在单位里从事文字工作的人，每天的主要工作就是面对大大小小的材料。今天不是要活动方案，就是要工作总结，有时领导再给你安排一个特急的汇报材料，准会让你瞬间两眼发黑，一个头比两个大，怎么写？
也许有人会说：公文好写，无非是大比小、套着上级的写准没错。拿以前的材料改头换面也可以混过去，实在没有，也可以上网问“度娘”。
可是，你要知道，领导是何等的精明，如果你从网上大段大段的抄袭，领导肯定会说你“假、大、空”，放之四海皆能用；如果你拿“陈芝麻烂谷子”去糊弄，领导肯定会说你不动脑筋、没新意，总之，是过不了关的。那么，当你接到一个写作任务后，怎样一步步“整”出一篇好材料呢？
今天，我们再来学习一下像玉的石头撰写的《秘书写作手记2：怎样写出好公文》。
我们通常所理解的公文是：命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等15种《党政机关公文格式》中明确定的公文种类。
而像玉的石头讲的写公文是除此之外的机关日常工作中大量使用的文字材料，如：领导讲话 、主持词、工作报告、工作汇报、工作总结、述职报告、文件、调研报告、经验介绍、心得体会等等，这些都都是使用量最大，领导特别关注，而且又没有格式文本可以参考的。也是说教给你怎样写材料、怎样写文稿，怎样写稿子，这些都是考验笔杆子水平的硬杠杆。
01 磨刀不误砍柴功——牢记“7”个字
写材料一般要记住7个字：问、搜、搭、填、顺、亮、磨。
“问”就是探寻背景。做好前期准备工作，就是搞明白为什么要写这篇材料，是写给谁要的，是表态性的，还是汇报性的。这需要在写作前通过查查文件或通知看上级部署和要求是什么？本单位都有做了哪些？涉及的内容有哪几块等等，然后和领导沟通一下，有什么想法或要求没有，只能事先搞清写材料的意图后，才能做到有的放矢，方向不会跑偏。
“搜”就是搜素材。可以先从百度、知网上搜相关的格式或模板，建个文件夹，把材料汇总到一起。然后就是从本单位的微信公众号或美篇中搜寻有用的素材。边搜边下载，边在白纸上做记录，总之，搜集素材的时间，甚至可以长于动笔写的时间。
“搭”就是搭框架。这是写材料前必须深思熟虑的一件事。尤其是新手，最好是先搭框架。大致确定一下材料计划分几个部分，每个部分都准备写什么观点，最好细化到二级标题。先搭框架的好处有两个：一是可以让你看清逻辑关系，看几个标题之间是平行关系还是递进关系；二是可以让你省折腾。框架和标题确定后，可以先拿给领导看看材料结构和思路对不对，如果事前没让领导审思路，再最后推倒重来，代价可就太大了。
“填”就是填内容。给搭好的框架填充内容，把之前收集的素材中可以用的材料填上去，把每个段落的内容填上去。对于可以被模仿的素材，一定要调整一下说法，然后加上本单位或部门的实际内容，作为材料的例证。这个过程不要停，以最快的速度先组出一篇初稿，再慢慢去修改。
“顺”就是初改。从头到尾地梳理、通读一遍，看看有没有逻辑不顺的问题，有没有重复的问题，有没有语句错误、篇幅失衡的问题，有没有啰哩啰唆，数据不一致的问题等等 。改顺之后，一篇稿子基本就可以拿出手了。
“亮”就是增亮点。要花很多的时间放在增亮点上。标题不好，就搜集一些比较酷炫的标题来进行改造。语句平平，就找些经典、金句加进去；内容有点空，就加数据、加故事，用身边的事去不断丰富细节。
“磨”就是深入改。好文章都是改出来的。改的次数越多，文章质量就越高。尤其是对特别重要的稿子，在改过几篇后，还是要先放一放，等隔过一阵子，再拿出来从前到后通读一篇，主要是删除一些冗长的表述，直至出手的文章改到无废话、无累赘，方可出手，交给领导审阅。
