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當你接手前任薪酬專員的工作時，工資表是現成的，只需繼續維護即可；當你進入一家新公司，或公司的薪資體系有大的變動時，就需要依據公司最新的薪資制度、當地的勞動政策新建工資表(Excel)。新建表主要由科目、計算公式組成。
下面重點介紹月工資表的設計要點。
做工資
設計一套Excel月工資表
第一步，橫向的設置(基本信息、科目)。
在薪資制度、薪資預算中，科目有1級、2級之分。1級科目可以細分為多項2級科目。但在月工資表中，一般直接做到2級科目。
第一部分為基本信息，包括：序號、公司、部門、職位、姓名、薪點、出勤天數等。
第二部分為應發工資對應的2級科目，包括：基本工資、績效工資、司齡工資、補貼、計件工資、銷售提成、加班工資、其他。這部分每個公司會有所不同。
第三部分為代扣代繳、實發工資，包括：個稅、養老、醫療、工傷、生育、失業保險，公積金，工會費等，以及備註欄。
第二步：縱向的設置(序號、基本信息填寫、小計、合計)。
填寫序號，確保基本信息的錄入完整、準確，最終作合計或小計。當有多個子公司賬戶分別做工資表，或各部門分類(人數多)較多時需小計。最後合併的，是合計。
第三步：規範表式，包括頁面橫向設置、字體及大小、小數點、打印需要等方面。
工資表一般需要打印後找領導簽字，所以事先要設置好頁面。注意點：頁面橫向設置，字體選宋體，一般建議選9號；小數點保留兩位，單元格中的數據統一為左對齊或居中；拉好頁邊距，確保一個頁面即可全部打印(橫向)。
通過上述操作，工資表設計初步完成，見表。
月工資表
Excel計算公式設置
1.實發工資的計算設置
實發工資=應發工資-代扣代繳。也可用：實發工資=應發工資+代扣代繳，其中，代扣代繳數值前面加“-”，如-2010.00。
代扣代繳的計算可用求和公式：SUM()。假定序號1對應的是第3行，代扣代繳對應的是Q～X列，則代扣代繳和=SUM(Q3:X3)；應發工資對應的是P列，實發工資對應的是Y列，則實發工資=應發工資-代扣代繳，則計算公式為：Y3=P3-SUM(Q3:X3)。
2.應發工資的計算設置
假定序號1對應的是第3行，應發工資的2級科目對應H～O列，應發工資的計算公式為：P3=SUM(H3:O3)。
3.小計、合計的設置
假定工資表內有10人，序號1～10對應3～12行，小計對應13行。以基本工資科目對應的H列為例，小計的計算公式為：H13=SUM(H3:H12)。
4.每個科目的計算設置
對於基本工資的設置，一種方式是直接錄入，比如2100.00；另一種方式是錄入薪點再計算。例如：員工李某，薪點3.0，公司薪資制度規定薪點值1分=1000元，標準月薪=基本工資+績效工資；比例規定為基本工資0.8、績效工資0.2，則月基本工資=薪點×1000×0.8=3.0×1000×0.8=2400.00。假定序號1對應第3行，薪點對應F列，基本工資對應H列，則基本工資的計算公式為：H3=F3×1000×0.8。
以上計算未考慮出勤、缺勤情況。
(1)假定按出勤計算。例如：11月有30天，工作日21天。李某出勤20天，缺勤1天。則基本工資=月基本工資標準/21.75×20。21.75=(365天-52周×2天)/12個月。用公式表示：H3=F3×1000×0.8/21.75×20=2206.90。
(2)假定按缺勤計算。基本工資=月基本工資標準-月基本標準工資/21.75×1。用公式表示：H3=F3×1000×0.8-F3×1000×0.8/21.75×1=2289.66。
對於其他科目，需要根據薪資制度，用公式表示，再設置Excel公式進行計算。
序號1的所有科目的計算公式都設置好後，下拉，即完成對序號1～10的所有科目的公式設置，見表。
