時間緊，任務重，如何突圍？越來越多的人發現，學了很多時間管理課，各種培訓、訓練營報了不少，卻不足以應對如山的學習、工作、家庭事務。出路在何方？
在通讀了9本時間管理書籍後，我提煉了極簡時間管理法，提升工作效率和生活幸福感。
個人時間管理的困境
我們的日常事務，可以分為兩大類，即人與自己、人與他人。所謂時間管理，其實就是考慮時間與精力在這些板塊的分配。只談個人時間管理是不夠的，只要涉及與家人、與社會的互動，時間便不完全由個人掌控。
很多人聽說過四象限法則，要把事情按照緊迫性和重要性劃分。但在操作中，人們會發現很多困境，第一是忘記哪件事屬於第幾象限；第二是多件事並行時，常常是優先處理緊迫性事情。例如領導說明天要去見客戶，那麼你今天的重要工作肯定是做好見客戶的準備，學習健身等所謂的重要事務此時會被暫放一邊。如果長期處於響應他人要求而個人時間不足的狀態，人很容易感到迷茫和疲憊，進而引發拖延症。《超級高效工作術》指出，僅僅縮短工作時間是沒有意義的，必須是在更短的時間裡創造出更多的價值才是真正的高效。
時間管理的目標
學習時間管理要求人們以結果為導向。時間管理的終極目標，是最大程度上實現預設的人生目標。《要事第一》的作者柯維建議人家先想清楚自己的使命宣言（什麼是最重要的？什麼使你的生活有意義？你想在自己的一生中成為怎樣的人、做出什麼大事？），接下來確認角色（例如家庭角色或工作職位），依據角色確定第二象限目標，最後把它們分解放入每日事務。
但現實是，人生目標往往是邊實踐邊想清楚的，不是一開始就想得透徹。在找到終極目標之前，不妨先按人之為人的基本職責來確定自己的目標，比如說至少要在經濟和精神上獨立，保持身心健康。
如何確定要做的事
柯維要求人們思考兩個問題：
有一件事情，你知道如果幹得特別出色而且堅持下去，就會對自己的生活產生積極的重大影響，那是什麼？
有一件事情，你知道如果幹得特別出色而且堅持下去，就會對你的職業生涯或工作產生積極的重大影響，那是什麼？
對於上述問題，很多人可能會列出長長的清單，發現這事重要，那事也重要。選擇困難症患者可能在清楚“要事清單”的情況下變得一事無處。比重要性、緊急性更簡化、直接的排序方式是從後果出發。如果這件事現在不做，會有哪些後果？誰的損失最大？那麼這件事就交由這個人去做。比如育兒。成長是漫長的，看似不緊急。如果孩子培養得不好，父母是最直接的受影響者，說不定會被啃老。其他周圍的人，比如親戚和學校老師，都只是陪同孩子一段時間，而不是一輩子。所以父母必須直接擔負起教育孩子的主要責任。很多女性在分娩後無法平衡工作和育兒，內心萬分焦慮。然而，為什麼要兼顧？此刻唯一要做的就是陪伴孩子。《高效人生的12個關鍵點》指出，把時間和精力聚集到那些會對人生產生真正影響的事情上。
很多成年人在考慮是否學某項技能時會猶豫不決。成年人沒有應試升學的壓力，學習往往被列入重要不緊急的象限，且學習需要長期積累才見效，因此容易被擱置。有時候從反面思考可能更能激發動力。例如，如果不學這個技能，可能會使當前收益下降，這樣會使人從內心產生緊迫感，催化行動積極性。
任務完成的標準會決定所需時間的長短。有些事情需要爭取做到盡善盡美，而有些事只要達標即可。苛求完美會導致投入的時間增加而邊際效益下降。《教師時間管理》指出，對於老師來說，應該學會更加聰明地工作。這種聰明指的是老師們要意識到工作不是生活的全部。老師需要做好那些與教學緊密相關的事情，例如深入瞭解學科、耐心教育孩子。而對於那些不緊急、不必要的事情，老師不一定逼迫自己做到盡善盡美，例如編制精美的黑板報。
如何分配時間
在行動時，對於“人與自己”的事情，可以形成慣例，少量多做。需要日積月累才見效的事情，最好通過早起，放在早上最不容易受干擾的時間段，固定下來。《番茄工作法圖解--簡單易行的時間管理方法》提出了以25分鐘為時間單位。這本質是大事化小的思路。有太多人面對龐大的任務望而卻步，或者先忙了很多小事後卻在大事上毫無進展。人們常見的拖延症也往往由此引發。
對於“人與他人”的事情，尤其是在多件事情並行時，排序方式可以是結合耗時預判，按截止日期，由近及遠安排。《吃掉那隻青蛙》的作者博恩·崔西指出，“時間管理實際上也是生活管理、自我管理。事實上時間管理是在控制事件發生的順序（sequence of events）。”