02 如何建立资料库，平时都是搜集哪些素材
每天单位要你写的东西可能会很多，今天可能是写一个领导讲话，明天就又可能写关于党的建设、心得体会，后天又可能写调研报告或工作总结……面对如此众多的写作压力，作为一个笔杆子，如果没有自己的写作百宝箱，即：资料库，到时候肯定是抓耳找腮、两眼发黑。
那么，如何建立自己的资料库，让自己精准地“抄”，“抄”到好东西？方法有三种：
一是大杂烩法。懒人办法，就是不管什么主题、类别、领域，建一个文档，看到中意的文字、金句、好文章等都直接粘贴进去。
二是分类法。就是按照主题分类，如：教育、科技、医疗、金融等等；按类型分类，如：讲话、名言、古语、故事等等；按文章结构分类，如：开头、结尾、过渡、标题、提纲等等。
三是拍照法。就是从报纸、杂志上看到好的文章，怎么办？这时只要用手机拍下照片就可行了，隔段时间上传一次，需要时再随时翻阅即可。现在还有一些图像识别软件，拍照后自动识别转换成文字，便于保存。如果办公室配备了扫描仪，也可以把文章扫下来，作为电子文档添加到资料库里。
在准备建资料库前，都是搜集哪些内容呢？
1.新的思想、观点。一种是你所在领域的最为宏观、最为提纲挈领的标准提法，一些放之四海皆准又不能不说的话。如：金句和新观点等。另一种是对各种问题的精辟认识和精妙观点。如：社评类的文章。
2.生活中的故事、实例。从书刊、生活中发现、听到的故事都可以作为素材进行收集。在写材料时说不定什么时候就会用上。
3.精美的标题。从报纸、新闻及各刊物中发现好的标题，要注意搜集起来，有好的标题，可以为你的材料提升一个档次，增色不少。
03 如何用好搜索引擎
百度公司百度搜索
要想从网上找到一篇高质量的文章，一般而言，最好是去搜索政府网站 、新闻网站 、正规单位的网站的值比较高，里面都是新近发生的、实实在在的报告、讲话等，可以花时间品读研学。再就是本单位的网站或微信公众号等，那里如果更新及时的话，连在一起，就以一部编年史或年鉴，极具参考价值。
除了用百度等搜索外，像玉的石头在《秘书写作手记2：怎样写出好公文》一书中，还介绍了许多重要的网站和搜索引擎方法。有兴趣的话可以看一看。
04 初学者，如何模仿写材料
初学者，面临的最大问题是：没一点思路，没提纲，不知道从哪里下手。这时就需要学会模仿。模仿老笔杆的材料。看他们都是怎样写的，如何搭的框架结构。那么如何模仿：
一是重点关注自己不知道的。一篇文章中可以模访的环节太多，但有一条原则就是：先研究别人有而我没有的东西，先模仿自己不会的东西。如起草祝酒词，主要模仿的是它的结构和套路。
二是模仿文章结构。对于一个新手来说，最好先照着之前老笔杆的材料结构套写，根据适时的新观点、新提法进行更替即可。
三是替换内容。文章结构敲定后，就是替换内容了。以已有的材料为基础，替换那些已经不合时宜的内容，保留能用的内容。
四是交叉模仿。就是尽可能多的搜集与所写的主题中某部分相关的内容，然后从多篇文章中，分别找到合适的一小段，甚至一小句，加以借鉴、修改，运用到自己的文章中。
五是对单一主题发散。针对自己的题目进行发散和拓展，引深一下自己的题目内容，也许会找到相关内容。
六是要结合单位实际写。要结合自己本单位 、本次活动 、本时间段的内容进行。如果出现张冠李戴的事情可就不好办了。
写作无止境，创作多艰辛。关于写作的干货，象玉的石头在书中还有很多很多，我只是拣些干货中的一爪半鳞介绍给大家。如果有兴趣，大家可以搜索该书进行深入学习。
作者：含水柔天，80后职场小女子，左手写工作为了生存，右手码文字为了生活。我手写我心，做最好的自己，遇见更好的你。