表經初步公式設置的工資表(部分數據)
5.分類工資表、彙總表(按公司或部門)
上文所述針對只有一張表的情況。實際上，大部分公司有多個部門(事業部、分公司、子公司、關聯公司等)，需要在多個子公司賬戶建立工資表。在這種情況下，需要把Sheet1重命名，比如：A公司、銷售公司、研發中心、B工廠等。每張表的小計，最終都彙總到一張合併表中。則基本工資的彙總表，H3=Sheet1!H3+Sheet2!H3+Sheet3!H3，或H3=SUM(Sheet1!H3,Sheet2!H3,Sheet3!H3)。
錄入數據
公式設置好後，就可以開始錄入數據，見表。
數據錄入後的工資表(部分數據)
檢查數據
為防止出現差錯，薪酬專員要系統考慮，列個自檢清單，內容包括以下方面。
(1)錄入數據是否有差錯：多輸還是少輸？小數點是否有誤？
(2)計算公式是否設置錯：下拉時，是否錯位？
(3)提供的原始依據是否有問題：考勤是否正確？請假記錄是否正確？公司薪資政策修訂後，是否修改了標準？勞動部門的新政策是否執行了？
(4)基本信息是否有差錯：公司、部門、崗位有變動，是否修改？姓名是否寫錯？新進人員是否有遺漏？離職人員是否刪除？
(5)金額是否有大的變動：例如，以前每月合計100萬左右，這次突然漲至200萬，是否有誤？小數點是否有誤？
審核、審批
1.HR經理審核
薪酬專員將工資表提交給HR經理後，HR經理一般怎麼審核？
首先，看彙總表的應發工資、實發工資，與上月的數據是否有大幅度出入；瀏覽基本信息，是否有文字錯誤；是否存在離職的沒刪除、新進的沒增加的情況。
其次，看每個人的應發工資、實發工資，大致範圍是否正確，如與以前幾個月相比，突然有較大的出入，圈出來，做個記號。
再次，看一些特殊科目，對於一些員工沒有、另一些員工有的項目，要看看備註，明確扣罰或獎勵的原因。
然後，看看附後的做工資依據，如各種調薪報告、考勤請假統計、各種處罰、各種獎勵等。如無疑問，簽字；如有問題，圈出。
此外，還可以看看計算公式是否有問題，有沒有低於最低工資標準的情況並明確原因。
最後，與薪資專員核實，有錯誤要及時修改。
平時，HR經理應對每個月彙總的應發工資、實發工資，以及相關科目做筆記並隨時翻看、對照。對於老總、領導交代過的，而薪酬專員不知道的事務，應督促其及時補充。
2.領導審批
領導審批，一般由總經理或常務副總代簽(老闆授權，或出差臨時授權)。
領導一般習慣於當面翻看，如有問題，會與HR經理溝通。有些老闆比較細緻，能看出一些錯誤數據和HR經理沒考慮到的方面；也有些老闆只是大致翻翻，很少提出異議。但是，大多數老闆都會關注人工成本是增加還是減少了。有時會要求提供明細，或稅前、稅後的月均收入、年收入等，然後要求HR經理考慮是否要調薪；也有一些部門，副總會向老闆提出個別調薪的請求，老闆會特意交代。
後續發放：財務和銀行
1.提交財務(財務付款給銀行)
財務以有總經理審批簽字的工資表為依據，包括紙質或OA審批，按當月工資總額(稅後的實發工資)打款給銀行，並通過電子郵件或網銀上傳工資明細。這裡的操作界面會有些模糊：有些公司由財務負責，有些公司由HR負責，銀行也有接口本公司工資發放業務的工作人員。
2.銀行打卡
(1)銀行查收。銀行確認收到該公司當月工資總額和明細後，按流程在系統上操作，將工資打入該公司員工的工資卡，一般會提供短信提醒服務。
2)員工查收，流程結束。員工收到短信後，工資流程一般就可宣告結束。但也有例外情況，還需要HR協調財務、銀行等方面。
(3)工資表初始化後，自第2個月起，薪酬專員的工作量可減少。新建工資表需要花費一段時間，但從次月起，薪資專員的主要工作就是維護工資表，工作量將大大減少。
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