來源|流沙言職
會議室裡，小張正在給老闆彙報開拓新市場方案，滔滔不絕講了半個小時，從項目背景、市場變化到競爭對手，神采飛揚，興致高漲，絲毫沒有覺察出老闆的不耐煩。
終於，在小張講到第20頁的時候，老闆打斷了他："好了，你說的這些我基本都知道，有什麼建設性的意見嗎？"
小張慌亂中講了講他的建議，不過論述原因時還是不夠充分，聽起來沒有任何吸引力，老闆露出了失望的表情："小張，你再仔細考慮考慮你這個方案的合理性。今天的會議先到這兒吧。下次我們再討論。"
小張很沮喪，他的報告內容很詳實，而且自認為找的案例、數據都很充分，完全可以論證自己的想法，老闆只要再給自己10分鐘就好。
可惜事與願違......
可是小張沒有考慮的是：
如果半個小時都無法打動老闆，再要10分鐘又怎麼能夠成功呢？換句話說，如果10分鐘就能說服老闆，為何我們要額外再用30分鐘呢？
仔細梳理類似的場景，不難發現，員工在給老闆講方案時，常常陷入"自嗨"，將自己瞭解到的信息不分重點、不分先後順序、不計時間地一股腦兒地"拋"給老闆，或者面對不同的人用同樣的內容簡單重複，於是產生了"老闆希望看到的"和"你認為老闆應該看到的"的矛盾，花費了時間，卻沒有達到溝通效果。
那有沒有方法可以解決上述矛盾呢？當然有，兩個字：結構
01.
結構：讓你有邏輯地思考
開始介紹方法之前，我們先來做個小遊戲。看下面的一組詞，給你30秒時間，將它們複述。
現在，開始!
記住隨機的10個詞組
30秒到了，你能複述幾個？3個，5個還是全部10個？
你可能和大多數一樣記住了5個詞，可是你原本以為你會記得更多或全部記住，因為他們看起來如此簡單。
這是因為無數腦科學研究表明，人的短時記憶大約只能記住5-7樣東西，超過7個對大腦來說就有些困難。
當然，也有人確實複述出了10個，他們是怎麼做到的？很簡單，在記憶這些詞之前，他們的大腦先做了一件事，將這些詞按照一定標準分類。
將詞組分類
比如，觀察一下這10個詞組，可以按照屬性不同，分成動物和運動兩類，雖然看起來記憶的詞比原來多了兩個，變成12個，但是卻讓記憶變得容易，這一步可以看做分組。
那如果想讓記憶更加輕鬆呢？我們甚至可以在分好組後再對這些詞組進行組合，比如，像這樣：
分類後，將兩組詞對應
狗狗對應"健步走"，兔子對應"跳遠"......以此類推，根據動物的特點將它們和運動聯繫起來，這樣在我們腦海中就形成動態的組合，記憶就會更加深刻。這一步可以看做排列組合。
像上面這樣將不同的元素經過分組、排列、組合形成便於我們大腦記憶的樣式，就是結構，而形成這個結構的過程就是邏輯思考的過程。
簡單的詞組通過邏輯思考形成結構便於我們記憶，同樣的道理也適用於報告的撰寫，將報告中的各要素按照一定邏輯排列組合，形成結構，你的報告就會看起來引人入勝。
02.
層形結構和列形結構
報告的結構有多種樣式，但總的來說，有兩種基礎結構：層形結構和列形結構。
1.層形結構
層形結構包含背景介紹、形勢變化和核心建議三部分。
以背景為開端，讓聽者先有一些背景知識；然後再指出形勢變化，由此自然而然過渡到我們將要提出的結論和建議，是一個循序漸進的過程。
層形結構
- 背景介紹部分
包含溝通對象不熟悉的背景內容、為"形勢變化"的理解提供必要背景信息等，這部分要儘可能保證準確。
- 形勢變化部分
變化可能是一個事件的變化、時間段的變化、新的信息、或者三者的結合體；變化可能是負面信息，迫使我們採取行動；也可能是正面信息，帶來一個新的機遇。
- 核心建議部分
就是我們根據背景介紹、形勢變化的描述得出的結論和建議。
這個結構的優點在於從聽者易於接受的部分開始，一步步引導，最終讓自己的建議順理成章。
層形結構的適用場景有兩類：
1）溝通對象缺乏背景知識
當溝通對象缺乏相應的背景知識時，他就無法理解你提出的建議所處的環境，可能就無法支持你。
從背景知識開始介紹，確保你和溝通對象從相同的起點接受訊息，便於他的理解，最終獲得他的支持。
2）溝通對象牴觸你的建議
第二種情形是溝通對象已經瞭解你的建議了，但是他不喜歡這個建議。
層形結構當中的背景介紹、形勢變化等內容是對於你提出建議的原因說明，能夠將溝通對象從起初的牴觸內容一步步帶向你的想法，至少他們願意以開放的心態來聽你的彙報。從事實出發陳述，能激發聽眾支持你的建議的慾望。
2.列形結構
列形結構是由建議開始，接下來是用以佐證建議的信息，按列形排列，故稱為列形結構。
列形結構
如何確定幾列？
可以回憶一下我們開篇的那個詞組記憶小遊戲。將信息進行分類，分好的組數就是我們的列數。每一列的具體信息都應該證明該列的觀點。
另外，基於記憶力的有限性，我們一般建議列數在2-5組為宜。
列形結構適用於對於方案主題非常熟悉的人，他們對於你建議的背景有深入的瞭解，一般是你的領導或者經過幾次溝通的利益相關者。
03.
