需要高效工作時,如何才能不分心?


需要高效工作時,如何才能不分心?

技術的發展是驚人的。現在的智能手機由人工智能助手支持,並以不斷延展的互聯網為動力,使得查找事實、與他人保持聯繫以及安排活動和外出都變得極其容易。

然而,就像任何精彩的東西都有其不好的一面一樣,這些科技帶來的便利也是如此:我們生活在一個信息氾濫的世界,人們正變得越來越不知所措。

截至2018年,普通手機用戶每天在清醒著的每一小時都收到大約四個通知。如果你感到驚訝,想想看使用智能手機的平均時間:收到工作電子郵件,來自各種社交媒體推送的通知,其他重要聯繫人不經常發來的消息,來自同事在Slack上持續不斷的消息轟炸,以及各個Whatsapp群組中朋友發來的消息。(注:1. Slack 是全球知名的協作平臺。2. WhatsApp是一款用於智能手機之間通訊的應用程序。)

難怪人們發現越來越難以專注於自己的工作。每當收到通知,你的大腦就會不停切換場景。即使這種情況只發生了短暫的一秒,也足以讓你的思路稍微偏離軌道,讓你繞了個彎路,儘管你盡了最大的努力去忽略那個通知。

結果,在現代人類的大腦中有很多的雜音,隨著時間推移,這些雜音會讓人感到疲憊、有壓力。可悲的是,不管它毒性有多大,我們都已經習慣了,當它不在身邊的時候,我們還會開始想念它。

有辦法解決這個問題嗎?我們能否重新獲得平靜、專注和高效的獨處時間,同時又不犧牲太多我們已經習慣的數碼產品帶來的便利?

大腦的間歇性禁食

網上有很多關於間歇性禁食對健康有益的討論。根據各種研究,禁食在半天到一天半之間的時間可以產生許多對你身體有益的好處:從減掉體重到減少心臟病和2型糖尿病的風險。如果我們把同樣的原理應用到注意力的分散上呢? 我們能否可以在不延長“數字排毒時間”的情況下順利恢復生產力?(注:2型糖尿病原名叫成人發病型糖尿病,多在35~40歲之後發病,佔糖尿病患者90%以上。)

我在這裡提出的方法源於我近年來的一些想法:番茄工作法,以及美國心理學會(American Psychological Association)提出的一些提高工作效率的好建議。

讓我們現在就嘗試一下吧。

在你高效的工作時間裡控制干擾

如果在你的內心深處擔心錯過什麼,你將無法集中注意力。提高工作效率的一個好方法是預測干擾,並只允許它們在固定的時間出現。

注意力的持續時間因人而異,但為簡單起見,你可以開始留出一些工作時間作為有效工作時間。在這段時間裡,你將只留最後10分鐘處理干擾,比如上午10點50分到11點。如果因為任何原因你錯過了這個間斷時段,可以簡單地等到下一個。

為了確保工作時間的其餘部分不受干擾,你可以採用以下方法:

把你的手機和電腦設置為免打擾模式

iOS和Android都有“請勿打擾”的功能,可以預定也可以手動設置。遺憾的是,這個時間安排常常被限制在一個時間段內(通常是晚上使用),但是在一天的任何時候,在一段不受干擾的專注時間內,都很容易忽略這一點。

與之類似,免打擾選項在運行MacOS、Windows和ChromeOS的大多數電腦上都是可用的。

創造免打擾時間的最好方法是用一個快速和簡單的方法來設置它。你需要按的按鈕越少,你就越有可能參與其中。

一旦你熟悉了“請勿打擾”並打開它,你可以給自己設置一個計時器,在50分鐘後關閉它。


阻止干擾

如果你有自己的辦公室,那就關上門;如果你在一個開放的辦公室工作,那就找一個安靜的地方,然後從那裡開始工作;如果你不能四處走動,那就戴上耳機(如果它們能降噪就更好了)。

