工作流管理着重于降低成本和提高企业的效率。根据Gartner的说法，创建有效工作流程的一种方法是使用内部数据查看哪些任务按其应有的运行以及哪些任务浪费了时间、精力和金钱。
但是该数据需要有多“新鲜”呢？我们可以每年查看一次报告吗？也可以每月一次？还是每天都需要呢？这样不同时长的数据又反应了什么呢？在许多情况下，企业是需要密切监控工作流程的，以避免（或防止）瓶颈。我们建议经常执行定期的工作流程审核，以确保一切顺利进行。
为什么实时分析对工作流的成功很重要
事实也是如此：你获得的数据越“新鲜”，你对工作流程的有效性的理解就越好。换句话说，通过将实时数据用作工作流的一部分，你可以以最少的工作量来提高工作流的效率。这些数据就能最准确地描绘你企业的外观。
实时分析如何适应工作流程
创建有效的工作流程意味着要决定事情在什么时候应该工作，应该由谁负责以及由谁负责哪个任务。因此，真正的问题是：“哪些数据可以帮助我们对工作流程做出更好的决策？”尽管有许多不同类型的数据可以帮助我们做出决策，但实时数据应处于决策过程的某个阶段。通常，实时数据或实时分析可能包括以下内容：
•时间跟踪（完成一项任务需要多长时间）
•员工反馈（有关流程，瓶颈等问题）
•客户评论，投诉或反馈
•运营数据（何时，由谁完成什么任务）
例如，实时分析可能会向你显示手动上载和审批文档需要15分钟，但是借助工作流程自动化，该任务将在45秒内完成。而由于某种原因，某个流程（使用了自动化）一周也要花5分钟。那是特定的星期才会有的问题吗？还是软件系统缓慢造成故障？ 实时分析可以帮助我们尽早澄清这些问题。
为什么实时数据很重要
数据应该能提供你对运营的见解，帮助你做出关于这些运营的决定，然后采取相应的行动。根据Gartner的调查，有27％的企业并不确定所使用的数据是否完全准确。实时分析通过提供最新数据来帮助企业进行决策，从而解决了该问题。实时分析不仅可以识别瓶颈，还可以驱动流程。分析可用于自动启动基于性能的任务，并动态管理企业各个级别的工作流程。
例如，当库存减少到设置的阈值以下时，你可以使用实时分析自动启动新流程。或者，如果任务的完成时间超过历史平均水平，则可以重新安排其优先级。再如，你可以使用实时分析来揭示客户的购买习惯，这可能会影响以后的营销决策。但是为什么它必须是实时的？因为任务每秒发生一次，并且工作流一直在移动。因为企业是一个活跃、不断发展的有机体。如果没有实时分析，你可能永远无法认识到企业在满足客户需求方面的真正效果以及员工是否得到满足的期望。
实时分析是每个企业要想长期生存下去而使用的利器，每天的反馈将给企业带去巨大的价值。
获取实时数据和分析的挑战
如果实时分析非常重要，为什么企业不更频繁地使用它们？对于工作流或业务流程管理（BPM），部分问题是获取和使用实时数据可能会有些挑战。
首先，许多较旧的BPM解决方案可能没有实时功能。许多依赖于外部数据库，这些数据库并不总是经常更新，或者只能手动批量加载新数据。例如，你也许能够看到每个给定任务的时间安排，但是看不到它与业务历史处理过程之间的关系。在某些情况下，BPM或工作流工具可能根本无法产生实时数据。某些BPM技术不支持实时事件，也无法在出现瓶颈时发出信号。
那么，当您需要实时分析却无法使用当前工具时会发生什么呢？解决方案是升级当前系统，或找到与BPM解决方案集成的工具，以便你可以某种方式访问实时数据。对于某些企业有些数据已经存在，需要分析在现有的CRM，ERP，CPM或其他操作系统中，这种情况可以通过BPM集成工具来导出数据，进行分析。
结论
实时分析对于尽可能高效地操作工作流非常重要。如果你使用的是过时的数据，你将不会像实时那样最快地看到工作流程中的瓶颈。你也无从知晓你的系统是否运行良好，某些工作流程是否应以不同的方式映射，或者如果将任务自动化是否该任务会变得更好。
如果您还没有支持实时数据的BPM或工作流解决方案，则需要考虑是否进行投资，因为实时对于决策流程和企业的生命至关重要。