在涉及團隊管理時，為了提升效率，不妨使用清單。清單有助於讓下屬自查自糾，從而為團隊管理者節約了時間。《清單革命》的作者建議使用兩套清單系統，一套清單是常規工作安排，保證重要事項不被遺漏；另一套清單用於應對意外情況，並通過進程跟蹤和團隊溝通加以解決。
對時間的感知決定了對時間的分配。通常把時間單位分長期、中期和短期，長期以兩到三年為單位，中期半年為單位，短期以周為單位。如今社會形勢變化快，在兩到三年內有一個穩定的前進方向，再參考一下在這個方向上已經走了兩到三年的人具備哪些資質或經歷，然後按積累的難易程度排序。在半年內定下兩到三個大目標，比如考證或減肥，在一週當中有若干個小目標，比如要做完多少道題，跑步多少公里。以天為單位通常容易打亂節奏，因為生活中總會有些突發事件。心態也很重要。有時候昨天沒做完應該做的事情，那麼今天就繼續努力補上。連小打卡程序都有補打卡的功能，因此不必苛求自己非要事事完美。
以“周”為單位分配時間，是比較人性化的。不容易產生心理壓迫感。一週當中的休息日可以起到緩衝作用，調適心情，可以做一下回顧，也可處理一些工作之外的事務，甚至結合對未來的預判，著手做一些未來事務的準備工作。凡事提前規劃，把一些需要靈活處理的準備工作分散化。等到需要用的時候則一次性調用。
時間管理工具
時間管理工具越簡單越容易堅持。與時間管理相關的手機應用五花八門，但人畢竟是要成為工具的主人，而不是反之被工具所奴役。生活中的許多隨機事件可能會使時間記錄不準確，不準確的時間開銷記錄降低了其參考價值。
一個帶有日曆功能的備忘錄足矣。如果是團隊管理，則加上人員分配，並插入階段性反饋的節點。
提升效率，避免拖延症
拖延症的產生往往源自兩個主要原因，第一是太難，人們因為感覺自己無法完成而缺乏動力，第二是無用，人們因為感覺不到收益而缺乏動力。
對於那些需要長期積累才能見效的事情，不妨想一些方法，讓這些積累轉化為一路耕耘一路收穫。比如讀完一本書可能要10天，那麼我在每天會把讀書筆記和心得總結成幾百字，發微頭條和微博，隨機漲些粉絲。在讀完整本書之後，我再整理成完整的文章，再發一遍，又漲一輪粉絲。而對於學習一些硬技能來說，用考試來倒逼自己學習，往往是更有效的方式。
不妨從平時就鍛鍊自己的做事效率。比如回顧一下自己常做的事情有哪些，在做的時候有意識地注意一下需要用多長時間，取個平均值，用於做大致的時間安排，但不追求精確。如果有多餘的時間，則可以分配於休息娛樂，或者分配在那些重要的事情上。
遇到不喜歡的事情，有時可以反向推導所需的時間。比如說要完成一項不喜歡的任務，內心反推一下在做完必做的事情後餘下多少時間，於是就給這項無聊的任務只分配這麼有限的時間，反向督促自己提升效率。
《時間管理--如何充分利用你的24小時》指出，有效的時間管理應該有有效的精力匹配起來。雖然每天有24小時，但每分每秒的效能並不等同。我們應該瞭解自己的生物鐘，知道在哪些時間段是精力充沛的時間段，並把這些時間用於對付高產值或高難度的工作。
充分利用空隙時間。一天當中，除了整塊的時間可用，也有許多碎片時間，比如等車、等叫號之類。如果提前考慮好如何利用這些空隙時間，那麼可以儘可能地保障時間利用的流暢性。就像運動員一樣，一個動作接著下一個動作。例如在坐地鐵的時候順便發一下微信通知，發一下微頭條或微博，安排一下業餘社團的活動。
《博恩·崔西的時間管理課》指出，為了節約時間，我們可以多采用打包、一站式解決等方式。批量處理可以節約很多時間，尤其是涉及到遠距離交通的工作，比如出差。如果提前做足規劃，可以出差一趟，完成很多事情，節約多次往返的時間。比如有時候需要和幾十名下屬談話，那麼我會提前預告，讓大家有所準備，然後發接龍，在我指定的大時間段內供大家選擇適合他或她自己的小時間段，接龍談話，提升效率。如果是打電話，則預告溝通時間長度，例如告訴對方自己距離上課還有5分鐘，這就暗示了對方只有5分鐘的溝通時間。
總結
“時間就是金錢，效率就是生命。”時間管理非常重要，但它是工具和手段，不是目的。因此用極簡時間管理法，實現人生效益最大化，才是時間管理的最終目標。
