甲方其實也都比較務實，準點要求高的時候，大家都是重實質不重形式。充分地行前溝通，未來也許有更多的人時間允許的情況下，也會自覺使用地鐵這種綠色出行方式，這點上發達國家的城市已經為我們做出了很好的表率。
閱讀更多 微觀小誠子 的文章