當我們試圖讓你的日常工作更容易安排“不受干擾”時段時,是在努力讓干擾很難發生。

別擔心,如果事情真的很緊急,人們總會找到辦法聯繫你的。


清理你的工作空間

視覺混亂會引起不必要的干擾。如果你主要在電腦上工作,那麼將你正在使用的應用程序調成全屏顯示。如果你要用辦公桌,那就把當前工作不需要的東西移到一邊。尤其是你的手機。

然而,要想堅持下去,“不受干擾”時間的體驗必須保持愉快。這就是為什麼我不會把我的工作環境弄得太簡樸。有些人喜歡在辦公桌上放一張全家福,時不時地看看,這絕對沒問題。同樣的道理,我的桌子上也放了一個簽了名的棒球。

一開始,當你試圖讓大腦裡的雜音安靜下來時,控制干擾可能會很困難。如果你覺得一整個小時都難以忍受,那就從更短的時間開始;如果你覺得太簡單了,就把時間增加到兩個小時。反正這裡的重點是找到適合你的最佳狀態。

記住,哪怕今天只有小進步也總比沒有進步好。

需要高效工作時,如何才能不分心?

把一些任務替換為用紙筆完成

有些任務在有鍵盤和屏幕的情況下效率更高,有些則可能受到數字設備便利性的阻礙。

手寫筆記已被證明能提高課堂記憶,可能是因為它能讓學生一邊記筆記一邊處理和消化信息,因為在大多數情況下,手寫不如打字快。我們可以將同樣的原則應用於會議和培訓會議的記錄。

紙和筆的妙處就在於它們不會讓你分心。它們不適合那些需要查找大量信息的任務(例如,研究或整理演示文稿),但對於需要用心或創造性的工作來說,它們很方便。

我將物理紙和數字紙(在iPad上使用Apple Pencil的Microsoft OneNote)結合起來寫日記、做筆記,併為內容創作想出新點子(主要是文章和應用程序),這是我日常工作的一部分。

有些人則完全依靠物理介質,然後花時間去欣賞這個過程,比如使用像鋼筆這樣的書寫工具。在這種方法中,我個人並沒有從生產的角度發現多少好處,但你的程度可能會有所不同。

你現在可以把工作流程中的哪些任務換成紙筆呢?挑一個,試幾天。你可能會覺得這是一種解脫。


模擬時間

你能在一天中沒有任何“連接”技術的情況下生活一小時嗎?或者完全遠離任何數碼產品?

關掉手機,摘下智能手錶或智能手環,遠離各種屏幕。

這在一開始可能是一個挑戰,但這是一個長期數字排毒期內很好的替代品。你仍然可以有效地利用模擬時間,鍛鍊,冥想,讀一本好書,或者練習一種樂器、一項新技能。

利用模擬時間一種有趣的方式是使用過時的技術來玩或創造一些東西,以此來提醒人們過去幾年的情況是多麼不同。為此,一些人喜歡使用機械打字機,而另一些人則喜歡使用過時的電腦。有些人甚至通過這種方式發現了提高工作效率的終極生活妙招(喬治R.R.馬丁(George R.R. Martin)突然出現在我的腦海裡,他在一臺舊電腦上寫了《權力的遊戲》(Game of Thrones)系列)。

使用模擬時間是增加註意力的絕好方法,通過減少分心,同時做你喜歡的事情,不一定與你的工作有關。然後,這可能會讓你形成在工作時間內實現更長"不受干擾"時間的能力。作為獎勵,你甚至可能會為一項被遺忘的技術發起一場復興運動,誰知道呢。


尾聲

聰明地工作,或者用更少時間做更多事情,是大多數人的終極目標。然而,如果沒有一定程度的意識和準備,強迫自己努力且儘可能更快地工作則可能會有完全相反的結果。

提高工作質量的一個簡單方法是減少干擾,讓自己專注於手頭的一項任務,把所有的腦力都投入到這項任務上。在這個以多任務處理和“永遠開放”的心態著稱的時代,這可能是一個挑戰,但是我們可以像安排其他任務一樣,通過安排注意力的分散來很好地折中。

做到這一點,再加上一些練習,以減少對電話通知的焦慮和對聯網技術的整體依賴,可以使生活更加高效和充實。

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