管理小記 | 王歡:PRINCE2系列八——8個角色

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PRINCE2項目管理團隊分為三層項目管理委員會是指導層、項目經理是管理層、小組經理是交付層,基於項目管理團隊的三層組織結構,可以將項目管理團隊分為8個角色,分別是指導層的項目主管B、高級供應商S、高級用戶U;管理層的項目經理PM、項目保證PA、變更管理組織PC、項目支持PS;交付層的小組經理TM。

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BUS屬於項目管理委員會,協調BUS三方利益,負責項目的高層授權和管理

項目主管B項目管理團隊中第一個被任命的角色,一般由公司或項目群管理層直接任命。項目主管從商業角度出發,確保項目的投資價值,代表整個項目的商業利益。一般是公司的高層領導,指引企業的戰略方向。他們擁有資源和權力,站在公司的整體角度考慮問題。項目主管負責指明項目的方向,為項目的全生命週期負責,關注項目的收益和價值。項目主管在項目前期幫助項目經理搭建項目組織結構和建立項目秩序,在項目過程中監督和指導項目經理的工作,確保項目達到預期目標。

高級用戶U從用戶的角度考慮,確定產品的範圍,代表用戶的利益。他們最關心項目產品是否滿足他們的需求,能否解決他們的問題,以及使用產品會不會給他們帶來影響。項目產品交付給用戶,項目的成果和收益轉化是項目的兩大挑戰。因此,項目經理在項目早期,要充分收集與引導用戶方的需求,並與用戶方就項目產品達成共識。在項目過程中,要邀請用戶方在項目的關鍵節點參與項目的階段評審與驗收工作,儘早識別項目的分歧並達成共識。

高級供應商S,從交付角度考慮,滿足用戶的需求,代表交付方的利益。他們以具體目標和任務為導向,關心在有限的資源與能力限定下能否交付被分派的產品。一個項目往往不止一個供應商,他們的利益和訴求也各不相同。項目經理需要在項目早期,就多個供應商建立溝通與協作機制,促使項目的目標和各自任務達成共識,並能有效地調動他們的積極性參與項目,按期完成各自的工作,為達成項目整體目標提供基礎。

項目經理PM通常由項目主管任命,在整個項目的生命週期中配合項目主管進行項目定日常組織、協調和管理,通常是被第二個任命的角色,也是項目日常運轉的核心。項目經理也代表項目的投資方向,一定要站在企業整體的角度思考問題。項目經理起著承上啟下的作用,一方面,通過彙報的形式讓項目主管及項目管理委員會及時獲取更多信息幫助做決策,另一方面,為小組經理們分配工作包和任務,調動他們的積極性,監督他們的日常工作進展,捕獲項目中的問題和風險,協助小組經理們處理問題,確保項目階段目標和項目整體目標的達成。

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變更管理組織PC項目管理委員會任命的項目變更組織,負責項目中的變更評審與審批。是由於項目中總會有一些變更請求的出現,有些合理,有些不合理,並且有些變更請求超出項目經理的權限,而項目管理委員會往往都很忙,所以項目管理委員會任命一個變更管理組織來專門處理授權範圍內的變更請求的審批。如果超過授權範圍,變更請求需要提交給項目管理委員會審批。

項目保證PA代表項目管理委員會為項目提供保證。一般由BUS三方各委派一名成員共同擔任項目保證。項目保證一方面監督項目經理的日常管理,確保項目經理不會做出對自己一方不利的事情;另一方面承擔專家的角色,站在自己這方,指導項目團隊開展工作並解決問題。項目保證為項目的平衡和受控起到至關重要的作用。

項目支持PS是對項目經理提供支持,主要體現在文檔配置方面。通過有效地提供項目文檔管理,促使項目各方的信息保持透明和協同,確保項目團隊日常溝通順暢,並保留所有記錄以備後續查詢。項目支持和項目經理充分配合,共同為項目團隊創造和諧高效的項目環境,並確保項目信息透明、溝通順暢。

TM是小組經理,由項目經理授權,負責小組團隊的管理,確保工作包的交付。小組經理往往不止一個,項目經理需要調動小組經理的主觀能動性,並幫助不同小組經理之間搭建順暢的溝通渠道和協同機制。小組經理作為小組團隊的負責人,需要制定小組計劃,協調相關資源克服困難,交付任務。小組經理通常具有較強的目標導向。

將項目管理團隊分為8個角色分別對項目不同層次管理,雖然效率降低了,但更加強調做成的重要性,因為成功是大家共同定義、達成共識的。(by PM大本營)


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