選擇一個結構：因人而異
既然這兩種結構適用於不同的溝通對象，那我們在實際選擇彙報的結構時就要因人而異。
我們就以開篇中小張的市場開拓的方案彙報為例，假設小張的建議是為了提升營收，需要再開拓河北和天津兩個市場
接下來我們就來詳細說明這兩種結構的應用。
1.層形結構的應用
如果小張的領導是剛從其他分公司調任而來的新領導，對於公司、部門的情況還不是那麼熟悉。小張在彙報自己的方案時，就應該採用層形結構。他想要建議領導"我們應該開拓河北和天津兩個市場"，他可以這樣描述：
層形結構的應用
- 以公司目前的現狀、行業情況、政策等作為背景，先讓領導對於項目有初步的瞭解；
- 之後介紹在此背景下公司面臨哪些困境和機遇，即所謂的"形勢變化"，並強調進入這兩個市場可以帶來哪些實質性的改變，例如"帶來X元的銷售額，Y元的利潤，以及Z%的市場佔有率"；
- 最後自然而然地提出了自己的核心建議：進入河北和天津市場。
這樣描述的好處在於對於不熟悉這個項目的人來說，讓他們隨著你的介紹而逐漸被帶入你的建議，從而贏得他們對方案的支持。
2.列形結構的應用
但是如果小張的彙報對象是財務總監，他對公司業務非常熟悉，也很清楚為什麼要新開拓市場，那麼此時小張就應該使用列形結構。
首先要明確核心建議的主要部分：
我們應該進入河北和天津市場，因為進入這兩個市場總計會帶來X元的銷售額，Y元的利潤，以及Z%的市場佔有率。
和層形結構不同的是，因為建議部分要前置，所以在建議當中就要把主要觀點概括出來。
列形結構的應用
在核心觀點之下，每列展示一個觀點，每一個觀點之下又通過詳細的數據和信息輔以論證，這樣就起到了證明核心觀點的作用。
當然實際情況中，小張面對的對象可能並非一個人，而是兩個不同業務的負責人，比如一個對於開拓河北市場有經驗，一個對於開拓天津市場有經驗，他如果同時向兩位負責人彙報，列形結構就需要做一些調整。
因為兩個溝通對象對於開拓不同市場的重視程度不同，而且未來方案通過，極有可能就是他們負責相應的業務，所以小張可以對於兩個市場進行切割：河北市場進入情況的論證和天津市場進入情況的論證，那麼列形結構就會變成這樣：
列形結構的應用變形
這個方案中，如果是河北市場的負責人，對於天津市場不會有太大興趣，他更希望在一個部分集中瞭解與他相關的所有內容。如果天津市場的內容在河北市場出現，他會感到厭煩甚至因此而分心。
同樣的情況也可能發生在天津市場的負責人身上。所以小張將列形結構按照兩位負責人的關注重點做了調整，對於聽者來說也能實現"有選擇地聽"。
其實，在這兩個方案中，大部分信息是相同的，不同點就在於信息的排列和組合順序。針對不同的溝通對象調整結構當中信息的順序，因人而異，由此達到說服不同的人的目的。
列形結構的合理性就在於溝通對象都對基本情況有所瞭解，不需要額外的補充信息，我們只要開門見山說明建議，給與充足的理由即可。
04.
結構的完整性和獨立性
有了基本的結構之後，我們還需要做一件事，
就是確保結構的獨立性和完整性。1.獨立性
無論是層形結構還是列形結構，我們要保證每個觀點是相互獨立的，也就是有區別的。
比如上文中有"河北市場"和"天津市場"兩個豎列，這兩者對於彼此而言就是可以區別的，數列當中的信息也有明確的界限。如果把天津市場的一部分信息放在河北市場論述，顯然就違背獨立原則。
再舉個淺顯易懂的例子：
如果將人按性別分類可以分成男人和女人，男人和女人就是彼此獨立的兩個分類。
但是如果將人分成老人、中年人、學生、兒童顯然就不合理，因為學生當中可能包含老人、中年人、兒童，彼此可能會有交集，這就是無法區別開來，不具備獨立性。
再次強調，結構當中每個觀點之間要彼此獨立，無相關性，無交集。
2.完整性
完整性意味著證明核心建議的一切觀點都是完備的，無遺漏，這就要求補全論證過程中的邏輯漏洞和信息不連貫的部分。
比如區分人的婚姻狀況，常見的有未婚、已婚、離異，但這樣表述不夠完整，因為還有"喪偶"這一項，全部包含進去才是對"婚姻狀況"的完整表述。
那麼具體到上述的例子中：
比如我們要論證"進入河北市場"這個觀點，我們的常規做法是論述必要性，即帶來"A元的銷售額，B元的利潤，以及C%的市場佔有率",卻常常忽略了可行性，即"河北市場的准入條件"。
這樣在邏輯上就是不完整的，有漏洞的邏輯很容易會被溝通對象指出並否決你的方案。完整的論述應該是既表述"進入河北市場的可行性"，也要表述"進入河北市場的必要性"。
方案結構的獨立性和完整性也無問題後，我們手裡的這份報告才是一份經得起推敲、又能快速吸引聽者、同時還具有說服力的報告。
當你拿著這樣一份報告去和老闆彙報時，你就能領會到說服的魅力，而這要歸功於你前期對結構的構思。
把時間花在構思結構上，絕對物超所值。
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